En tant qu’intégrateur vous êtes régulièrement sollicités pour des projets très stratégiques au sein des entreprises : mise en place d’un nouvel ERP, implémentation d’outils de BI, de solutions métiers types EPM pour la gestion budgétaire, ou encore logiciel TMS* pour la fonction trésorerie… Vous n’avez donc pas le droit à l’erreur, l’avenir de votre client (et de votre partenariat) peut en dépendre ! Pourtant, un élément vient souvent perturber vos projets. Il se nomme Excel.
Pourquoi ne devez-vous pas ignorer ces processus ? Les inclure dans vos projets d’intégration est-il vraiment indispensable ? Quelles sont les solutions existantes ? Voici quelques éléments de réponse.
État de fait : Excel, l’éternel “maillon faible”
Les processus Excel sont partout, dans chaque entreprise, de la TPE du coin à la multinationale cotée en bourse. C’est un outil universel. Mais c’est aussi un outil dangereux. Chaque chef de département a déjà vécu, ou vivra un jour, le moment de panique où un fichier Excel faillira. Les conséquences peuvent être désastreuses. Prenons l’exemple de la banque d’affaires JP Morgan qui, à cause de la disparition d’un document Excel en 2012, a perdu 6 milliards de dollars… C’est certes un cas extrême. Mais des classeurs mal gérés peuvent réellement coûter très cher à une entreprise. Pourquoi ? Car les fichiers Excel en provenance des métiers sont souvent le premier maillon d’une chaîne de traitement de la donnée.
Impossible donc d’en faire table rase. De très nombreux processus métiers sont gérés pour tout ou partie grâce à ce tableur. Les raisons invoquées sont multiples : des logiciels existants trop contraignants voire non-adaptés, pas de logiciel pour ce besoin précis, un manque de licences et donc un passage à Excel pour une communication avec les filiales, etc. Les utilisateurs font “comme ils peuvent” et ont recours à cet outil adaptable à souhait, interopérable et connu de tous. Lorsque des fichiers Excel et des macros VBA ont été développés ici et là, c’est qu’il y avait une bonne raison au départ !
En tant qu’intégrateur, c’est parfois un véritable dilemme : que faire de ces processus où des datas Excel à forte valeur ajoutée transitent tous les jours ? En choisissant de les ignorer, un projet entier peut aboutir à l’échec. Au fond vous le savez : vous DEVEZ intégrer ces données Excel à vos projets. Alors comment faire ?
Des solutions palliatives imparfaites
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour inclure ces données Excel à vos projets d’intégration. Parmi les principales, la première consiste à partir en croisade avec la DSI, quitte à vous attirer les foudres des métiers. L’objectif ? Faire rentrer les utilisateurs dans le “droit chemin” et les obliger à utiliser les logiciels à leur disposition. Cela vous permettra de connecter ces data Excel à votre projet et à la DSI de réduire le phénomène de shadow IT. Problème : les logiciels existants ne permettent pas toujours de répondre aux besoins spécifiques. De plus, les utilisateurs pourraient faire mine d’accepter et reprendre leurs bonnes vieilles habitudes rapidement. Votre merveilleux projet pourrait donc se transformer en coquille vide…
La seconde solution consiste à vous lancer dans des développement sur-mesure pour permettre aux utilisateurs de “faire entrer” leurs précieuses données dans le giron du SI et plus spécifiquement de votre projet. L’avantage : vous vous ferez mieux voir par les métiers. Mais convaincre la DSI et ceux qui tiennent les cordons de la bourse risque d’être plus compliqué. En effet, que ce soit à travers des processus CPM ou des développements sur-mesure, les budgets et délais peuvent rapidement exploser. De plus, la question de la maintenance et de l’évolutivité de telles solutions se pose. En conclusion, c’est loin d’être la réponse idéale…
Une toute autre possibilité existe : Gathering Tools. Alors qu’attendez-vous pour vous renseigner sur cette alternative Excel et donner une autre dimension à vos projets ?
