Nous ne vous l’apprenons pas, le Digital Workplace vise à fournir aux collaborateurs un espace de travail performant et convivial, à l’image des applications qu’ils utilisent dans la vie privée. L’ambition du Digital Workplace est de favoriser l’expérience des salariés, tout en les responsabilisant. C’est aujourd’hui, plus que jamais, un enjeu majeur pour les entreprises. Même si la tendance s’est accélérée avec la crise sanitaire de 2020, certaines entreprises françaises restent en retard. Le digital workplace est donc un levier pour leur transformation numérique. Petit état des lieux des changements qui en découlent.
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Les enjeux des prochaines années pour l’IT
Avec l’arrivée des nouvelles générations dans le monde du travail, avec la généralisation du télétravail et la mobilité des équipes, il est nécessaire d’opérer une mutation de l’espace de travail, si ce n’est déjà fait. D’ici 2025, les “Digital Native” représenteront 75 % des collaborateurs en 2025*. Les générations Y et Z ont de nouvelles attentes : ce sont des utilisateurs qui ont grandi avec les nouvelles technologies, ils ont l’habitude de les utiliser dans leur vie privée et cherchent les mêmes fonctionnalités dans leur vie professionnelle. Les informaticiens doivent développer des applications qui répondent aux besoins des utilisateurs, tout en soignant l’ergonomie, les délais de réponse et les performances d’accès (mobilité, différents types de supports). Si la DSI ne s’adapte pas à ces nouveaux collaborateurs, le risque est qu’ils recherchent des solutions eux-mêmes, en dehors du SI de l’entreprise, ce qui apporte une défaillance en terme de sécurité. Afin de limiter au maximum ce phénomène de Shadow IT (voir notre article « Excel : pièce maîtresse du Shadow IT« ). Il est donc essentiel que la DSI anticipe ces besoins et trouve les solutions adéquates.
Un autre défi auquel l’entreprise doit faire face est la mobilité des salariés. Pour Gartner, l’entreprise numérique “favorise la convergence des personnes, des entreprises et des objets”. La DSI doit donc fournir un accès mobile à toutes les applications qu’elle développe. En effet, les utilisateurs recherchent aujourd’hui à se connecter sur leurs outils de travail quel que soit le lieu où ils se trouvent. Ils le font depuis leur matériel professionnel (lors de déplacement professionnels ou en cas de télétravail) mais également personnel (depuis leur smartphone à la maison).
Enfin, aujourd’hui, le support technique consomme entre 50 et 70 % du budget IT d’une entreprise*. Afin d’optimiser les coûts tout en s’adaptant aux nouvelles organisations du travail, la DSI doit revoir son service de support. Pour cela, il s’agit de responsabiliser les collaborateurs en automatisant certaines fonctions et en créant des guides d’aide à la déclaration d’incidents. Cela fera gagner du temps et permettra de rendre vos collègues plus autonomes en acquérant des réflexes (la recherche d’une solution avant d’appeler le service support, par exemple). En étant de plus en plus autonomes, vos collaborateurs seront également plus productifs.
La nécessaire collaboration DSI / métier dans la construction des projets
Votre rôle aujourd’hui est de faire le lien entre le “digital workplace” et le SI de votre entreprise, tout en garantissant la sécurité. Et pour cela, vous devez collaborer avec les différents métiers. La réussite de cette collaboration ne passe pas forcément par la multiplicité des fonctionnalités mais par la conduite des projets (voir notre article : « DSI, devenez le héros de votre boîte !« ). Aujourd’hui, la DSI n’est pas forcément à l’origine de tous les projets informatiques (46 % des démarches sont dirigées par les directions métiers), c’est pourquoi une communication transversale est essentielle. Les métiers apporteront leur expertise et leurs compétences pour développer les fonctionnalités dont ils ont besoin alors que la DSI se chargera des aspects techniques et de sécurité des données (voir notre article « Projets digitaux : la problématique du last mile« ).
Par exemple, il est probable qu’on vous demande de digitaliser des processus métier reposant sur des classeurs Excel. Plutôt que de partir de zéro, vous pouvez garder l’existant grâce à une solution telle que Gathering Tools. Ainsi, vous n’essayez pas de redéfinir les problématiques métier, mais apporterez une solution technique exploitable par chacun.
Nomadisme des collaborateurs, hyper-connectivité, shadow IT et digital workplace sont autant de défis auxquels la DSI doit faire face depuis plusieurs années et toujours d’actualité. Les projets au sein des entreprises sont de plus en plus transversaux ; nouveaux outils informatiques, communication et implication des salariés dans les projets semblent être la clé pour une transformation digitale réussie. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
