Le contrôle de gestion dans les grands groupes : gérer les à-côtés de l’EPM 1

Dans les grands groupes, les directions financières s’appuient sur des solutions de type EPM pour piloter la performance de l’entreprise. Elles ont pu ainsi accélerer le déploiement de nouvelles méthodes de gestion budgétaire  (rolling forecast, budget base zéro,…), réduire les délais de production des reportings, des prévisions/re-prévisions… Les contrôleurs de gestion ont gagné en efficacité et peuvent se consacrer davantage à l’analyse de la performance. Mais Excel, pour autant, n’a pas disparu de leur quotidien…

Excel, l’incontournable de la collecte

Les grandes entreprises utilisent leur EPM pour (entre autres) mesurer les écarts entre des prévisions budgétaires et le “réel”. Pour y parvenir, les contrôleurs de gestion ont besoin de faire remonter des données du terrain vers l’EPM, à intervalles réguliers.

Or, pour diverses raisons, les personnes qui produisent la donnée budgétaire sur le terrain – ceux qui engagent des dépenses, ou prévoient les revenus commerciaux – n’ont pas d’accès direct à l’EPM pour saisir ces informations. Dans certains cas, l’EPM n’est disponible qu’au siège. Et quand il l’est plus largement, pour ne pas multiplier les coûts de licences et de formation, son usage est limité aux contrôleurs de gestion des filiales et des départements.

Les contrôleurs de gestion se tournent donc vers la solution qu’ils connaissent le mieux pour collecter la donnée budgétaire auprès de ceux qui la produisent, une solution toujours disponible : les tableaux Excel à remplir. Au final, et même si les plug-in et la possibilité de décrire des “workflows” facilitent l’intégration de ces informations dans l’EPM,  la remontée de ces données repose en partie sur Excel.

Restitution, analyse, reporting

À l’autre bout de la chaîne, les outils d’EPM fournissent des fonctions d’analyse, de reporting, de budget prévisionnel et de simulation puissantes… Ainsi dotés, les contrôleurs de gestion s’installent – plus ou moins aisément- dans un rôle de “performance manager”. Aujourd’hui ils sont attendus sur des analyses de plus en plus pointues, avec, par exemple, des études par produit, par client en intégrant toutes les données existantes.

Or, bien souvent, l’EPM ne concentre que des données déjà consolidées et agrégées. Pour descendre à des niveaux de granularité plus fins et réaliser ces analyses ad-hoc, le contrôleur de gestion va extraire des informations de l’EPM et les reformater, les retravailler, et les recroiser avec des données issues d’autres sources. Pour ces études fines, Excel demeure là encore l’outil n°1.

Une partie du process reste à sécuriser

Un EPM permet bien de fiabiliser les données budgétaires et de disposer d’un référentiel stable pour piloter la performance d’une organisation. Mais, nous l’avons vu, il est peu réaliste de le déployer auprès de l’ensemble des utilisateurs produisant de la donnée.

Une partie du processus de collecte reste donc géré sous Excel, avant transfert éventuel des données dans l’EPM. Les risques inhérents à l’usage des tableurs sont connus – données manquantes, incohérentes, erreurs de devises, de saisie, gestion des versions…

Il peut donc s’avérer pertinent de sécuriser cette partie du processus, avec une solution de type Gathering Tools, qui permettra de formaliser le workflow et de tracer la donnée jusqu’au niveau le plus fin, en s’appuyant sur l’existant. Car pour que les contrôleurs de gestion soient efficaces, ils doivent avoir une confiance absolue dans les données qui leur parviennent. C’est donc bien l’ensemble du processus budgétaire qui doit être fiabilisé.