Le besoin client : Formaliser la collecte des questionnaires d’auto évaluation pour le contrôle du respect des procédures
« Récupérer et consolider les formulaires de vérification des processus pour nos 80 villages dans le Monde nécessitait beaucoup de temps et d’énergie pour les gens du contrôle interne, » souligne Jean-Yves Corre, responsable du département Back office pour le Club Méditerranée.
Rassemblant des questions à choix multiples, concernant l’application ou non des procédures, ces formulaires d’autoévaluation étaient jusqu’à présent, conçus sous Excel et remplis par les responsables des différents services (Finance, Ressources Humaines, Services techniques, hébergement, restauration, activités sportives…). Avec plus de 500 personnes impliquées dans le monde entier, exerçant quelques 250 métiers différents, le processus de récupération de ces données pouvait être assez laborieux, le pilotage global des opérations s’effectuant à Paris. Pourtant, ces informations sont très importantes, car les risques financiers encourus si les procédures sont mal appliquées sont bien réels.
« Avec Excel, nous rencontrions les problématiques classiques liées à cet outil souple d’utilisation au détriment de la formalisation. En outre, difficile de savoir quelle est la bonne version à retenir lors d’envois successifs de formulaires modifiés partiellement. Enfin, les gens recevant beaucoup de formulaires Excel, pour diverses raisons, se sentent moins obligés de répondre, » explique Jean-Yves Corre.
La solution : déployer un outil de collecte d’information simple et efficace
Quelques années auparavant, Club Méditerranée avait mis en place un logiciel pour automatiser la collecte de données environnementales (compteurs d’énergie, gestion des déchets, recyclage,…) pour l’ensemble de ces villages. « Suite à une demande du contrôle interne, en 2008, nous voulions capitaliser sur cette solution très complète ; mais cette dernière nous est apparue finalement surdimensionnée pour nos besoins » confie Jean-Yves Corre.
En cherchant un outil plus simple, il a identifié Gathering Tools. Une maquette a été réalisée avec des formulaires Excel existants et la solution Gathering Tools retenue. « L’argument de GT s’est avéré juste : tout le travail que vous avez effectué avec Excel va être récupéré, pas besoin de repartir de zéro, » se souvient Jean-Yves Corre. Les premiers retours sont très bons, les utilisateurs estiment plus agréable de travailler sur des formulaires Gathering Tools que sur une feuille Excel, jugés plus clairs, mieux structurés et plus simples.
« De plus, la fonction de gestion des campagnes est très appréciée des utilisateurs du contrôle interne qui savent désormais précisément quels formulaires ils ont envoyés et à qui. La gestion des dates d’ouverture et de fermeture de campagne est également très utile. Enfin, la gestion des versions permet de retenir dans la base de données, la dernière à avoir été retournée, » apprécie Jean-Yves Corre.
Le résultat : Un taux de retour presque doublé
« L’outil de paramétrage des relances, automatiques ou manuelles, a fait également gagner beaucoup de temps à la personne en charge des campagnes. » En conséquence, désormais, les taux de retour pour ces campagnes d’auto évaluation s’établissent entre 80% et 90% de réponses correctes, contre 50% environ quand Excel était utilisé. « Le ROI de cette solution ne se situe pas dans une hausse de la productivité mais dans une meilleure gestion des risques financiers, » insiste Jean-Yves Corre.
La solution Gathering Tools a désormais un bel avenir au sein du groupe Club Méditerranée. Un projet est encours de déploiement pour des questionnaires d’autoévaluation liés aux problématiques de sécurité et aux indicateurs qualité. La direction comptable a fait part de son intérêt pour gérer la collecte d’informations relatives aux clôtures mensuelles pour les villages. Le service des ressources humaines est également intéressé pour suivre au mieux les opérations budgétaires liées aux mouvements d’emploi dans les villages.