En tant que directeur commercial ou responsable de l’ADV, vous êtes bien familier des enjeux liés aux simulations de devis en temps réel : gagner en réactivité face aux clients, améliorer l’image de marque, accélérer les ventes… Les avantages sont nombreux. Cependant, leur construction soulève plusieurs problématiques dont voici une liste non exhaustive.
Le lien avec la production et la logistique
Pour disposer de devis justes et au plus près du réel, il est indispensable que l’outil utilisé soit connecté avec les logiciels côté production et logistique. En effet, si un client souhaite commander un nouvel équipement , l’idéal est de pouvoir accéder au planning de production actuel lors du rendez-vous. De cette manière, le commercial sera en mesure de lui indiquer une estimation des délais. Même chose pour la logistique : quand un client demande “si je commande cela, dans combien de temps puis-je être livré ? Vous l’avez en stock ?” Ne pas savoir répondre immédiatement ralentit de fait la vente.
L’ajustement des prix en temps réel
Dans le cas de ventes B2B (ou même B2C dans certains cas), il est courant de fortement dépendre des variations du prix des matières premières dans les processus commerciaux. Si la mise à jour ne se fait pas en temps réel, cela sous-entend qu’une des deux parties sera forcément lésée : soit le client, car il aura payé son bien “trop cher”, soit l’entreprise, car elle l’aura mal vendu en n’ayant pas pris en compte suffisamment tôt une hausse des prix du cuivre par exemple. Dans le premier cas, cela peut altérer votre relation client, dans le second cas votre chiffre d’affaires. Pour bénéficier de prix ajustés en temps réels, l’opération n’est pas simple… Cela sous-entend des interconnexions en cascade, des développements spécifiques, de bonnes simulations financières, etc. Nombre de directions commerciales ont donc tendance à se passer de l’avantage indéniable du temps réel.
Un workflow de validation interne réactif et intégré
Dans beaucoup de situations de vente, il y a négociation. Dans un premier temps, il est donc indispensable que le commercial puisse simuler le taux de remise applicable en temps réel, par rapport à ce qui a été défini en interne (et qui évolue parfois très régulièrement). Cet aspect est plutôt bien traité par les outils de simulation de devis. Cependant, lors de ventes complexes, des validations hiérarchiques à plusieurs niveaux, voire par plusieurs départements (quand l’offre combine équipements et services) sont nécessaires. Cela est souvent géré “manuellement”, par des envois de mails ou par téléphone, ce qui est loin d’être optimal. L’idéal serait donc d’avoir une gestion automatisée de ce workflow. La demande est automatiquement assignée à la bonne personne, qui fait ensuite remonter en quelques clics si besoin. Le commercial a la réponse beaucoup plus rapidement et très clairement sur l’approbation. Malheureusement il est souvent impossible de mettre un tel processus en place dans les logiciels existants.
Un SI puissant et évolutif
Résoudre toutes les problématiques citées nécessite un système d’information à la hauteur : à la fois souple et réactif, qui permettent l’accès aux catalogues produits, variation de prix, objectifs commerciaux… Sans que vous n’ayez à en appréhender la complexité. Votre DSI doit pouvoir gérer les connexions aux différents outils de votre organisation pour vous présenter des interfaces vous permettant d’agir directement sur vos processus métier… Mais dispose-t-elle des ressources pour y parvenir ? Pas toujours.
C’est pourquoi, bon nombre de directions commerciales et d’ADV fonctionnent avec des fichiers Excel pour tenter de répondre, au moins en partie, à ce besoin de “temps réel”, de “prise directe avec la donnée”. Mais ils ne tardent pas à réaliser que si Excel permet effectivement de réaliser des interfaces de présentation des données très adaptées, son industrialisation est loin d’être simple : risques sur la qualité des données, sur l’automatisation, la sécurité… Il est bien sur possible de répondre en partie à ces problèmes en écrivant du code, mais alors les coûts de développement et de maintenance explosent… Et que se passera-t-il le jour où l’auteur des fameuses macros qui “font tourner le système” donnera sa démission ?
Heureusement, une alternative existe : Gathering Tools. La preuve avec le témoignage d’Edilians : « Suite à un premier projet métier réussi, nous avons décidé d’aller plus loin en développant une application de simulation de devis avec Gathering Tools. Encore une fois, le résultat ressemble en tout point à des formulaires Excel, tout en gommant ses inconvénients. Un fichier Excel est par exemple facilement transférable par mail ou clé USB, les données qu’il contient peuvent ainsi échapper à notre périmètre de sécurité, alors qu’avec Gathering Tools nous pouvons l’empêcher. » Pour lire le retour d’expérience dans son intégralité, c’est ici.
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