Selon la dernière étude Mazars sur les prévisions de trésorerie au sein des entreprises pesant plus de 2 milliards d’euros de CA, 8 grands groupes sur 10 utilisent un Treasury Management System, ou TMS. Néanmoins, quasiment tous les trésoriers de ces groupes sont encore de grands consommateurs de classeurs Excel. Ils viennent compléter les TMS, dont la couverture fonctionnelle est encore relativement limitée. Et pour les groupes dont le CA ne dépasse pas les 2 mds €, Excel est souvent l’unique outil utilisé pour la gestion de trésorerie.
Pourquoi Excel est-il encore si prisé ? Quels sont ses principaux avantages et inconvénients ? Les TMS sont-ils une alternative ou un complément à notre bon vieux tableur ?
Souplesse vs Rigidité
Avec un classeur Excel, tout est possible ! Les tableaux aux entrées multiples et variées, les formules à n’en plus finir, la multiplicité des versions… Le trésorier a carte blanche pour créer le document de ses rêves. Mais faites attention à le verrouiller correctement, si vous ne voulez pas que des erreurs puissent s’y glisser malencontreusement.
Le logiciel TMS, quant à lui, est logiquement beaucoup plus rigide. Cela peut s’avérer bénéfique pour obliger l’ensemble des collaborateurs et des filiales d’un groupe à homogénéiser leurs processus et mettre en oeuvre certaines “bonnes pratiques” métiers, présentes par essence dans ces logiciels. Cependant, les fonctionnalités prévues par l’éditeur (Sage, Kyriba, Diapason ou encore Misys…) sont limitées et difficilement modifiables. Il sera donc souvent compliqué, voire impossible, de produire des outputs complexes, comme les tableaux de flux de trésorerie réelle.
Personnalisation vs Standardisation
La rigidité du TMS peut offrir des gages de pérennité pour les grands groupes. Prenons le cas d’un trésorier qui quitte son entreprise après 10 ans de bons et loyaux services. S’il a uniquement basé ses travaux sur Excel, la récupération du poste va être ardue pour son remplaçant. Avec le cadre imposé par le logiciel TMS, le transfert sera en revanche facilité puisque les processus sont encapsulés dans la solution.
Cependant, cette standardisation peut se révéler handicapante dans de nombreux cas. Pour les groupes internationaux par exemple, une filiale n’est pas toujours détenue à 100% par la maison-mère. Il faut donc pouvoir pondérer les chiffres que celle-ci remonte, ce qui n’est pas prévu dans les standards mis en place par les TMS. Dès lors, le logiciel devient inutile pour élaborer un reporting fiable à l’échelle du groupe. Et dans ce cas, le trésorier Groupe n’aura d’autre choix que de s’en remettre à… Excel.
Universalité vs Localisation
Excel prend donc de nouveau tout son sens. C’est un outil universel que tout trésorier maîtrise parfaitement, où que ce soit dans le monde. Pour organiser les remontées des données des filiales, rien de mieux qu’un template Excel à envoyer à chaque trésorier. Cela demande évidemment une organisation sans failles, afin de suivre les réponses de chacun et s’assurer de la cohérence des résultats, mais c’est une méthode qui fonctionne !
Une alternative pourrait être de déployer le même logiciel TMS (ou au moins certains de ses modules) dans l’ensemble des filiales du groupe. Mais, entre le coût des licences, l’intégration aux systèmes d’informations locaux et l’accompagnement au changement, le budget à investir deviendrait dès lors extrêmement lourd. Et surtout, il n’aurait de sens que si 100% des filiales en sont équipées : un seul trou dans la raquette, et il faudra ressortir Excel.
C’est pour cette raison que, selon le dernier “Cahier Technique de l’AFTE”, 59% des utilisateurs de TMS privilégient encore notre cher tableur pour construire leurs reportings.
Quelle conclusion en tirer ?
Vous l’aurez compris : Excel et TMS ne sont pas rivaux, mais plutôt bons amis. Chacun pallie les inconvénients de l’autre.
Pour les entreprises peu présentes à l’international, le TMS comme Excel pourront convenir. Un trésorier qui cantonne son activité à la gestion de trésorerie, et pour qui les prévisions de trésorerie et les reportings ne sont pas des enjeux majeurs, pourra se satisfaire d’un logiciel TMS.
Pour les groupes très internationaux, il en ira autrement. L’utilisation combinée d’Excel et du TMS sera une réalité indépassable. En alliant les avantages des deux outils, le trésorier Groupe disposera d’une solution complète lui permettant de réaliser efficacement l’ensemble de ses tâches.
Mais attention : pour que cette utilisation combinée d’Excel et du TMS soit optimale, il est primordial pour les trésoriers de consolider les processus Excel à l’échelle du groupe. Sans quoi, immanquablement, des erreurs ou des approximations (de vous-même, de vos collaborateurs ou des trésoriers de vos filiales) viendront gripper le système.
C’est l’intérêt d’une solution telle que Gathering Tools : elle capitalise sur vos processus Excel en les convertissant en formulaires sécurisés facilitant l’intégration au TMS et au système d’information.
