Par Sachin Bundhoo de ACT-ON Group
Désormais investis d’un rôle de partenaires business, les RH doivent fournir des indicateurs pertinents pour le pilotage de l’entreprise. La qualité des données dont ils disposent est donc primordiale. Dans la plupart des process RH, dont la paie, ces données proviennent du terrain et sont saisies par les salariés, managers sur les sites, dans les filiales. Avec une cohérence et des niveaux de qualité aléatoires… Prenons par exemple, les éléments variables de paie…
Paie et Excel : je t’aime moi non plus
La paie doit être juste, c’est une évidence. Faute de quoi, les salariés perdent confiance en leur employeur. Les entreprises peuvent aussi avoir à payer des pénalités en cas d’erreur ou de retard dans leur déclarations sociales. Et les indicateurs dérivés de la paie utilisés pour le pilotage de l’activité ne sont plus fiables.
Qu’elle soit produite en interne ou externalisée, la justesse de la paie dépend – entre autres – de la qualité des informations saisies sur le terrain. Chaque mois, chaque trimestre, chaque année (selon le cas), différents éléments variables sont ainsi remontés – ici pour payer des heures supplémentaires, là pour une prime exceptionnelle de résultats, ou pour le calcul du bonus d’un manager lié à la performance de son équipe.
D’autres processus RH exploitent ces mêmes éléments variables de paie. Ils servent, par exemple, à identifier les salariés bénéficiant de certaines primes lors des campagnes de négociation annuelles obligatoires (NAO). Ils peuvent aussi être utilisés pour vérifier si certains objectifs ont été atteints en analysant la part variable des rémunérations.
Les processus RH doivent donc s’appuyer sur des données exactes, cohérentes et fiables. La plupart du temps, les applications métier, comme le logiciel paie, utilisent des données issues de tableaux Excel. Ceux-ci, souvent créés par les métiers indépendamment de l’IT, permettent une saisie de données efficace au plus près du terrain. Mais ils ne garantissent ni la qualité des informations remontées vers le SIRH et les différentes applications métier, ni leur cohérence à l’échelle de l’entreprise.
Sécuriser la remontée d’information depuis Excel
L’intégrateur que nous sommes se trouve alors devant deux alternatives pour fiabiliser cette collecte. La première consiste à spécifier et concevoir de nouvelles interfaces de saisie dans le SIRH. Cela suppose des développements spécifiques et de nouvelles habitudes pour les personnels. La seconde repose à donner de la robustesse au processus existant en respectant au mieux ce que les gens savent faire et ont parfois mis des années à mettre au point.
Chez ACT-ON BI, nous avons choisi la deuxième option, en nous appuyant sur la solution Gathering Tools pour sécuriser la remontée des éléments variables de paie depuis Excel vers le SIRH ou toute autre application métier RH. C’est la plus simple : les salariés conservent leurs habitudes de travail. C’est aussi la plus économique – le coût du seul développement de nouvelles interfaces aurait vite dépassé celui de l’outil. Cette approche renforce aussi la qualité de la collecte de données, puisque Gathering Tools permet de contrôler la cohérence des informations saisies.
Elargir à d’autres données et processus RH
Au delà des éléments variables de paie, la méthode peut être étendue à tous les processus RH nécessitant une remontée d’informations du terrain, et pour lequel l’entreprise ne souhaite ni déployer un outil dédié, ni développer une application spécifique.
Les RH pourront par exemple y recourir pour fiabiliser la collecte de données nécessaires à l’établissement du reporting RSE de l’entreprise, récupérer les informations indispensables à la production du BDES ou mener des enquêtes de satisfaction auprès des salariés. Avec, toujours, le confort d’une fiche Excel et la garantie d’un contrôle de saisie et de cohérence.
En conclusion : attendues comme partenaires business au sein des organisations, les RH produisent de multiples indicateurs en agrégeant d’importants volumes de données saisis sur le terrain par les salariés. Cette évolution – inscrite dans la transformation digitale des RH – impose une fiabilisation des processus de remontée d’information. Cela peut se faire simplement, sans faire porter la charge de ce changement aux salariés, qui continuent à fournir leurs données avec leurs outils habituels – en l’occurrence un tableur Excel.
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