Quelle que soit la taille de l’entreprise, les tableaux de bord sont indissociables de sa croissance. Ce sont des outils indispensables au pilotage stratégique de l’activité qui, lorsqu’ils sont bien utilisés, apportent du recul sur la performance de la structure.
Pour les construire, il faut un workflow qui permette de remonter les données du terrain et de les consolider pour que les organes décisionnels les analysent.
Cependant, les PME et ETI sont encore nombreuses à ne pas anticiper le développement de leurs tableaux de bord. Elles créent des outils rigides, incapables d’évoluer au même rythme que l’entreprise. Souvent bricolés avec Excel, ils n’absorbent pas les nouveaux flux de données liés à la croissance de l’activité. Leur mise à jour est fastidieuse, et ces tableaux de bord perdent leur valeur stratégique.
Pour éviter cet écueil, voici quelques bonnes pratiques à garder en mémoire !
Anticiper le développement de l’entreprise
La première chose à considérer lors de la création d’un tableau de bord d’entreprise, c’est le futur. Il faut réfléchir à toutes les perspectives de croissance de l’entreprise, et ne pas se limiter aux données disponibles au temps présent. Demandez-vous de quelles données vous aurez besoin plus tard, et imaginez différents scénarios. Si la structure fusionne avec une autre, quel impact cela aura sur leurs SI et sur leurs tableaux de bords ? Si elle acquiert une société tierce ? Si l’entreprise ouvre une filiale à l’étranger, ou si elle doit repenser toute son organisation interne pour suivre une forte croissance ? Prévoyez dès le départ tous les cas de figure pour rester agile le cas échéant.
Cela implique également les outils choisis pour vos tableaux de bord d’entreprise. Pensez au-delà d’ Excel. Certes, c’est un point de départ naturel, mais il ne tiendra pas la distance. Les tableurs ne sont pas prévus pour des collectes et des consolidations de grande envergure. Ils peinent à effectuer une quantité élevée de calculs simultanés, et se révèlent incapables de s’adapter à la diversité et au volume de données qui apparaîtront avec la croissance de la structure. Privilégiez des solutions évolutives. Sélectionnez celles dont les fonctionnalités couvrent le champ d’application le plus large, capables d’absorber des données très hétérogènes.
Prévoir des workflows de consolidation adaptables
Au même titre que vos outils, les process de construction de vos tableaux de bord doivent tenir compte du développement potentiel de l’entreprise. Les workflows de collecte en particulier doivent être conçus de manière agile, selon plusieurs axes.
La première approche à considérer est celle du volume et de la fréquence des collectes. Il est essentiel de s’assurer dès le départ que les workflows soient élastiques et puissent “tenir le coup” si la quantité de données collectées augmente au fil de la croissance de l’entreprise. De la même manière, les workflows doivent être agiles. Dans le cadre d’un fort développement de l’activité, les tableaux de bord sont mis à jour régulièrement pour offrir une vue en temps réel de l’évolution, et la collecte doit pouvoir supporter la cadence.
La seconde approche à prendre en compte est celle de la diversité des données. Avec la progression de l’entreprise, le nombre de sources et de contributeurs de la collecte va augmenter. Il faut, dès la création de ses tableaux de bord, prévoir des process souples qui permettent de collecter et de consolider des données de formats et de nature variées.
La troisième approche à inclure à sa stratégie de collecte est celle de la fiabilité et de la sécurité des données. Les méthodes de collecte doivent impérativement garantir l’intégrité de la construction des tableaux de bord, et la fiabilité des données qui les composent. Cette problématique découle directement des deux précédentes. Lorsque l’entreprise croît et que son activité se développe, la quantité et la variété des données à inclure dans les outils de pilotage augmente elle aussi. Les workflows doivent assurer la cohérence des données stratégiques de l’entreprise et prévenir les failles de sécurité tout au long de la collecte, indépendamment du nombre de contributeurs.
Par ailleurs, les données constitutives des tableaux de bord ont une valeur stratégique. Cela justifie que les workflows de collecte ainsi que les données remontées soient hébergés au sein du SI de votre entreprise, selon les règles définies par la DSI.
Cas concret : de l’agilité dans la collecte de données budgétaires
Créée en 2015, la Direction Ingénierie et Projets Nouveau Nucléaire (DIPNN) d’EDF pilote les projets de développement de nouvelles installations et contribue à l’ingénierie du parc en exploitation. Les données du service sont collectées quatre fois par an pour piloter l’ensemble des projets, mais la tâche s’est rapidement complexifiée, du fait des évolutions constantes de cette structure.
Extraits du retour d’expérience d’Agnès Vinot, responsable pôle méthodes et outils, et Corinne Benoit, Contrôleur de gestion SI d’EDF DIPNN, Direction Finance et Performance.
“Depuis que la DIPNN existe, il n’y a pas eu deux enquêtes budgétaires identiques. Leur format et le référentiel de données diffèrent selon la période de l’année (budget annuel, plan moyen terme…). Mais surtout, notre organisation évolue en permanence : les entités changent de périmètre, transfèrent des activités entre elles… En résumé, chaque enquête est un nouveau projet.”
La collecte se faisait initialement sur Excel, mais ce choix s’est très vite révélé limitant.
“Lorsque la DIPNN a été créée, nous avons abandonné l’outil de gestion budgétaire utilisé auparavant. Nous sommes repartis d’une feuille blanche avec Excel, choisi pour sa souplesse et son agilité. Très vite, nous avons rencontré des difficultés : fichiers trop lourds, difficiles à manipuler, avec des temps de contrôle de cohérence et de calculs exponentiels. La gestion de la protection sur les cellules était chronophage et peu fiable.”
L’équipe chargée de la construction des tableaux de bord s’est donc mis à la recherche d’un nouvel outil, adapté aux contraintes du service.
“Les volumes d’information en jeu sont importants. Nous mettons à disposition les valeurs du réalisé et les prévisions précédentes. Chaque entité doit remonter entre 2000 et 4000 lignes de données, détaillées par unité d’œuvre (nombre d’heures, taux horaire, achats, ventes…).”
En choisissant Gathering Tools, elle a pu gérer le volume et la variété de l’ensemble de ses données, en assurant leur fiabilité.
“Nous avons pu mettre en place des contrôles de cohérence stricts, impossibles auparavant – comme l’identification des doublons, l’impossibilité de modifier les données de référence ou de renvoyer un formulaire incomplet. Une fois les données intégrées sous Gathering Tools, la consolidation est bien plus rapide : les calculs avec nos formules les plus complexes ne prennent plus que quelques minutes, contre 30 avec Excel auparavant.”
Gathering Tools s’est révélé particulièrement agile pour mettre au point les enquêtes budgétaires dans un temps très court.
“Souvent, le format et le référentiel de données ne sont figés qu’un mois et demi avant le démarrage de l’enquête. Les formulaires de collecte sont recettés juste avant qu’elle ne débute. Et nous développons les formulaires de consolidation alors que l’enquête est lancée. Aucun autre outil ne pourrait fonctionner comme cela.”
En clair, une solution 100 % dédiée à la collecte de données se révèle vite plus performante qu’un tableur Excel, dont ce n’est pas la fonctionnalité principale. Gathering Tools garantit la fiabilité et la sécurité des données collectées, et est pensée pour faciliter le travail des contributeurs et des responsables de la collecte. Faites appel à nos experts pour une démonstration !