Malgré son manque de sécurisation, Excel reste l’outil de prédilection d’un grand nombre de métiers. Prenons l’exemple des Directions financières. D’après une infographie basée sur plusieurs études, 88 % des fichiers Excel utilisés contiennent des erreurs, alors que 78 % des décisions financières se basent sur ces fichiers… Une problématique que les entreprises souhaitent prendre à bras le corps !
Excel : l’allié des métiers
Dans toutes les entreprises, Excel est massivement utilisé. Et cela a des conséquences assez importantes au niveau de l’organisation : les fichiers sont éparpillés aux quatre coins de l’entreprise, l’IT ou les métiers n’y ont pas toujours accès, renforçant ainsi l’effet de cloisonnement des données.
Excel présente cependant de nombreux bénéfices pour ses utilisateurs :
- flexibilité de l’outil
- gestion de volumétrie de data importantes
- formules de calculs riches
- modifications simples et rapides
- développements complémentaires avec des macros
Comment changer d’outil sans perdre en confort de travail ?
Cependant, Excel présente aussi ses limites : la sécurisation des données n’est pas assurée malgré les macros, le partage de fichiers se fait beaucoup par email, il est parfois difficile de gérer le versionning, les erreurs de saisie liées au manque de contrôle de cohérence sont très fréquentes.
Pourtant, les collaborateurs ne sont pas prêts à s’en passer aujourd’hui. Ils ont l’habitude d’utiliser Excel depuis des années, le maîtrisent et cela leur convient. Ils n’ont en plus, pas envie de changer d’outil et de prendre de nouvelles habitudes. C’est pourquoi il faut opter pour une solution ergonomique, simple et, mieux, qui ressemble à deux gouttes d’eau à Excel.
Gathering Tools : la transition tout en douceur
En remplaçant les fichiers Excel par des formulaires Gathering Tools, vos collaborateurs pourront retrouver l’interface de leur tableur presque comme avant, sans formation trop lourde. Les principaux changements seront positifs :
- sécurisation des données,
- discussion / travail collaboratif directement dans les fichiers,
- automatisation des contrôles de cohérence,
- mise en place d’alertes,
- création de workflows de collecte et consolidation,
- moins de ressaisies…
De plus, Gathering Tools demeure dans le sillage de l’informatique et des métiers, facilitant ainsi la sécurisation et le partage d’information dans l’entreprise.
L’outil structure des processus de collecte parfois hétérogènes. En donnant aux collaborateurs la possibilité d’utiliser un outil “comme Excel” avec lequel ils sont à l’aise, ils seront plus enclins à respecter ces processus d’entreprise. Cela permet de renforcer la fiabilité des données et de gagner en temps en réduisant le nombre de ressaisies.
Enfin, en temps de confinement, de généralisation du télétravail, il n’est pas toujours possible d’organiser des sessions de formation en profondeur. Déployer un outil comme Gathering Tools, avec une interface familière pour les utilisateurs, permet donc de pallier cet aspect.
Quelques chiffres sur l’utilisation d’Excel
- 30M30 millions d’utilisateurs dans le monde (source : DC Advanced Spreadsheet Users Survey in Europe)
- 39 %39 % des utilisateurs jugent que les feuilles de calcul ne sont pas sécurisées (source : DC Advanced Spreadsheet Users Survey in Europe)
- 88 %88 % des fichiers Excel contiennent des erreurs (source : Infographie Tagetik)
Quelques chiffres sur la conduite du changement
- 78 %78 % des salariés considèrent que les changements sont nécessaires (source : Etude Ifop)
- 1/2½ pensent que les changements sont trop fréquents, trop nombreux ou inquiétants (source : Etude Ifop)
- 68 %68 % trouvent que le changement n’a pas permis de rendre leur travail plus efficace (source : Etude Ifop)
