Comment améliorer la génération et la fiabilité de mes rapports RSE ?

Un rapport RSE (Responsabilité Sociale d’Entreprise) est un document périodique (généralement annuel) publié par les entreprises pour rendre compte de leurs actions et résultats en matière de responsabilité sociale d’entreprise. Il est devenu obligatoire en 2017 pour les entreprises cotées en Bourse, avec un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’Euros ou qui comptent plus de 500 employés.

Rapport RSE : comment le générer ?

Avant 2017, la problématique RSE n’était pas toujours abordée de façon systématique dans les entreprises. Les processus RSE étaient donc mis en place à l’appréciation de chaque organisation, sans obligation de rapport, tout en respectant les normes sectorielles (agroalimentaire, chimie…).

Lorsque le rapport RSE est devenu obligatoire, les organisations ont dû mettre en place des outils pour calculer leurs impacts en fonction de certains KPI. Si la plupart disposent de solutions RH permettant de collecter et consolider les données sociales, c’est plus difficile pour les données environnementales, qui sont très différentes d’une entreprise à l’autre (consommation d’eau d’énergie, rejet des eaux usées, rejets dans l’atmosphère, politique de recyclage…). Les solutions RSE étant parfois complexes à déployer et pas toujours adaptées à la réalité du métier de l’organisation, de nombreuses entreprises se sont tournées vers Excel.

Rapport RSE et processus Excel : pour combler les trous dans la raquette

Ces entreprises sont bien souvent internationales et ont plusieurs filiales, réparties aux quatre coins du monde. Elles n’ont pas forcément de Système d’Information unique pour l’ensemble des entités. C’est pourquoi Excel peut se révéler optimal pour collecter les données RSE de chaque structure.

Cependant, cela est bien plus complexe : 

• les données sont hétérogènes, 
• les interlocuteurs ne sont pas toujours identifiés, 
• la langue utilisée n’est pas la même…

Le responsable RSE doit donc passer des jours et des jours à traiter les données, les rendre homogènes, relancer les interlocuteurs, contrôler la qualité des données et consolider le tout dans un rapport unique. Impensable lorsqu’on manipule des centaines de milliers de data.

Gathering Tools : pour automatiser les contrôles et les processus de validation

C’est dans ce contexte que Gathering Tools entre en jeu. Pour générer un rapport RSE global, il faut remonter les données de chaque entité, par pays et ensuite générer une synthèse globale, à l’échelle de l’entreprise.

Différents niveaux de validation sont donc nécessaires : d’abord par pays ou région, puis en central. Gathering Tools permet de créer des workflows spécifiques pour collecter les données selon des formats sur mesure, bloquer les documents tant qu’ils ne sont pas validés et les transférer automatiquement au niveau supérieur dès que les prérequis sont remplis.

Avec Gathering Tools, les incohérences sont automatiquement identifiées : 

• problème de format, 
• nombre trop élevé ou pas assez, 
• mauvaise devise…

Les documents sont générés en français ou anglais pour qu’ils soient compréhensibles par le responsable RSE.

Gathering Tools : des gains en temps et en fiabilité

Les documents Gathering Tools ont la même apparence que les documents Excel, cela ne change donc pas pour les utilisateurs, qui retrouvent une interface familière. Cependant, l’outil permet de calibrer le format des lignes et colonnes, de gérer les autorisations de modifications, de mettre en évidence les erreurs et de garder un historique, traçabiliser l’ensemble.. Le gain de temps pour le responsable RSE est indéniable et permet de cibler les plans d’améliorations environnementales toute l’année. En prime, cela permet de centraliser les données et de les sécuriser en les stockant dans le giron de la DSI. Terminé le shadow IT !

Rapports RSE : les chiffres clés

• 11 rapport annuel à générer
• 100Plusieurs centaines de KPI à consolider
• 1 000Des milliers de data à collecter
• 10Des dizaines de langues à gérer