Les salariés sont de plus en plus mobiles dans les entreprises de nos jours. Que ce soit au travers du développement du télétravail ou tout simplement car leurs fonctions exigent des déplacements courants, ils ont besoin d’outils qui leur permettent de travailler efficacement peu importe la situation. L’avènement du Cloud et des solutions SaaS vont évidemment dans ce sens. Toutefois, en ce qui concerne la collecte de données en situation de mobilité, la situation est plus contrastée.
État des lieux et propositions de pistes d’amélioration dans ce billet.
La collecte des données en situation de mobilité : des progrès à faire
La collecte de données est une problématique fondamentale au sein des entreprises, et notamment dans les grands groupes où le nombre de filiales peut être important. Sans même aborder la mobilité, il reste déjà une grande marge de progrès. La plupart des données métiers sont encore collectées avec des fichiers type Excel, comme le prouvent nos différents témoignages clients. Les problèmes de sécurité et de qualité de données liés à leur utilisation ne sont plus à prouver… Bien évidemment, si l’on ajoute une situation de mobilité, la problématique tend à se renforcer car l’on accroît encore les risques de fuites de données avec la perte d’un terminal par exemple.
La fiabilité des données collectées en situation de mobilité peut également être clairement remise en cause. En effet, même si les fichiers utilisés sont extrêmement bien construits, il est tout à fait possible qu’après avoir collecté les données nécessaires sur le terrain, le salarié soit amené à les ressaisir. Et, nous ne le savons que trop bien, ressaisie rime souvent avec erreur : d’après le CXP, 5 % des données saisies dans une entreprise sont erronées. Cependant, comment détecter une erreur de saisie dans un processus liant des dizaines de classeurs Excel comprenant chacun des milliers de données ?
Collecter des données hétérogènes sur le terrain : un défi insurmontable ?
Comme nous l’avons dit, collecter des données en situation de mobilité est une tâche complexe et incertaine. Si les données sont, en plus de cela, très hétérogènes (unités de mesures ou devises différentes), cela ne fait que complexifier le processus. Prenons l’exemple d’un directeur de centre commercial (présenté par Solution B.I lors de notre club utilisateur de janvier 2018). Pour réaliser des statistiques correctes sur les performances de son entreprise, il doit collecter auprès de chaque enseigne des données telles que l’affluence, le CA, le bénéfice, etc. Malheureusement, les fichiers qui lui seront transmis par les enseignes peuvent être très différents, malgré les précautions pour verrouiller au maximum le format. S’en suivent alors de longues heures d’agrégation et toutes les possibilités d’erreurs qui vont avec.
Notre partenaire, bien au fait de cette problématique, a donc développé une application spécifique, “OptiMall”. Cette solution de Business Intelligence dédiée aux gestionnaires et propriétaires de centres commerciaux s’appuie notamment sur le module GTAnswer de Gathering Tools pour saisir et transférer en temps réel des formulaires type Excel sur iPad de manière complètement sécurisée. Bien évidemment la fiabilité des données est elle aussi drastiquement renforcée grâce aux différents workflows de validation mis en place lors du paramétrage du logiciel Gathering Tools.
La nécessité d’une solution en adéquation avec les besoins métiers et la DSI
L’exemple précédemment présenté est, bien sûr, très spécifique. Cependant il prouve bien qu’avec des solutions adaptées, il est tout à fait possible de lever les principales contraintes liées à la collecte de données en mobilité. En entreprise, la DSI peut donc proposer aux départements commercial, marketing, logistique etc. une solution totalement en adéquation avec leurs besoins. Bien sûr, il n’est pas obligatoire de passer par des solutions globales telle qu’”OptiMall”. Le logiciel Gathering Tools peut tout à fait fonctionner en parfaite autonomie.
Les salariés seront donc désormais en mesure, grâce à l’application “GTAnswer”, de collecter des données terrains totalement hétérogènes via des formulaires type Excel. Le tout, sur Pc, Mac ou iPad et quelle que soit la qualité du réseau, avec au rendez-vous sécurité et fiabilité des données !
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