Le besoin client : des indicateurs RH pour connaître précisément les effectifs à l’international
« Le groupe Bouygues Construction emploie quelque 54 000 collaborateurs dans le monde entier et le pilotage monopolise de nombreux indicateurs RH», déclare Grégory Foulon, responsable SIRH de Bouygues Construction.« Si nous connaissons bien les personnes employées en France, c’était beaucoup plus compliqué concernant les 30 000 collaborateurs travaillant hors de l’Hexagone. »
Le dénombrement précis des effectifs à l’étranger était un problème difficile à résoudre pour le SIRH. Les causes : le manque d’expérience de nos structures internationales pour intégrer un processus de collecte harmonisé.
« D’un trimestre sur l’autre, nous pouvions constater d’importantes variations d’effectifs sur une structure de par l’utilisation d’une feuille de calcul non sécurisée » explique Grégory Foulon. « Comment justifier alors de tels écarts de chiffres auprès de la direction ? »
La solution : Stabiliser le processus de collecte de données
Contacté par Gathering Tools en septembre 2008, Grégory Foulon assiste à une démonstration de la solution. Parallèlement, une étude de la concurrence est lancée.
« Nous avons regardé SAP BPC », explique Grégory Foulon, « et conclu que ce soft était trop orienté consolidation budgétaire. Nous avons également étudié des solutions chez Microsoft, qui nous ont semblé insuffisamment matures, et enfin évalué ce que nous pouvions faire avec Enablon, un outil présent dans le groupe pour le reporting extra financier ».
Au final, Gathering Tools emporte l’adhésion : « L’approche et le positionnement par rapport à notre système d’information décisionnel RH nous ont paru pertinents. Cette brique de collecte d’information complète bien notre outil groupe de reporting pour la collecte de nos indicateurs RH. En outre, le mode de distribution des formulaires de collecte par messagerie électronique et leur « look » de tableur « type Excel » correspondent bien aux besoins des utilisateurs. »
Le département SIRH de Bouygues Construction mène alors un pilote sur un périmètre restreint afin de tester la solution en conditions réelles. Le service prend en mains Gathering Tools, et développe lui-même ses formulaires de collecte. Ce sont les experts métiers qui adaptent le produit à leurs besoins d’indicateurs RH, sans avoir à solliciter la DSI groupe afin de préserver la réactivité nécessaire pour toute collecte d’indicateur RH. Surtout, les utilisateurs apprécient la possibilité offerte par Gathering Tools de reproduire leurs anciens documents Excel. De plus, la possibilité offerte aux utilisateurs de convertir les formulaires Gathering Tools en fichier Excel afin d’y travailler les données comme ils l’entendent puis d’importer leur travail vers le formulaire pour vérifier la qualité des données avant transmission est très appréciée.
« La mise en place de Gathering Tools nous a permis de stabiliser et de sécuriser un processus existant, détaille Grégory Foulon. Nous avons été poussés à adopter une démarche anticipative : la connaissance du périmètre de récolte est définie par le central et non plus par les responsables locaux eux-mêmes. En clair : les responsables au Siège n’ont plus la nécessité de définir nominativement chaque fournisseur de données au niveau le plus fin.»
Le résultat : La collecte fiabilisée, la qualité des données améliorée
Après une phase pilote probante, le SIRH de Bouygues Construction a étendu l’utilisation de Gathering Tools aux sept entités opérationnelles du groupe. La mise en production est intervenue au cours du premier trimestre 2010. Le temps gagné est évident : les responsables d’entités reçoivent des documents pré-remplis des données des périodes précédentes, ce qui élimine toute ressaisie, et leurs informations, une fois transmises, sont injectées dans le workflow avant d’être validées par le « sas » contrôlant leur entrée dans le système décisionnel RH de Bouygues Construction.
Trimestrielle jusqu’à présent, la fréquence de réalisation des campagnes de collecte pourrait devenir mensuelle grâce à Gathering Tools, répondant ainsi à une demande forte des entités métiers.
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