L’idéal pour un contrôleur de gestion est de disposer d’un référentiel budgétaire stable… Encore faut-il que l’organisation le permette, en étant elle-même suffisamment stable. Quand l’entreprise, quelle que soit sa taille, se réinvente en permanence, il est difficile d’imaginer disposer d’une base de données figée, alimentée par des processus rigides. Le contrôle de gestion agile cherchera donc des outils de collecte et d’analyse souples, adaptables à moindre coût.
Contrôle de gestion en environnement mouvant
Quand les entreprises sont agiles, leur pilotage financier doit l’être également. Leurs contrôleurs de gestion sont donc amenés à s’adapter en permanence. Ils doivent pouvoir jongler avec l’apparition de nouvelles offres, de nouvelles lignes de produits, des changements de business models – un logiciel on-premise devient disponible en mode SaaS – ou de stratégie de distribution – disparition ou mise en place d’un canal indirect, de points de vente.
Les contrôleurs de gestion seront aussi touchés par des changements internes : des équipes qui apparaissent, disparaissent, fusionnent, des modèles financiers qui évoluent – marges sur coût fixes ou sur coûts variables, des modes de gestion budgétaire qui se réinventent (rolling forecasts, budget base zéro,…). Dans le même temps, on leur demande de gagner en efficacité avec des délais de production raccourcis à moins d’une semaine pour leurs reportings, prévisions, re-prévisions.
Impliqués dans les fusions-acquisitions
Un autre défi pend au nez des contrôleurs de gestion qui rêveraient de routine : les fusions/acquisitions. Le nombre d’opérations de ce genre n’a fait que croître depuis 10 ans, et 2017 fut une année record*. Or, dès 2015, l’observatoire annuel du contrôle de gestion** révélait leur forte implication dans les processus de croissance externe. Il s’agit là d’abord de pouvoir évaluer la performance de l’entité acquise lors des “due diligence”, puis d’aligner le pilotage, les processus et les référentiels budgétaires du nouvel ensemble. Ce qui nécessite de multiples extractions, traitements, simulations avant d’espérer réunir le tout dans un outil commun.
Qu’il soit lié à des fusions/acquisitions, à une croissance forte ou à des conditions de marché changeantes, ce besoin d’agilité – qui irrigue le contrôle de gestion – concerne les structures de toutes tailles. Bien sûr, on pense en premier lieu aux PME ou aux petites ETI en mode “scale-up”, qui ont fait de leur adaptabilité une marque de fabrique. Mais les grosses structures, qui procèdent à des changements organisationnels d’envergure, mettent sur pied de nouvelles équipes pour des grands projets et acquièrent de nouveaux business, peuvent aussi avoir des référentiels budgétaires peu figés et très évolutifs.
Excel l’incontournable
Sommé d’être lui-même agile, le contrôle de gestion peut-il s’appuyer sur des solutions de pilotage de la performance génératrices de rigidité ? Peut-il s’offrir le luxe de passer des mois en workshop avec sa DSI et/ou des consultants externes pour configurer un référentiel de données amené à bouger, sans perdre en réactivité ?
C’est là tout son défi. Et pour le relever, la méthode n’est pas neuve : les contrôleurs de gestion s’en remettent à Excel. Soit parce que, dans une structure en croissance, ils y ont défini leur propres règles, organisé les processus de collecte, de consolidation, de prévisions, d’analyse d’écarts. Soit parce qu’Excel s’impose comme un langage commun, susceptible d’homogénéiser et de traiter des informations issues de systèmes distincts pour permettre des études, des simulations, des prises de décision.
Mais les contrôleurs de gestion sont aussi les premiers à souffrir des travers d’Excel : gestion des versions de feuille de calcul erratiques, absence de contrôle de cohérence et qualité des données incertaines, maintenance complexe des macros VBA… Une solution comme Gathering Tools va leur permettre de sécuriser leur processus Excel, en conservant l’existant et le “look & feel” du tableur. Ils pourront ainsi fiabiliser leur outil de consolidation financière sous Excel sans renoncer à son agilité.
Pingback: Le contrôle de gestion en PME-ETI : Excel ou EPM ?