En tant que DSI, vous êtes régulièrement sollicité par les métiers quand leurs outils atteignent des limites fonctionnelles ou voient leur performance se dégrader. Ainsi les contrôleurs de gestion se tourneront vers vous si leurs processus de consolidation Excel montrent des signes de faiblesse : lenteur de calcul sur de gros volumes, absence de contrôles de cohérence, multiplication des versions de fichier, incertitude sur les niveaux de validations… Vous voilà lancé à la recherche d’une alternative…
Conserver l’application contrôle de gestion sous Excel
Pour une DSI, laisser aux métiers l’initiative de choisir ou construire leurs outils tout en les accompagnant, c’est certainement la meilleure façon de s’assurer qu’ils disposent de solutions en phase avec leurs besoins. Et puis, peut-on priver un contrôleur de gestion d’Excel, qu’il maîtrise sur le bout des doigts ? Certainement pas… Mais ce n’est pas faute de l’avoir mis en garde sur les limites de son tableur préféré, notamment quand les processus de collecte s’étoffent et les formules de calcul se complexifient.
D’un autre côté, le développement sous Excel d’une application pour le contrôle de gestion a accompagné à merveille la croissance de l’entreprise ces dernières années : ouverture de filiales, réorganisation, acquisition d’un partenaire historique… Côté budget, cela a évité d’avoir à investir dans une coûteuse solution EPM, surdimensionnée et longue à mettre en oeuvre. La meilleure proposition que la DSI peut faire est donc de restaurer le caractère agile du contrôle de gestion dans la collecte, les prévisions budgétaires, l’analyse et le reporting, en conservant les développements existants basés sur l’expertise Métier, mais en remplaçant l’outil Excel par une solution plus à même de garantir la qualité des données.
Sécuriser des données Excel stratégiques
Cette demande de sécurisation informatique du contrôle de gestion offre une double opportunité à la DSI. Tout d’abord, celle de fiabiliser un processus clé pour le pilotage de la performance de l’entreprise. Amené à produire des simulations et des rapports avec des délais réduits, le contrôle de gestion doit en effet avoir confiance en la qualité de ses données. Des contrôles de cohérence doivent être introduits tout au long de la chaîne de collecte, avec des mécanismes de suivi et de validation des versions de fichiers incontournables.
Ensuite, la DSI peut se saisir de cette occasion pour rapatrier au sein du SI des données de haute valeur, issues de ces processus Excel, et qui lui échappaient jusqu’alors, pour ainsi les sécuriser et les rendre interopérables avec les autres données de l’entreprise. Elle palliera ainsi le faible niveau de fiabilité des tableurs. Et même si les données issues des processus de contrôle de gestion Excel étaient déjà réintégrées dans les applications structurantes de l’entreprise (ERP, gestion financière, trésorerie,…), la DSI va pouvoir connecter directement le contenu des feuilles de calcul aux bases de données de l’organisation.
Créer la Digital Workplace du contrôleur de gestion
À l’aide de la solution Gathering Tools, la DSI pourra proposer aux contrôleurs de gestion de développer des documents de saisie (ou templates) qui, tout en reproduisant scrupuleusement les documents Excel qu’ils viennent remplacer, possèdent de véritables structures de données permettant tout type de synchronisation avec le reste du SI. Ces formulaires reprendront toutes les formules de calcul existantes, avec une interface en tout point semblable à Excel. Ils permettront des contrôles de cohérence et une traçabilité complète. Les contrôleurs de gestion pourront alors y importer automatiquement leurs données et fiabiliser ainsi leur processus de collecte et de reporting.
Véritable chaînon manquant entre le SI et les processus Excel, Gathering Tools redonne un équilibre à la relation DSI-métiers. Pour la DSI, il sanctuarise des workflows critiques et des données stratégiques. Aux métiers, comme le contrôle de gestion, il laisse la liberté de concevoir des applications adaptées aux besoins, avec des niveaux de fiabilité élevés.
Les contrôleurs de gestion disposent ainsi – avec le support de la DSI – d’un environnement digital applicatif sur mesure, dans lequel ils peuvent piocher pour leurs différents besoins. Les contrôleurs de gestion pourront par exemple adapter leur processus de collecte, de prévisions, d’analyse et de reporting à différentes méthodes de gestion budgétaire (Rolling Forecast, Budget Base Zéro, Beyond Budget,…). La DSI remplit ainsi, grâce à Gathering Tools, une mission d’accompagnement de la transformation digitale : doter les métiers d’une Digital Workplace, sans compromis sur la sécurité des processus clé.
