Dans le 8ème observatoire international du contrôle de gestion publié en 2019*, 31 % des entreprises en France ont créé un poste de contrôleur de gestion sociale. 61 % d’entre eux sont rattachés au département des ressources humaines, alors que 25 % dépendent du service finances. Pourquoi un tel développement de cette fonction, encore émergente il y a 10 ans ? Quels sont ses enjeux ? Et quels sont ses besoins ? Tour d’horizon.
Comment définir le contrôle de gestion sociale ?
Le contrôle de gestion sociale est une discipline très large dont le but premier est de suivre, mesurer et ajuster la politique de ressources humaines d’une entreprise dans une optique d’amélioration continue. L’idée est d’atteindre et surtout de maintenir un bon équilibre au niveau de la masse salariale, pour la rendre aussi efficace que possible tout en maintenant les coûts à un niveau acceptable pour les finances de l’entreprise.
La dimension analytique est elle aussi cruciale en contrôle de gestion sociale. Qu’il s’agisse d’expliquer une brutale augmentation du taux de turn-over, de construire une politique d’augmentation ou bien d’anticiper un besoin en ressources humaines à venir, les contrôleurs de gestion sociale récoltent et manipulent des données au quotidien.
Enfin, le volet budgétaire n’est pas non plus en reste, puisque la gestion de la masse salariale s’appuie sur des indicateurs chiffrés tels que les coûts à l’embauche, la valeur ajoutée d’une création de poste ou encore les coûts de l’absentéisme.
Une fonction émergente, mais au cœur de l’entreprise
Les entreprises portent une attention de plus en plus forte à la performance de leurs collaborateurs et souhaitent maîtriser les coûts associés. Les départements des ressources humaines, sommés de se positionner en “business partners” doivent consolider davantage de chiffres et fournir de meilleurs indicateurs financiers. L’augmentation des coûts du personnel dans le prix de revient des produits et services, les exigences légales de reporting social, l’évolution des modalités de gestion des hommes et la conjoncture nécessitent un contrôle strict de la masse salariale. Autant de facteurs qui ont conduit à l’avènement de la fonction de contrôleur de gestion sociale.
Le pilotage financier et le processus budgétaire demandent la prise en compte de plus en plus d’éléments sociaux (absentéisme, composantes salariés, épargne salariale, dispositifs CESU, loi sur le handicap…). Ces éléments sont parfois complexes à maîtriser. Leur connaissance est pourtant une nécessité pour répondre aux enjeux du contrôle de gestion sociale : la gestion fiable des frais de personnel, le reporting réglementaire répondant aux obligations RH, le pilotage et l’analyse de la masse salariale.
Le contrôle de gestion sociale pour crédibiliser et analyser les données RH
Les DAF et les DRH s’accordent sur le fait que la principale mission du contrôleur de gestion sociale porte sur la maîtrise de la masse salariale et l’anticipation de ses dérives. Son autre mission importante consiste à évaluer et suivre la performance des activités de l’entreprise dans leur dimension RH (productivité, qualité, efficacité). Le contrôleur de gestion sociale devient le garant de la fiabilité des données paie et sociale traduites dans les comptes de l’entreprise. Il doit en outre faire évoluer le SIRH de l’entreprise pour que les DRH puissent répondre plus efficacement aux demandes des managers concernant le personnel**.
En quelques mots, le contrôle de gestion sociale s’attache à rendre cohérentes les contraintes financières d’une entreprise avec la stratégie RH en place. Pour cela, il doit établir des données chiffrées et rendre l’action des RH mesurable, à travers des tableaux de bord, des indicateurs et des reportings destinés en priorité à la direction générale, dans une optique d’aide à la décision.
Contrôle de gestion sociale : fiabilité et qualité des data avant tout
Le contrôleur de gestion sociale et le (ou les) DRH travaillent main dans la main pour améliorer la gestion du personnel. Ils doivent disposer de données fiables pour une prévision toujours plus qualitative. Pour mesurer la performance des ressources humaines de l’entreprise, le contrôleur de gestion sociale doit donc collecter et analyser un nombre important d’indicateurs. Très souvent, c’est Excel qui est au coeur de ces processus.
La collecte des données par échange de fichiers tableurs peut s’avérer fastidieuse si les processus ne sont pas homogènes et clairement définis. La première mission du contrôleur de gestion sociale consiste donc à organiser un workflow de collecte des données indiquant aux différents contributeurs ce qu’ils doivent remplir et à quel moment : envoi de fichiers Excel, d’email de rappel… La nature volatile des fichiers tableurs, l’absence de fonctions collaborative, l’accumulation de versions rendent vite l’exercice complexe.
C’est à ce moment-là que la solution Gathering Tools prend tout son sens. En effet, en convertissant en formulaires sécurisés de saisie les fichiers Excel déjà établis, elle fiabilise la collecte en ne donnant la possibilité aux utilisateurs de ne remplir que les cellules qui les concernent. L’ensemble des saisies et modifications sont tracées. Le contrôleur de gestion est alerté dès qu’un utilisateur – manager ou correspondant RH – a soumis ses données, s’il a des questions ou si les délais de réponse sont dépassés.
Une fois les données collectées, viennent la consolidation et l’analyse. Là encore, Gathering Tools permet de gagner en productivité grâce à un suivi des publications reçues, et un fil de discussion pour gérer les validations et invalidations : homogénéisation des réponses et mise en avant rapide des incohérences. Le contrôleur de gestion sociale dispose ensuite de tous les éléments pour redemander des données si nécessaire, analyser les chiffres et faire les recommandations adaptées à la prise de décision.
Ce n’est donc plus à prouver, le contrôle de gestion sociale prend une place de plus en plus importante au sein des entreprises, surtout pour les grandes structures. Pour plus de fiabilité, de rapidité et d’efficacité, des outils adaptés de collecte de données sociales auprès de multiples sources internes doivent être à sa disposition. C’est à ce moment-là que Gathering Tools intervient pour fiabiliser la consolidation d’informations de nature très variée. Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter.
* Publié par L’Association des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG) et le cabinet Décision Performance Conseil
** 8ème observatoire international du contrôle de gestion publié en 2019