Sur le champ de la collecte et de la gestion des données, Gathering Tools propose de capitaliser sur les processus existants, souvent développés par les métiers eux-mêmes. L’opportunité pour les DSI de renforcer la fiabilité des données au sein des organisations sans imposer de changement dans les habitudes.
C’est le propre de la transformation digitale : l’arrivée d’outils nouveaux entraîne des bouleversements d’habitudes, voire des résistances ou des stratégies de contournement. Et même bien accompagné, le changement se fait parfois dans la douleur, au prix de formations poussives ou de périodes de transition interminables.
Agilité ou marche forcée ?
Mais l’agilité peut se traduire autrement que par du changement à marche forcée. Certains processus peuvent être automatisés ou fiabilisés sans déstabiliser les utilisateurs. La solution Gathering Tools applique ce principe. Elle sécurise les flux de collecte de données métiers basés sur les tableurs développés sans avoir à les refondre. En la déployant, la DSI renforce la qualité des données via une opération… de non-changement. De quoi redorer un blason parfois terni.
Les à-côtés des logiciels métier
Dans les grands groupes ou les ETI, il est en effet fréquent que certains responsables conçoivent et gèrent des campagnes de consolidation de données massives, souvent pour compenser les lacunes des logiciels métier. Les exemples abondent : gestion multi-pays des « compensations & benefits », collecte de variables pour calculs de commissions/bonus ou de données environnementales RSE, planification budgétaire, prévisions de trésorerie multi-établissements…
Ces collectes de données se basent sur des fichiers tableurs, remplis ou échangés avec les collaborateurs des différentes entités, qui sont à la source de l’information. Avec les imperfections que cela comporte : pas de contrôle de format de données, relances à effectuer en cas de non-réponse, fichiers peu ou mal sécurisés…
Renforcer les collectes en place
La solution Gathering Tools vient structurer ces flux de remontée de données, sans les dénaturer. Le workflow est automatisé avec des profils d’accès contrôlés : gestionnaire, valideur, répondant. Les fiches tableurs, transformées en formulaires de saisie, gardent le même look & feel, les formules de calculs sont conservées, et les informations sont sécurisées et consolidées en bases de données.
La solution respecte l’existant : elle capitalise sur les développements réalisés. L’expertise spécifique – RH, RSE, finance, gestion – mise jusque-là par les gestionnaires métiers dans l’organisation de leur collecte de données est pérennisée. Avec plusieurs bénéfices additionnels : des campagnes de remontées d’information plus simples à administrer, plus rapides à exécuter et des données fiabilisées.
Garder un environnement familier
Du côté des répondants, chargés de saisir les données issues de leurs filiales ou de leur département, l’adaptation ne demande pas d’effort particulier. Les formulaires ressemblent à s’y méprendre aux fiches tableurs utilisées jusque-là. La prise en main est immédiate. Mieux : la saisie devient plus intuitive, moins erratique, car guidée par les contrôles de cohérence et les interactions avec le gestionnaire.
Au-delà du confort des utilisateurs, les bénéfices se mesurent en “non changement”. Les collectes impliquent souvent plusieurs centaines de répondants. Pouvoir sécuriser le processus sans bousculer les usages évite d’avoir à former un grand nombre de collaborateurs à un outil nouveau ou à engager des programmes de transition d’envergure.
Des données de meilleure qualité
Avec Gathering Tools, les DSI trouvent donc l’opportunité de structurer des processus de collecte de données existants. Elles capitalisent sur un actif – les campagnes en place – parfois très élaborées, basées sur les tableurs. Elles respectent également les usages en place en proposant une transition douce.
À l’arrivée, l’organisation dans son ensemble bénéficie de données de meilleure qualité pour alimenter ses indicateurs, son reporting, pour piloter son activité et sa performance. Les avantages escomptés – automatisation, sécurité, fiabilité des données – ne sont donc pas obtenus au détriment des utilisateurs. Comme quoi, la transformation digitale – ici la valorisation des données – ne rime pas toujours avec disruption.