Comme nous avons pu le voir dans les billets précédents, les possibilités de déploiement de GT sont extrêmement nombreuses. Certains clients aiment même à nommer GT leur outil “tout-en-un”. Sa transversalité et ses capacités à s’adapter à des processus de collecte et des environnements techniques très différents font de lui un logiciel très rentable. Voici donc les principaux points sur lesquels vous pourrez constater un fort ROI.
ROI car meilleure qualité de données
Déployer Gathering Tools dans son entreprise est un excellent moyen d’améliorer la qualité globale des données présentes dans le SI et donc des indicateurs stratégiques utilisés dans l’entreprise. Un de nos client, Analytics Deputy Manager dans une entreprise du CAC40, le confirme : “Nous avons fait appel à GT pour le département EHS (Environnement Hygiène Sécurité) initialement. Nous avions besoin d’un outil de collecte plus fiable et sécurisé qu’Excel et surtout que l’on puisse connecter au SI. Nous souhaitions éliminer les heures perdues à consolider et intégrer les données manuellement et tous les risques que cela comportait.
Le logiciel a très clairement fait ses preuves ! Nous l’avons donc fait connaître en interne et, de ce fait, les métiers nous sollicitent régulièrement pour créer des campagnes de collecte, même ceux dont nous n’entendions jamais parler avant. Cela nous permet de faire entrer de nouvelles données dans le périmètre du SI. Elles étaient avant stockées sur des fichiers type Excel. C’est donc une amélioration notable pour la qualité des données BI.”
ROI car gains de temps
Les gains de temps dans la collecte ou l’intégration de données sont rarement cités en objectif primordial des premiers projets GT. Pourtant, une fois les projets en production et après au moins une itération complète du processus, le premier point fort de Gathering Tools évoqué par 68 % des clients est “l’automatisation/gains de temps”.
En effet, Gathering Tools permet de conserver la souplesse d’Excel, tout en améliorant tous les workflows de gestion de campagne (envois, relances, consolidation, intégration…) ce qui permet de gagner un temps non-négligeable. La preuve avec le témoignage de Sandrine Lainé, Contrôleur de gestion Senior & Camille Looses, Responsable de domaine informatique chez Kiloutou : “[…] lorsque nous devons modifier la structure du budget en cours de processus, il nous suffit de mettre à jour les données de référence et de relancer les campagnes : tous les documents sont alors automatiquement synchronisés. C’est sur ce point particulier que le gain de temps est le plus important, surtout concernant la restitution de nos tableaux de bord : nous avons économisé 18 jours/hommes grâce à Gathering Tools !”
ROI car développements rapides
Un projet GT peut concerner un processus extrêmement complexe et structurant au sein de l’entreprise ou être simplement une brique additionnelle pour collecter des données au format spécifique, n’entrant pas dans les cases traditionnelles. Quoiqu’il en soit, les temps de développements diffèrent, comme pour tous les logiciels. Voici cependant quelques chiffres qui démontrent que la durée associée à la création d’une campagne GT n’a rien de comparable avec des déploiements de logiciels métiers (SIRH, TMS, EPM, BI, etc.).
Les temps de développement des projets GT
- 21 % > moins de 10 jours hommes
- 18 % > 10/20 jours hommes
- 50 % > 20/50 jours hommes
- 10 % > 50 jours hommes et plus
Vous l’aurez compris, la majorité des projets GT nécessite entre 20 et 50 jours/hommes. Et seuls 10 % nécessitent plus de 50 jours. Toutefois, de nombreux projets sont également réalisés en mode « Quick Win », surtout dans les grandes entreprises (32,5 % des projets). Bien sûr, cette rapidité de développement ne sacrifie pas la pérennité, au contraire : 30 % des projets GT sont toujours opérationnels plus de 3 ans après leur mise en production. Lorsque ce n’est pas le cas, il a souvent été remplacé par un autre projet GT (dans 42 % des cas). De quoi atteindre très rapidement un ROI satisfaisant !
ROI car amélioration de la collaboration IT/métiers
Bien entendu, nous abordons ici un ROI indirect, car il est compliqué de mesurer précisément les impacts d’une meilleure collaboration entre la DSI et les métiers. En revanche, personne ne pourra contester que ces impacts existent et qu’ils sont positifs pour l’entreprise : moins de shadow IT, augmentation de la masse de données intégrées au SI, meilleure compréhension des enjeux métiers et donc réponses plus adaptées, etc.
Voici quelques témoignages qui expriment cet aspect mieux que nous pourrions le faire :
“Gathering Tools est devenu l’un des outils pour construire un dialogue avec nos utilisateurs sur des processus parfois critiques. […] Des équipes bipartites, regroupant des acteurs métiers ainsi que des personnels IT, se constituent spontanément afin de réfléchir à la transformation digitale de nos processus grâce à Gathering Tools. Au fond, GT est un outil qui permet de matérialiser les bénéfices d’un véritable dialogue entre la DSI et les métiers.” témoignage de la Stime, Groupement des Mousquetaires.
“Il faut être clair : l’éradication d’Excel est une utopie. C’est la raison pour laquelle de nombreux outils proposent des add-ins, des plug-ins, bref une interface Excel pour que les utilisateurs accèdent finalement au Système d’Information. Cependant, demander aux utilisateurs de renoncer à tous les documents qu’ils avaient patiemment construits au profit d’une interface totalement différente est un important facteur de risque. […] Le positionnement de Gathering Tools permet justement de résoudre ce problème […] Plutôt que de se battre contre les utilisateurs, nous passons du shadow IT à un Managed IT.” témoignage de Danone.
ROI car meilleure politique d’asset management
Lorsque nous avons conçu Gathering Tools, le but n’était pas de totalement remplacer Excel, cela serait complètement utopique. Excel est tout à fait justifié pour un usage bureautique. GT ne permettra jamais de décommissionner des licences Office. Toutefois, notre logiciel permet de réduire les coûts de licences associés à des logiciels métiers structurants. Comment ? En supprimant les licences qui ne servent qu’à 5% de leur capacité. Par exemple, les collaborateurs à qui il est simplement demandé de remplir des formulaires avec des données en leur possession (provenant souvent de classeurs Excel !) n’ont pas besoin d’une licence complète pour le logiciel de trésorerie ou la suite supply chain. Les formulaires Gathering Tools sont de parfaits substituts. Ils permettent de réaliser des économies substantielles.
Autre cas : la DSI qui développe des outils maison pour collecter et intégrer des données à l’ERP par exemple. Ces projets peuvent prendre beaucoup de temps et leur maintenance est souvent fastidieuse ! Là encore, vous avez une réponse simple et peu onéreuse à déployer : GT.
(Toutes les données présentées dans ce billet sont issues du baromètre Gathering Tools@YOU)
