Depuis que des travaux ont démontré que la valorisation des entreprises est de plus en directement impactée par la valeur de ses données*, la digitalisation des processus métiers est devenue un sujet récurrent, un véritable marronnier de la presse professionnelle. Pour autant, la gouvernance des données est-elle aujourd’hui suffisamment aboutie ? Est-elle devenue un non-sujet ? Rien n’est malheureusement moins sûr…
Les données métier : un atout précieux, mais sous-exploité
Dans les entreprises, chaque service métier génère et utilise des données au quotidien. Or, sans référentiel pour les répertorier, elles sont difficilement identifiables à la fois pour l’IT, mais aussi pour les utilisateurs métiers eux-mêmes qui, de ce fait, ont fréquemment tendance à dupliquer les informations, diminuant d’autant leur valeur. Évidemment, la problématique est d’autant plus criante que l’entreprise est grande. Pourtant, au-delà des bénéfices que les services fonctionnels pourraient en retirer, c’est aujourd’hui principalement la DSI qui prend en charge le sujet. Parce qu’elle est sensibilisée à ces enjeux et qu’elle possède un accès direct aux technologies permettant de les adresser, elle est légitime à conduire cette initiative.
Pour autant, le simple référencement des données de l’entreprise est déjà en soi un chantier colossal… Et récurrent. D’autant qu’une entreprise est rarement homogène : la croissance externe, une organisation décentralisée, des modes de management encourageant le fonctionnement en silos, sont autant de paramètres qui complexifient le chantier, et en augmentent le coût.
Cependant, à l’heure où les infrastructures IT sont parfois organisées en silos, où les formats de data ne sont pas homogènes d’une application à une autre, où les entités et les métiers utilisent leurs propres solutions ou des outils comme Excel, la tâche s’avère plus que complexe.
Sensibiliser plutôt que contraindre
Plus les technologies se démocratisent, plus la DSI doit convaincre de sa légitimité. En 2021, il n’est plus temps d’imposer à toutes les directions fonctionnelles une technologie particulière sans obtenir au préalable leur adhésion. D’autant que la génération Z a démontré une dextérité digitale bien supérieure aux cohortes précédentes. C’est pourquoi les plus grands succès s’obtiennent aujourd’hui en exploitant cette dextérité plutôt qu’en la contrecarrant au nom de l’antidiluvienne lutte contre le “Shadow IT”. Ainsi, plutôt que d’imposer tel ou tel outil choisi par la DSI, certaines équipes IT font le choix de mettre en place des logiques de “guichet” ou de “libre-service”, proposant ainsi aux services fonctionnels des outils, du support et de la sensibilisation sur une problématique donnée (BI, MDM…). Il est ainsi possible de rationaliser le parc applicatif tout en satisfaisant les velléités digitales des utilisateurs. Mais cette logique rencontre une limite cruelle : la transversalité. Car les outils proposés aux utilisateurs visent la plupart du temps à répondre à une problématique métier précise, c’est ce qui assure leur succès auprès des utilisateurs. En revanche, il est plus compliqué de proposer à tout le groupe et sur le même mode des outils totalement transversaux. Or toutes les entreprises sont différentes, et leurs processus métiers également.
Malgré l’homogénéisation des normes et des pratiques, chaque société cherchera à optimiser ses processus pour gagner en efficacité, et cette spécialisation, cette recherche constante de l’optimisation sera peu compatible avec la mise en place d’outils “sur étagère”, par essence génériques. Or, un service qui cherche à mettre en place un processus spécifique ne va généralement pas commencer sa démarche par une recherche d’outil mais, beaucoup plus simplement, par maquetter son processus avec un outil qu’elle maîtrise depuis toujours : le tableur.
Le tableur : ultime frontière de l’urbanisation
Pour la DSI, il est relativement aisé de référencer les outils dont se servent les utilisateurs et, partant de là, de lister les processus métiers et de lancer un programme de référencement des données, préalable indispensable à la mise en place d’une gouvernance efficace.
C’est ainsi que les processus métiers qui n’utilisent “pas d’outil”, puisqu’ils reposent essentiellement sur des fichiers tableurs, passent “sous le radar” de la DSI. Par voie de conséquence, c’est également ainsi que les données inhérentes à ces processus métiers échappent à une gouvernance qui leur serait pourtant fort bénéfique. Il s’agit pourtant d’un terrain glissant, et la plupart des DSI qui s’y sont risquées ont rencontré un obstacle inattendu : le paradoxe du tableur.
Le paradoxe du tableur
Lorsque la DSI parvient à “cibler” un processus métier, elle entreprend généralement une sensibilisation des utilisateurs concernés, leur expliquant à quel point l’usage “industriel” du tableur, innocent en apparence, est en réalité une catastrophe potentielle pour l’entreprise : problèmes de qualité de données, coûts de maintenance liés à la répétitivité des tâches, les arguments ne manquent pas pour convaincre les utilisateurs d’abandonner leur tableur et se tourner à la place vers la solution identifiée par la DSI. Mais une surprise l’attend : au lieu de la protestation, de la fameuse “résistance au changement” à laquelle s’attend l’IT, les utilisateurs acquiescent. Ils sont d’accord. Ce sont même eux qui expliquent à l’informatique à quel point ils n’en peuvent plus de leur tableur sur lesquelles ils passent jusqu’à neuf heures par document et par semaine** et à quel point ils ont hâte de se voir proposer une meilleure solution. La DSI, qui n’en demandait pas tant, n’a plus qu’à dérouler la présentation de la technologie qu’elle a retenue… Et c’est là que tout se grippe.
En effet, sitôt la présentation achevée, les utilisateurs ont une question à poser. Une seule. Mais la pire : “est-ce qu’avec ce nouvel outil, on pourra toujours utiliser nos tableurs ?” Car l’outil qui leur est proposé présente de nombreuses qualités, tout le monde est d’accord. Mais l’utilisateur ne sait pas s’en servir. Il ne sait donc pas s’il sera capable de réaliser tout ce qu’il réalise aujourd’hui avec ses tableurs. Et même s’il y parvient, devra-t-il jeter à la benne tous les fichiers qu’il a créés depuis des années et qui sont aujourd’hui un patrimoine irremplaçable dont il se sert au quotidien ? On comprend que cela l’angoisse. Et voilà le paradoxe : ce même utilisateur qui jurait ne plus jamais vouloir du tableur, veut en même temps à tout prix le conserver.
Gathering Tools : une solution unique pour tous les processus basés sur des tableurs
Gathering Tools résout ce paradoxe. La solution permet de remplacer les fichiers tableurs utilisés par les métiers par des documents structurés inclus dans un portail collaboratif. Ces documents se comportent comme des formulaires : ils autorisent une grande richesse de règles de gestion pour garantir la qualité des données tout en reproduisant au pixel près les tableurs qu’ils remplacent. Surtout, ces documents apportent des structures qui permettent leur intégration à n’importe quelle base de données, générant ainsi une “version unique de la vérité”. Le paradoxe est ainsi résolu. La DSI n’a plus à endosser l’inconfortable costume de “celui qui veut tout changer”, elle propose au contraire de transposer l’expertise fonctionnelle matérialisée dans les fichiers tableur dans un écrin technologique qui, tout en respectant le patrimoine métier, en démultiplie les fonctionnalités. Le métier voit ainsi sa charge de travail considérablement diminuée, et la DSI peut se féliciter d’avoir transformé une source de Shadow IT en une source de données structurée, intégrée dans sa gouvernance globale.
L’exemple de Danone
En déployant Gathering Tools, le groupe alimentaire a réussi à diminuer le shadow IT et ramener les données dans le sillage de l’IT. Voici les bénéfices constatés :
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- 80 %Réduction des coûts : 80 % de réduction des coûts (en temps/homme) sur les projets web.
- 30%30 % des données collectées par GT alimentent le data warehouse, permettant d’aller vers du self-service BI. Les métiers gagnent en autonomie dans le pilotage de leur activité.
- +Amélioration de la qualité des données : alignement des données métiers avec les données de référence.
* Infonomics in Practice – Measuring the Value of Information as a Corporate Asset, Douglas Laney, Gartner 2015
** The State of Self-Service Data Preparation and Analysis Using Spreadsheets in Europe, IDC, 2017
