Comme dans beaucoup d’entreprises qui comptent des milliers de collaborateurs, vous avez besoin de mieux suivre vos effectifs, mais les applications de votre SIRH ne vous le permettent pas. Vous avez donc logiquement déployé une procédure sur Excel… mais vous avez atteint les limites de ce qui est gérable avec un tableur. Plusieurs options s’offrent donc à vous pour fiabiliser ce processus. Entre solutions verticalisées RH et consolidation des données avec Gathering Tools, votre coeur balance ? Découvrez six critères pour vous aiguiller dans votre choix et arbitrer le match entre ces deux options.
Périmètre fonctionnel : de quoi avez-vous besoin précisément ?
Quels sont les manques constatés dans Excel ? Pourquoi souhaitez-vous changer d’outil ? Ce sont des questions à vous poser avant de vous lancer dans la recherche d’un nouvel outil.
Si les limites sont liées à la robustesse, la puissance et la sécurisation de l’outil, rien ne sert de se doter d’une solution RH offrant pléthore de fonctionnalités que vous n’utiliserez pas. C’est à ce moment-là que la solution Gathering Tools tire son épingle du jeu : elle reprend les processus Excel existants, tout en structurant les processus et les sécurisant et s’interconnectant avec votre SIRH. Si par contre, vous avez besoin d’aller plus loin dans la gestion des effectifs et des “à-côtés” RH, une solution verticale peut s’imposer, en complément de votre SIRH.
Sur le papier, la solution verticale RH l’emporte, car elle couvre a priori plus de processus de ressources humaines. Cependant, elle peut rapidement devenir trop complète ou complexe si le champ d’action dépasse vos besoins réels. Il est donc nécessaire de bien cartographier les attentes avant de se lancer.
Point de départ : souhaitez-vous tout remettre à plat ou partir de l’existant ?
Où en êtes-vous dans votre suivi des effectifs ? Avez-vous besoin de repartir de zéro, ou vos processus Excel sont-ils déjà un point de départ solide ?
Les solutions verticalisées RH sont très complètes, mais doivent être adaptées à chaque entreprise et leur organisation spécifique (filiales, langues, organisation salariale, indicateurs à suivre…). Il n’est donc souvent pas simple de partir de l’existant. Cela nécessite de repenser les processus et de les adapter à la solution, qui est ensuite paramétrée puis déployée. Conséquence : cela peut être long, coûteux et (trop) structurant.
Avec Gathering Tools, les fichiers Excel sont réutilisés et améliorés si besoin. La solution fiabilise le workflow et les cellules en les sécurisant, en verrouillant les données qui ne doivent pas changer, en paramétrant des contrôles de cohérences automatisés… Cela simplifie le projet.
Pour des processus de suivi des effectifs bien définis, la solution Gathering Tools l’emporte. Elle apporte ce qui manque : la fiabilité et la sécurité.
Déploiement : êtes-vous prêts à intégrer de nouveaux outils ?
Le déploiement de la solution est un critère à prendre en compte. Avec une solution RH spécialisée, deux options s’offrent à vous :
- Déployer un nouveau module d’une solution SIRH déjà en place dans l’entreprise. Le déploiement est donc facilité, car le logiciel est déjà paramétré. Seules les nouvelles fonctionnalités doivent être activées.
- Déployer une nouvelle solution. Dans ce cas, le déploiement peut s’avérer plus complexe, car il faut récupérer les données nécessaires, paramétrer les API et interconnexions, développer ou adapter des workflows, former les collaborateurs…
De son côté, la solution Gathering Tools reprend les fichiers Excel existants, propose une API pour se connecter directement au SIRH et récupère les données du Système d’Information. Les seules adaptations à prévoir sont la transposition à l’identique des fiches Excel en formulaire et la description du workflow de collecte et consolidation. Le déploiement est donc plus rapide.
Là encore, la solution Gathering Tools l’emporte.
Formation : comment gérer l’adoption d’un nouvel outil ?
Dans le déploiement de nouveaux outils, un des critères primordiaux de succès est l’adhésion des utilisateurs. Si vous faites le choix d’une solution RH verticalisée, prenez en compte cet aspect, car la formation peut être lourde. Les gestionnaires RH ne sont pas toujours prêts à multiplier les outils .
Gathering Tools offre un look-and-feel similaire à Excel. Cela supprime le temps d’adaptation, avec une formation rapide pour les administrateurs RH. De plus, un Proof-Of-Concept (POC) étant toujours réalisé en amont du déploiement, celui-ci peut être réutilisé tel quel et enrichi, supprimant le besoin de formation initiale.
Vous l’aurez compris, pour une adoption plus rapide de la solution, Gathering Tools semble le plus adapté.
Évolutivité : quels sont les projets futurs ?
Que vous optiez pour une solution verticale RH ou pour Gathering Tools, les éditeurs de logiciels proposent aujourd’hui des évolutions permanentes pour s’adapter aux besoins du marché et rester compétitifs.
Les solutions métiers RH s’adaptent aux évolutions réglementaires, se mettent à jour régulièrement en proposant des fonctionnalités pour faciliter la gestion RH…
De son côté, Gathering Tools est conçu pour s’adapter à différents processus et métiers qui utilisent Excel. Il est donc simple d’y intégrer des évolutions réglementaires. Par ailleurs, la solution intègre au fil de l’eau de nouvelles technologies (Disponibilité en SaaS, authentification LDAP…).
A priori, les deux solutions sont ex aequo sur ce critère.
Le coût : quels investissements prévoir ?
Dernier critère, et non des moindres : le coût. Quel est votre budget pour le suivi des effectifs ? Combien de gestionnaires RH sont concernés ? Quel business model souhaitez-vous privilégier ? Autant de questions à se poser avant de faire votre choix. Achat de licences, abonnements par collaborateurs, support technique, maintenance… n’oubliez pas les coûts cachés. Le diable se cache souvent dans les détails.
Objectivement, à l’aune de nombreux projets, la solution Gathering Tools est plus rentable que les solutions verticalisées RH à partir d’une cinquantaine de gestionnaires RH répondant aux formulaires de suivi des effectifs. Le gagnant sur ce critère dépend donc de la taille du projet et de votre organisation.
À l’issue de ces différents rounds, faites les comptes et voyez quelle solution prend l’avantage. Sur le papier, Gathering Tools l’emporte pour la plupart des critères, mais les solutions verticales RH ont des arguments à faire valoir. Tout dépend de votre périmètre d’action et de vos objectifs. Pour savoir si Gathering Tools répond à vos besoins de suivi d’effectifs et prolonger le match, n’hésitez pas à nous contacter !