La collecte des données est un enjeu majeur pour les entreprises, qui ont besoin de rechercher et de consolider des informations pour analyser leur activité, créer des rapports et prendre les bonnes décisions.
Pour les grandes entreprises, les data des différents établissements, de toutes les filiales doivent être centralisées pour pouvoir prendre les décisions stratégiques globales. Or, cela représente un volume important de données.
Gérer les processus de collecte : quels sont les freins ?
Dans le cadre de différents processus métiers (finance, RH, production, logistique…), les entreprises sont amenées à collecter des données issues de différentes entités ou de plusieurs services. Les problèmes les plus souvent rencontrés sont les suivants :
- Hétérogénéité des data
- Ressaisies des informations dans plusieurs documents
- Volume de données exponentiel
- Systèmes d’information (SI) non uniformisés entre filiales
Très souvent, faute d’un système d’information homogène, les données doivent être demandées aux utilisateurs des filiales concernées. Et trop souvent, cette collecte s’appuie sur Excel, outil avec lequel il est difficile de garantir la qualité des données collectées autrement que par de fastidieuses opérations manuelles. La gestion des différents niveaux de validation tout au long de la chaîne de collecte est aussi malaisée, les systèmes de transferts bureautiques (mail, fichiers partagés) étant justement pensés pour fournir à tous les utilisateurs le même niveau d’information.
Gathering Tools pour collecter et consolider les rapports
Pour automatiser ces processus de collecte tout en garantissant la qualité des données, supprimer les tâches chronophages (relances pour les validations par exemple) sans pour autant imposer une lourde gestion du changement aux utilisateurs, la solution Gathering Tools devient la meilleure alliée des entreprises.
Avec son système de formulaires, les utilisateurs de chaque métier ou filiale reçoivent leur document à remplir, rigoureusement identique à leur ancien fichier tableur. Ils ne peuvent modifier que les cellules autorisées et les règles de gestion utilisant toute la puissance de calcul de l’outil permettent de détecter toute incohérence, empêchant la transmission d’informations incomplètes ou non-conformes. L’administrateur pilote en temps réel le workflow de collecte qui s’apparente à une série de fils de discussion regroupés dans un tableau de pilotage global. Il peut à tout moment consulter, valider ou invalider les réponses, gérer les versions, relancer les non-répondants. Une fois les données collectées, elles sont automatiquement consolidées et les tableaux de bord de synthèse sont aussitôt publiés ou mis à jour.
Résultats : gain de temps et de performance
Gathering Tools permet de gérer différents types de formats de données, plusieurs langues et devises. C’est un véritable confort pour les équipes chargées d’effectuer les reportings. Les responsables des différentes entités reçoivent ainsi des documents préremplis et consolidés avec les data des périodes précédentes et celles remontées par les métiers concernés depuis les filiales. Ceci élimine toute ressaisie, et permet de gagner un temps précieux, pouvant ainsi être consacré à l’analyse des informations.
L’exemple de la Direction financière de Bic
- 1Chaque semaine, création d’un reporting financier
- 70Collecte des données des 70 filiales
- 70Initialement : consolidation de 70 feuilles Excel composées de quatre ou cinq onglets différents
- 1 jourGrâce à Gathering Tools, gain d’une journée de travail par semaine pour la Direction financière
