Les data sont un véritable atout pour les entreprises. À condition, bien sûr, d’ arriver à exploiter ce patrimoine. Les données ne sont pas seulement une mine d’or pour les dirigeants ou l’IT. Elles le sont également pour les métiers, qui disposent ainsi de tous les indicateurs pour prendre des décisions et orienter leurs stratégies.
C’est pourquoi, il est essentiel de développer une culture data driven et d’outiller les différents services de l’entreprise. De la collecte à l’exploitation des données, les métiers ont en effet un rôle à jouer. Décryptage.
Exploiter le potentiel des dark data
Chaque métier produit et utilise des données au quotidien à travers des bases de données structurées, mais aussi des emails, des fichiers échangés avec différentes parties prenantes… sans oublier les fameux fichiers Excel, meilleurs alliés de bien des salariés. Or, plusieurs études prouvent que plus de la moitié (52 % selon Veritas Technologies) des data des entreprises sont des “dark data”, c’est-à -dire des données non structurées, ni utilisées, ni analysées.
Pourtant, ces données sont source de croissance et porteuses d’opportunités. IDC a estimé les gains de productivité potentiels à près de 430 milliards de dollars. Comment expliquer que de telles masses d’informations ne soient pas exploitées ? Par le fait que les métiers ne disposent pas toujours des outils nécessaires pour les collecter, les stocker et les exploiter. De plus, bien souvent, ils n’ont même pas conscience d’avoir toutes ces données à leur disposition.
Pourtant, dans les faits, ils sont de plus en plus matures au sujet des data et sensibilisés à leur utilisation. Par exemple, le marketing a besoin des données du CRM, couplées à celles des réseaux sociaux ou des analyses de trafic web pour proposer le bon message au bon moment et surveiller les tendances. Dans l’industrie, la production a besoin d’avoir accès aux données des machines ainsi qu’aux prévisions de commandes pour anticiper les pics et la maintenance… Mais faute d’outils adaptés et transverses, chaque direction métier met en place ses propres processus et choisit ses solutions. Elle se prive ainsi du potentiel des dark data et d’une exploitation collaborative de la donnée au sein de l’entreprise.
Sensibiliser les collaborateurs à l’importance de la donnée
Au-delà du déploiement d’outils adaptés, il est indispensable d’insuffler une véritable culture de la donnée au sein des différents métiers. Chaque collaborateur a un rôle à jouer pour garantir la fiabilité et la qualité des data. En théorie, les entreprises pensent qu’elles sont matures et que leurs collaborateurs sont sensibles à la donnée. En pratique, ce n’est pas vraiment le cas : trop peu d’indicateurs sont réellement utilisés, les décisions sont encore parfois prises à partir de bases de données obsolètes, ou encore de fiches Excel consolidées de façon peu structurée…
Cela révèle donc l’importance de sensibiliser les collaborateurs, les former, leur expliquer les enjeux et les challenges liés aux données. Et pour cela, il faut connaître leurs problèmes de terrain et démontrer les bénéfices concrets d’une bonne stratégie de data management. Prenons comme exemple les expéditions. La personne chargée des retours clients (mauvaise adresse, mauvais noms…) est sûrement lassée de rééditer les étiquettes, modifier à la main les adresses dans la base de données et expédier de nouveau les colis. Cette personne sera donc à même de comprendre le temps qu’elle peut gagner à bénéficier d’informations à jour et pourra ainsi sensibiliser ses collègues en amont. Les métiers ont ainsi un rôle à jouer dans la culture data driven d’une entreprise, car ils en sont les premiers bénéficiaires !
Troquer les fichiers Excel contre Gathering Tools
Même si les collaborateurs ont conscience des opportunités offertes par une bonne exploitation des données, ils sont souvent réticents face au changement. Il s’agit donc d’avancer par étape. Un premier chantier consiste à troquer les fichiers Excel contre les classeurs Gathering Tools. Même ergonomie, mêmes fonctionnalités, même interface… les collaborateurs retrouveront rapidement leurs habitudes. Mais surtout ils verront rapidement les bénéfices : des données à jour et accessibles, plus fiables et sécurisées, directement intégrées dans le système d’information de l’entreprise et pouvant être croisées avec d’autres data.
Certaines entreprises l’ont bien compris. Par exemple, l’ANPAA (Association de Prévention en Alcoologie et Addictologie) utilise Gathering Tools pour simplifier le processus de collecte des données pour le bilan de gestion sociale. De son côté, Bic y recourt pour ses prévisions de trésorerie sur l’ensemble de ses filiales. Gathering Tools permet de s’assurer que les collaborateurs saisissent les données qui les concernent et de supprimer les échanges de fichiers par email. Enfin, Edilians a troqué les fichiers Excel de son forecast commercial contre des formulaires Gathering Tools. Ainsi, les responsables commerciaux disposent d’une vision fiable et actualisée des affaires à venir. Ces données sont remontées dans le Système d’Information via Gathering Tools et sont utilisées dans la foulée pour ajuster le plan de production.
Les data ne sont pas stratégiques uniquement pour l’IT, mais bien pour chaque métier au sein de l’entreprise. C’est pourquoi tous les départements doivent être impliqués dans la démarche, afin de pouvoir pleinement exploiter le potentiel des données. Mais il est nécessaire de procéder par étape. Et si la première consistait à remplacer les fichiers Excel ?
