En tant que trésorier Groupe, vous avez vos habitudes, vos méthodes, vos outils. Pourtant, vous le savez, aucun de vos confrères ne fonctionne de la même manière. Il est donc difficile de discerner des bonnes pratiques et de voir les lignes directrices dans la profession. Bien que les enjeux en matière de prévisions de trésorerie deviennent chaque année plus importants, les difficultés à acquérir et consolider des données fiables persistent.
Nous allons donc tenter d’éclaircir le tableau grâce à notre panorama (non exhaustif) des méthodes et outils les plus utilisés par les grands comptes. Peut-être vous retrouverez-vous dans cet état de fait ?
Une construction plurielle
Comme nous le disions, les prévisions de trésorerie sont une préoccupation grandissante au sein des groupes. Il est de plus en plus nécessaire, pour les équipes dirigeantes, d’avoir une visibilité sur la trésorerie disponible, pour diverses raisons : crise de 2008 (raréfaction des liquidités, volatilité…), problématiques de financement, etc. Autrefois cantonnées à la direction financière, les données de trésorerie sont aujourd’hui consultées par un grand nombre de parties prenantes. Leurs mises à jour deviennent plus fréquentes et plus stratégiques.
L’organisation quotidienne du trésorier de groupe a donc été chamboulée. Afin de construire ces prévisions dans des délais toujours plus courts, il faut que les processus internes soient rodés. En effet, dans plus de la moitié des cas, les prévisions dépendent des informations envoyées par les filiales, mais aussi par les différents départements de l’entreprise (contrôle de gestion, services commerciaux, achats et ressources humaines). Une véritable collaboration doit par conséquent être mise en place pour une remontée sans faille de l’ensemble de ces informations (voir notre article à ce sujet).
Des logiciels souvent mal adaptés
Afin de réunir les données nécessaires à la construction des prévisions de trésorerie de la manière la plus efficace possible, le réflexe est souvent de se tourner vers les logiciels TMS (Treasury Management System ou système de gestion de trésorerie). Ceux-ci prennent en effet une place non négligeable au sein des grands groupes, comme le montre le graphique ci-contre (source : étude Mazars sur les prévisions de trésorerie dans les entreprises dont le CA est supérieur à 1,8 milliards d’euros) : 8 grandes entreprises sur 10 en sont équipées. Parmi ces logiciels, citons les plus importants : Sage, Kyriba, Exalog…
Cependant, malgré un taux d’équipement important, ces TMS ne satisfont pas complètement les trésoriers aujourd’hui. Selon une étude de l’AFTE*, même si les outils de trésorerie ont beaucoup évolué ces dernières années, leur couverture fonctionnelle reste limitée.
Pour les fonctions principales du cash management – intégration des relevés de comptes, rapprochement de trésorerie et équilibrage des comptes – les TMS jouent très bien leur rôle. Mais en matière de reporting ou de prévisions de trésorerie à moyen et à long terme, les TMS sont à la peine. Dans ce cas de figure, c’est Excel qui s’impose (59% des utilisateurs choisissent Excel pour leur reporting, 25 à 33% pour les prévisions à court terme et 53 à 71% pour les prévisions à long terme, selon l’étude de l’AFTE).
Excel : outil encore indispensable, et pour longtemps
Pour la construction de leurs prévisions, une très grande partie de ces entreprises a donc mis en place un système de remontée de prévisions, au niveau du groupe. Comme nous le disions, Excel reste très majoritairement privilégié pour les transmissions entre la société-mère et les filiales. Selon l’étude Mazars, moins de 20% des grands comptes ont intégré cette transmission directement dans leur TMS.
Notre cher tableur a donc encore de beaux jours devant lui pour construire les prévisions de trésorerie. Néanmoins, il est essentiel de veiller à la fiabilité des données et à leur sécurisation car Excel a de nombreuses limites. S’assurer que les données enregistrées sont toutes cohérentes, gérer les différentes versions de fichier, sécuriser les classeurs grâce à des macros VBA, etc. demandent énormément de temps et de rigueur. Pour un trésorier Groupe, la moindre erreur peut être dramatique et coûter des dizaines de milliers d’euros à l’entreprise. Il est donc le garant de la qualité de ses fichiers.
Pour faciliter la construction de ces prévisions et leur contrôle, une solution existe : elle s’appelle Gathering Tools. Elle vous permet de consolider et sécuriser vos processus Excel existants, que ceux-ci soient ou non intégrés à un logiciel TMS. Cela vous permettra de construire des prévisions de trésorerie avec plus de fiabilité, de traçabilité et de rapidité.
