Vous avez fait l’acquisition de GT il y a quelque temps déjà (nous vous félicitons pour cet excellent choix !) pour répondre à un besoin précis (élaboration budgétaire, collecte de données RSE, prévisions commerciales…). Depuis, vous êtes convaincus de son intérêt : GT pourrait être utilisé dans de très nombreux cas, les processus Excel étant omniprésents avec leur lot de difficultés pour la collecte et la consolidation de données. En revanche, il n’est pas toujours simple de faire foisonner un outil comme GT en interne, bien que vous soyez convaincu de son utilité. Voici les méthodes éprouvées sur le terrain par nos clients.
Montrer par A + B que GT est disruptif
Votre direction ou les autres départements boudent GT car ils ne le perçoivent pas comme innovant ? Ils croient que c’est seulement le moyen de remplacer leur Excel pour les connecter au SI et satisfaire la DSI ? Comme ils se trompent… Pour les faire changer d’avis, rien de tel qu’un peu de marketing, avec la mise en avant de chiffres clés : jours/homme économisés pour les développements, temps gagné dans les processus de collecte, fiabilisation des données et donc des KPI, etc. Nos témoignages clients regorgent de ce type d’informations. Voici le point de vue d’un de nos clients, le Groupement des Mousquetaires, qui a étendu l’utilisation de GT en peu de temps.
“ L’outil GT est rentré dans le groupement par l’intermédiaire de l’enseigne Roady, qui souhaitait consolider les données de ses 160 points de vente. De nombreux indicateurs étaient collectés à l’aide d’échanges de classeurs Excel. Les convaincre du gain qu’occasionnerait la migration de tous ses processus sur la technologie GT fut facile. Et de fait, ce fut un projet rapide et satisfaisant pour le métier. Toutefois, il ne s’agissait alors que d’un besoin spécifique, d’une expérience isolée. Ce projet n’avait pas mis en œuvre de supervision informatique, ni de modélisation de données transversale. Rapidement, à la faveur d’échanges entre utilisateurs, la technologie a intéressé d’autres services. ” Extrait du témoignage de la Stime, Groupement des Mousquetaires.
Autre moyen de prouver que GT change complètement la donne, des exemples de processus accélérés et simplifiés : “ L’outil nous a débarrassé de la totalité des macros VBA, et sans aucune ligne de code, notre projet est bien plus souple à maintenir. Ainsi, lorsque nous devons modifier la structure du budget en cours de processus, il nous suffit de mettre à jour les données de référence et de relancer les campagnes : tous les documents sont alors automatiquement synchronisés. C’est sur ce point particulier que le gain de temps est le plus important, surtout concernant la restitution de nos tableaux de bord : nous avons économisés 18 jours / hommes grâce à Gathering Tools ! ” Extrait des témoignages de Sandrine Lainé, Contrôleur de gestion Senior & Camille Looses, Responsable de domaine informatique.
Mettre en place un club utilisateur
Les clubs utilisateurs sont des moments parfaits pour le partage de bonnes pratiques et les réflexions autour de nouveaux processus. Nous le savons pertinemment puisque nous en organisons un chaque année. De votre côté, peut-être avez-vous d’ores et déjà un club actif dans votre entreprise. Dans ces cas-là, le mieux est de se greffer dessus pour venir présenter un ou deux projets GT couronnés de succès. L’idéal, bien sûr, est de faire parler les responsables métiers. Les différents départements s’identifieront plus facilement de cette manière.
Si vous n’avez pas de club, rien ne vous empêche d’inviter les responsables métiers ayant des problématiques Excel pour un déjeuner ou un atelier. Voici des exemples de thématiques : “Comment gagner du temps dans mes consolidations ?”, “Comment sécuriser / fiabiliser mes données Excel ?” “Comment diminuer drastiquement mes temps de collecte et mieux gérer les relances ?”. Cette fois-ci, en tant que DSI, vous aurez toute légitimité à leur donner des conseils. Pensez à illustrer votre propos de cas concrets mis en place dans votre entreprise afin d’être plus percutant.
Enfin, si la mise en place d’un club utilisateur “physique” est trop complexe, il reste toujours la solution des outils de communication interne comme Slack, Yammer ou Gotomeeting… Ne vous privez pas d’y créer un groupe (ou un channel) de discussion “Productivité Excel” pour glisser vos meilleurs conseils.
Draguer les directions dont vous êtes le moins proche
Pour augmenter l’utilisation de GT (et donc son ROI) en interne, il faut aller séduire les directions les plus déconnectées de la DSI. Il y a de fortes chances pour que ce soit elles qui consomment le plus d’Excel ou, en tout cas, qui bricolent des solutions pour la collecte et l’intégration de leurs données. Elles auraient donc beaucoup à gagner à utiliser GT. Bien sûr, allez-y en douceur, proposez sans imposer, tout est dans la suggestion… comme le souligne le témoignage de GEODIS.
“Le meilleur conseil que je pourrais donner est de se rapprocher du métier. Gathering Tools, par son principe de fonctionnement même, permet justement à la DSI et aux métiers de collaborer sur des sujets sur lesquels ils ne se seraient pas rencontrés sans l’outil. Les utilisateurs qui viennent nous voir avec les fichiers Excel qu’ils utilisent sont généralement dépositaires d’une grande expertise que Gathering Tools permet de préserver, tout en la transposant dans une solution techniquement compatible avec nos exigences. Le second conseil que je donnerai est de surtout rester simple dans la mise en œuvre des fichiers. Travailler en partenariat avec nos métiers et implémenter leurs vrais besoins, voilà la recette de notre succès.” Extrait du témoignage de Bruno Ducros, Business Intelligence Manager, GEODIS.
Prouver que GT = développements courts
Ici, rien de tel que des exemples en guise de preuve.
“Gathering Tools a deux énormes avantages. Le premier est que les temps de développement d’une application métier sont la plupart du temps très courts, à peine quelques jours/hommes. Comparé au développement d’outils surmesure ou à l’intégration et au paramétrage d’applications métiers dédiées, nous gagnons vraiment en réactivité ! Le second est que la solution nécessite peu d’accompagnement des métiers car elle reprend les formulaires Excel à l’identique ou presque… Les différences ne sont pas ou peu visibles pour l’utilisateur final. Elles concernent principalement la sécurisation et la fiabilisation des workflows. Bien sûr, il est possible d’aller plus loin en ajoutant des étapes de validation ou une gestion des droits. C’est d’ailleurs ce qui nous a séduits.” Sylvain Baduel, Responsable BI chez Edilians.
“Nous avons mis en place GT pour remonter des données sans passer par nos logiciels de reportings structurants. En effet ces logiciels sont trop lourds et cela aurait été trop long et trop cher à développer. Au départ, GT a été utilisé pour les données de trésorerie de 70 filiales. Maintenant, nous avons étendu son usage à d’autres processus. GT nous sert parfois de transition entre deux systèmes. Par exemple nous l’avons utilisé pendant 18 mois avant que notre ERP RH soit opérationnel. Les temps de développements très courts et les coûts raisonnables nous permettent de faire évoluer les projets GT très facilement. Nous sommes dans une vraie dynamique. D’ailleurs ce sont maintenant les métiers qui viennent nous voir, grâce à notre base installée ça a permis de donner des idées aux autres.” Témoignage du DSI d’un groupe international dans l’industrie.
Réaliser une Success Story
Nos clients sont de plus en plus nombreux à se prêter au jeu du témoignage (merci à eux !), comme vous avez pu le constater avec les citations ci-dessus. Ce sont, certes, des livrables dont nous nous servons dans notre marketing, mais ce sont aussi de beaux supports à valoriser en interne. En effet, lorsque la DSI ou un métier met en évidence les gains de temps, d’argent, de qualité de données d’un projet GT, il est tout à fait opportun de le partager sur l’intranet ou dans la newsletter envoyée aux salariés. Ce sont des bonnes pratiques à partager, d’autant que l’utilisation de GT peut bénéficier à toutes les activités, toujours promptes à recourir à Excel pour automatiser le moindre de leurs processus…
