« De la consolidation d’informations en environnement international »
Par Nicolas Acket, Responsable Contrôle de Gestion Groupe
En tant que responsable du contrôle de gestion groupe, une partie de ma mission consiste à assurer la disponibilité et la fiabilité des indicateurs qui permettent de piloter notre activité internationale.
Pour cela, mon équipe, les contrôleurs pays et moi-même consacrons une énergie importante à rassembler, évaluer, consolider et analyser les données du groupe. Notre travail est complexifié par la structure internationale de notre organisation, qui est assez décentralisée. Dans les faits, nous dialoguons en permanence avec plus de dix-sept sites qui nous remontent des données que nous consolidons mensuellement dans nos tableaux de bord. Nos collectes de données sont assez nombreuses : comptes d’exploitation, données d’activités clients, de production, d’encours, effectifs, ratios… Et les filiales disposent d’une grande diversité d’outils, notamment celles en partenariat. Ainsi, avec le développement international, l’information que nous recevions risquait de devenir de plus en plus divergente, les formats de données différaient d’un pays à un autre et notre charge de travail augmentait constamment, d’autant que les indicateurs sur lesquels nous travaillons évoluent régulièrement.
Évidemment, l’idée d’outiller ces processus était une réflexion ancienne et récurrente. Mais entre l’hétérogénéité des systèmes d’informations des filiales, les différentes méthodes de construction des données, la sensibilité diverse des uns et des autres envers la technologie… Tout cela avait fini par nous laisser croire que la solution technologique répondant à notre problématique n’existait pas.
Gathering Tools, tout naturellement
Lorsque l’éditeur nous a contactés, en 2008, nous avons été séduits par leur concept : contrairement à tous les autres éditeurs que nous avions pu rencontrer, ils ne nous proposaient pas de supprimer et reconstruire tous nos reportings mais de réutiliser tout ce que nous avions déjà construit. Concrètement, avec Gathering Tools, nos fichiers étaient convertis dans un nouveau format sécurisé, mais les nouveaux documents étaient visuellement et fonctionnellement identiques aux fichiers qu’ils remplaçaient. Toutes nos formules, nos règles de gestion, nos contrôles de cohérence, étaient préservés mais Gathering Tools ajoutait la sécurité qui nous manquait. Précédemment, lorsque nous recevions un fichier, nous devions nous assurer qu’il était intégralement complété et qu’il ne comportait pas d’erreur. Le cas échéant, nous devions renvoyer le fichier avec des demandes de corrections et attendre une nouvelle version. Ce jeu d’échanges était extrêmement chronophage… Et il a pratiquement disparu. En effet, une fois converti au format, les documents se comportent comme des formulaires et si des informations que nous aurions marquées comme obligatoires ne sont pas renseignées, la filiale ne peut tout simplement pas nous transmettre les données. De même, les contrôles de cohérence que nous avions réalisés continuent de fonctionner mais nous pouvons les rendre bloquants : ainsi, si tel ratio de contrôle, calculé par une simple formule, dépasse le seuil autorisé, la filiale ne peut pas transmettre les données, elle est avertie de l’erreur et un message s’affiche contenant un hyperlien qui la renvoie vers les informations incriminées.
Bien sûr, cela n’empêche pas toutes les erreurs. Une information peut parfaitement respecter nos critères de contrôles et être malgré tout erronée. C’est pourquoi Gathering Tools nous permet de mettre en place des paliers de validation qui nous permettent d’évaluer les données transmises par nos filiales afin de les invalider le cas échéant. La gestion de flux est d’ailleurs un point fort de l’outil, qui automatise les relances, gère les différentes versions et nous donne une traçabilité complète du processus.
Un outil facilement adopté par nos filiales
Enfin, au-delà de l’aspect facilitateur, il était fondamental que nos filiales acceptent l’outil, sans quoi rien n’aurait été possible. Et de ce point de vue, le projet fut une vraie réussite. Tout d’abord, pour nos acteurs en filiales, Gathering Tools diffère très peu du processus précédent : comme auparavant, ils reçoivent des emails contenant les fichiers à compléter. Et ces fichiers sont, encore une fois, visuellement et fonctionnellement identiques aux fichiers qu’ils remplacent. La gestion du changement est donc extrêmement réduite. En revanche, comme les documents Gathering Tools sont synchronisés avec notre base de données, chaque filiale reçoit des documents pré-alimentés des données relatives à son propre contexte : sa devise, ses formats, ses indicateurs de l’exercice précédent, etc. Cette personnalisation est très appréciée des utilisateurs.
Mais ce qui l’est encore plus, c’est l’interopérabilité avec Excel. Je m’explique : certains de nos documents sont très concis et cela ne représente pas un gros effort pour nos correspondants d’y saisir les quelques indicateurs que nous leur demandons. Mais d’autres documents sont, à l’inverse, assez volumineux, notamment ceux concernant les reporting mensuels. Pour ce genre de reporting, exiger une saisie sera d’autant moins bien accepté que, la plupart du temps, les données que nous demandons à nos correspondants existent déjà chez eux. C’est là qu’entre en jeu l’interopérabilité avec Excel : Gathering Tools va générer, pour chaque formulaire, un document Excel visuellement identique. Nos correspondants peuvent alors travailler sur cette « matrice de saisie » en y copiant/collant leurs données ou même en créant des liens vers leur écosystème local, afin d’automatiser l’alimentation des formulaires pour les exercices futurs. Ce qui est formidable, c’est que même si, dans ces manipulations Excel, nos correspondants déforment la feuille ou se trompent, la collecte n’est pas compromise. En effet, les correspondants ne nous renvoient pas leurs feuilles Excel : ils doivent passer par le formulaire Gathering Tools qui, d’un clic, importe les données issues d’Excel et les évalue. Lors de cet import, toutes les données sont automatiquement déposées dans les bonnes zones, même si les correspondants ont ajouté des lignes ou des colonnes ! Et les erreurs éventuelles seront affichées à l’utilisateur, qui devra les corriger afin d’être autorisé à transmettre ses données. De ce point de vue, Gathering Tools démontre qu’il est possible de concilier la souplesse de la bureautique à l’exigence de fiabilité qui est la nôtre.
Gathering Tools au quotidien
Nous avons, dès le début fait le choix de l’autonomie en envoyant nos ressources internes chez l’éditeur pour recevoir une formation de développeur Gathering Tools de premier niveau. Cela nous a permis de ne pas trop solliciter notre informatique interne qui, dans les faits, a validé la solution dans son architecture, et nous a fourni l’infrastructure requise (hébergement serveur, base de données, connexion à la messagerie du groupe…). Nous sommes des contrôleurs de gestion, pas des informaticiens, et nous nous sommes également mis en relation avec une société de services connaissant parfaitement la solution : la société D-One Consulting, partenaire de l’éditeur. Leurs consultants nous ont aidés à automatiser la reprise de notre historique ainsi que certaines opérations complexes comme les changements de taux d’intégration.
Lorsque nous souhaitons faire évoluer nos projets, la démarche est toujours la même : nous modifions ou créons nos maquettes avec Excel, nous les validons d’un point de vue fonctionnel puis nous les importons dans Gathering Tools. Là, en fonction des impacts sur la structure de notre base de données, nous réalisons l’intégration nous-mêmes ou nous choisissons de nous appuyer sur un prestataire.
Nous bénéficions par ailleurs du support de l’éditeur, toujours très réactif, non seulement pour résoudre tous les petits problèmes qui peuvent se produire lorsqu’un projet se met en place (oubli d’une fonction, mauvaise manipulation…) mais qui nous apporte également son expertise pour optimiser nos projets. Cela s’est révélé particulièrement précieux pour certains projets dont la volumétrie était très importante.
En conclusion
Cela fait maintenant plusieurs années que nous utilisons Gathering Tools et nous en sommes toujours aussi satisfaits. Il faut reconnaître qu’en période de clôture, la remontée d’informations est plus fiable et automatisée, donc moins stressante !
Nous tâchons de nous tenir à jour en fonction de l’évolution du produit et nous n’hésitons pas à en faire la promotion auprès des différents départements de notre groupe !
Si je devais donner un conseil pour une entreprise qui voudrait réaliser un projet avec Gathering Tools ? Ce serait de soigner sa construction Excel. S’assurer que les documents Excel qui serviront de modèle aux formulaires et aux tableaux de bord correspondent bien au besoin, qu’ils sont ergonomiques et compréhensibles pour toutes les parties et que toute la « mécanique » – les formules, les structures – sont bien construites et facilement maintenables. Les fichiers Excel servent finalement de cahier des charges, un cahier des charges dont on peut être sûr qu’il sera parfaitement respecté !