Comme beaucoup de fonctions support, le Compensation & Benefits Manager connait le syndrome “tableur”. Les “symptômes” sont les suivants :
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classeurs incomplets,
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difficultés à diffuser et préparer les fichiers pour l’ensemble des utilisateurs,
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consolidations complexes, chronophages,
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beaucoup d’échanges de fichiers avec des modifications,
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recours au développement de macros…
Ces points de douleur récurrents peuvent devenir problématiques dans l’exercice de leurs missions. Rappelons cependant que ce n’est pas une fatalité. Une solution existe pour pallier les points faibles d’Excel, sans bouleverser les habitudes. Et cette solution se nomme Gathering Tools. Afin d’être parfaitement concrets, nous allons détailler les fonctionnalités de cette solution qui sont indispensables au Comp & Ben Manager.
Automatisation des processus de collecte des informations salariales des filiales
Les processus de collecte et de restitution des données RH, financières, internes ou externes, sont, par nature, récurrents. Il est donc judicieux de les automatiser pour gagner en temps et en simplicité. Cependant, Excel ne le permet que par deux moyens :
- L’utilisation de macros : cela nécessite des développements sur-mesure, avec une technologie non standard (VBA) impliquant des coûts pour le développement, mais aussi pour la maintenance. Enfin, les macros créent une dépendance à leur créateur : que se passera-t-il lorsque ce dernier ne sera plus disponible pour effectuer les modifications et corrections demandées ?
- Les opérations de “copier – coller” manuelles : cette méthode n’est pas fiable et… ce n’est pas vraiment ce qu’on appelle automatiser. Les risques d’erreurs sont élevés (mauvaise manipulation, collage sur la mauvaise ligne…). De plus, cela est très chronophage, incompatible avec le quotidien des Compensation & Benefits Manager.
Gathering Tools adresse ces problématiques et permet d’automatiser les processus nativement grâce à la mise en place de workflows personnalisés. Cela concerne des opérations comme :
- Appliquer des règles de calculs
- Vérifier la cohérence des données
- Consolider des cellules
- Insérer un message d’alerte
- Créer des graphiques en temps réel
- Verrouiller certaines cellules…
Pour cela, vous n’avez pas besoin de maîtriser un langage comme VBA utilisé pour Excel. Vous le faites directement dans Gathering Tools, en décrivant vos workflows avec une interface graphique dédiée. Ainsi, vous pouvez facilement collecter les données de vos filiales, sans bouleverser leurs habitudes.
Création de modèles et de documents spécifiques pour harmoniser les qualifications dans différents pays
Avec Excel, les documents de collecte envoyés aux filiales sont indépendants les uns des autres. De plus, rien n’empêche vos correspondants de dupliquer les fichiers, et de multiplier ainsi les versions. Lors de la collecte, vous devrez créer des liens à l’aide de formules, pour chaque cellule de chaque document afin de rassembler les données au sein d’un document global. Ou bien effectuer de très nombreux copier/coller… Ou recourir aux fameuses macros. Difficile donc de gérer les qualifications professionnelles propres à chaque pays, l’hétérogénéité et la variété des données avec ce genre de méthode.
Avec Gathering Tools, vous pouvez tout faire depuis le même modèle. La solution permet de créer dynamiquement vos entités / destinataires en combinant des axes de diffusion. Ainsi, un document spécifique à chaque filiale sera automatiquement généré, avec un suivi de version. Les documents seront également préremplis avec les données de référence correspondant au périmètre de l’entité (langue, devise…). Parallèlement, les droits d’accès sont automatiquement alloués, en fonction des utilisateurs. Surtout, Gathering Tools vous propose un tableau de bord vous permettant de suivre en temps réel vos entités : vous saurez qui a répondu et qui doit encore le faire et vous pourrez relancer d’un clic les non-répondants. De plus, les échanges avec vos correspondants se présentent sous forme de fils de discussion partagés : oubliés les échanges de fichiers Excel par mail !
Sécurisation des données pour fiabiliser vos prévisions
Un des soucis majeurs d’Excel reste la sécurité des données. Le tableur, même avec la gestion des droits d’accès ou la mise en place de macros, peut-être déprotégé, modifié, dupliqué, copié par un tiers. Et surtout, comment empêcher un utilisateur de vous transmettre un document incomplet ? Les conséquences d’une mauvaise qualité de données peuvent être sévères pour votre organisation, surtout pour des fonctions stratégiques telles que les RH, la finance ou la Direction.
Gathering Tools renforce la sécurisation des données, mais également leur qualité. Vous pouvez très facilement mettre en place des règles pour bloquer toute transmission de données incohérentes ou incomplètes. Il est également possible de mettre en place des paliers de validation grâce auxquels seules les données validées seront effectivement prises en compte lors de la consolidation. Encore une fois, tout est personnalisable selon vos besoins et ceux de vos utilisateurs.
Une vision unique de la vérité
Travailler avec un tableur vous oblige à créer différents types de documents : des fichiers de collecte pour vos entités et des fichiers de restitution pour vous les décideurs. Avec Gathering Tools, tous les utilisateurs ont accès à l’information, en fonction de leurs droits, et toutes les données sont automatiquement synchronisées. Qu’une filiale corrige une information, et vous serez immédiatement averti. Si vous la validez, les tableaux de bord seront instantanément rafraîchis. Enfin, les données que vous aurez collectées seront stockées dans une base non-propriétaire, immédiatement utilisables par les outils d’analyse de votre entreprise et exportables d’un clic dans une grande variété de formats.
Bien sûr, nous avons décrit les fonctionnalités Gathering Tools les plus significatives pour le métier de Compensation & Benefits Manager. Mais la solution est riche et vous réserve bien des surprises pour faciliter votre quotidien sans bousculer vos habitudes. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.