Excel : pièce maîtresse du shadow IT 1

Définissons le shadow IT comme tout ce qui est construit et financé en dehors du circuit normal du SI de votre entreprise. En tant que DSI, vous en avez pleinement conscience, mais vous ne pouvez pas l’empêcher d’exister même si vous le vouliez. Pourquoi ? Car dans une société en perpétuel mouvement, le shadow IT peut être synonyme de création de valeur. Alors, quelles sont les approches à adopter face à ce phénomène ?

La chasse aux projets clandestins

Une enquête réalisée par Cisco Blog* a estimé que les DSI pensaient que leur entreprise comptabilisait une cinquantaine d’applications en mode cloud, alors qu’en réalité, elle en compte 730, soit 15 fois plus. Alors comment contrôler les applications et logiciels utilisés ? Peut-on réellement faire la chasse aux applications clandestines ?

Vu l’immensité de la tâche, il est illusoire d’espérer éradiquer le shadow IT. Au contraire, mieux vaut composer avec cette “informatique de l’ombre”, c’est à dire être capable d’évaluer ses effets et ainsi intégrer ces applications au SI. Plusieurs approches peuvent être considérées :

• L’approche minimale est d’organiser des réunions avec les différents métiers pour prendre conscience de leurs besoins et pour savoir comment l’information est utilisée dans ces “shadow applications”.
• Si vous souhaitez aller plus loin, considérez chaque élément du Shadow IT comme une opportunité. Essayez de comprendre pourquoi l’utilisateur a eu besoin de trouver une solution seul : a-t-il formulé une demande auprès de la DSI ? Si oui, pourquoi a-t-elle été refusée ?
• Enfin, l’approche la plus ultime est de raisonner autrement : lorsque l’on crée du shadow IT, ne crée-t-on pas de la data, donc potentiellement de la valeur ? La DSI, dans cette optique, aidera donc les utilisateurs en analysant la solution trouvée : peut-elle être améliorée ? Peut-on l’utiliser pour d’autres services de l’entreprise ?

L’idée de ces approches est non pas de vouloir supprimer le shadow IT mais plutôt l’encadrer et d’en tirer de la valeur pour l’entreprise. L’objectif de la DSI est de mettre à disposition tous les outils dont les métiers ont besoin, tout en restant ouverte aux différentes opportunités. Encouragez donc vos collaborateurs à vous informer dès qu’ils utilisent une nouvelle application ou un nouveau logiciel, afin de pouvoir contrôler et valoriser la data plus facilement.

Et pour Excel, que faites-vous ?

Dans le coeur du shadow IT, se trouve évidemment Excel et, pour les métiers, il semble difficile de s’en passer aujourd’hui. En effet, ce logiciel est un véritable couteau suisse : universel, proposant une multitude de fonctionnalités et permettant de consolider de nombreuses données de manière facile et rapide.

Excel est donc utilisé par tous les départements de l’entreprise, qui poussent plus ou moins loin son utilisation en fonction de leurs besoins. Prenons un exemple simple. Votre service marketing a besoin d’un outil de reporting, or il pense que la DSI n’aura pas le temps, ni le budget nécessaire pour répondre à sa demande. Il pense également que son besoin est circonscrit et qu’il ne justifie pas un achat d’outil. Le responsable marketing utilisera donc Excel pour créer un fichier à faire compléter par les différentes entités, puis un autre pour compiler toutes les données ainsi collectées et construire ses graphiques et analyses. De la data sera donc créée, diffusée, modifiée, mais non contrôlée, et non exploitable par les autres services, car non intégrée au SI.

Pourtant, même les processus Excel peuvent être domptés et sortir du shadow IT. Une solution comme Gathering Tools permettra de convertir ces processus en workflows sécurisés. Et ce, de manière totalement transparente pour vos utilisateurs, qui retrouveront l’apparence, les formules et toutes les fonctionnalités de leurs classeurs, sans plus utiliser Excel.

Surtout, vous aurez rendu leurs données plus fiables, plus sécurisées et exploitables par toute l’entreprise en les synchronisant à votre Système d’Informations. Ainsi, vous donnez à tous les métiers l’opportunité de valoriser leurs compétences et l’investissement que représente la création de leurs classeurs Excel en les remplaçant par un logiciel en tout point similaire mais assurant fiabilité et sécurisation des données.

Avec l’émergence des futures générations qui arrivent sur le marché du travail et qui ont grandi dans un monde digitalisé, où tout va vite, le shadow IT est inévitable. Plutôt que de tenter de lutter contre son existence, ou de simplement l’ignorer, pourquoi ne pas le considérer comme une opportunité de créer de la valeur ? Encore faut-il disposer des outils pour le faire. Dorénavant, vous connaissez celui qui vous permettra de maîtriser et tirer profit de la principale composante du shadow IT : Excel.

* http://blogs.cisco.com/datacenter/shadow-it-you-cant-manage-what-you-cant-see

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