Les solutions d’EPM ont tout pour séduire les directions financières et les contrôleurs de gestion : des fonctions métier (simulations, analyses d’écarts, allocations,…), adossées à un référentiel de données, une collecte et des flux de données sécurisés… Dans une PME ou une ETI, basculer vers un outil de ce type à partir d’un existant “maison” basé sur des processus Excel, demande toutefois une réflexion approfondie, et a minima une étude de retour sur investissement.
Un EPM, à quel coût ?
Comme tout projet informatique, la mise en oeuvre d’un EPM entraîne un certain nombre de coûts. Certains sont très directs : la facture des licences logicielles ou du service (SaaS) grimpe vite avec le nombre d’utilisateurs. Ces derniers peuvent être nombreux, même dans une PME/ETI, où les données sont saisies directement par des opérationnels (logistique, production, RH…) sans pré-consolidation par un contrôleur de gestion dédié à leur entité. À ces dépenses, on ajoutera bien sûr le support, l’assistance technique et l’incontournable formation des personnels impactés.
L’autre gros poste de dépenses viendra de la migration des processus Excel vers l’EPM. Les équipes en charge de la planification budgétaire et du contrôle devront modéliser leur organisation dans le nouvel outil, porter leur formulaires ou réécrire leurs règles de simulation, d’allocation, etc. Ceci pourra nécessiter des workshops avec des spécialistes informatiques, sur des aspects fonctionnels et techniques, afin que l’EPM s’interface avec les autres progiciels de gestion de l’entreprise – son ERP notamment. Au passage, les “actifs” Excel existants – investissement dans les processus basés sur des feuilles de calcul, ainsi que toute l’expertise qui s’y trouvait consignée – seront perdus.
Les lourdeurs d’un EPM surdimensionné
Dans les grandes entreprises, les solutions d’EPM s’imposent car elles permettent de piloter la performance financière d’organisations complexes, avec des structures de coûts et des règles de consolidation complexes. En PME ou ETI, en dessous de 1000 salariés, la planification stratégique et le contrôle de gestion ne nécessitent pas un tel éventail de possibilités.
Si l’on fait le choix d’un EPM très intégré, l’outil risque d’introduire certaines rigidités dans la gestion du référentiel ou l’évolution des modèles multidimensionnels de données. La PME ou l’ETI perdra en flexibilité, là où ses processus Excel accompagnaient sa croissance avec agilité. Elle risque même de s’en remettre à nouveau à Excel si son référentiel devient un facteur de rigidité.
Si l’entreprise s’oriente davantage vers un EPM de type “boîte à outils”, elle pourra peut-être adapter la solution à ses besoins. Mais cela se fera au prix d’un investissement constant en développement, à des coûts peu maîtrisables. Or les contrôleurs de gestion aspirent plutôt à se concentrer sur leurs missions de pilotage stratégique et d’analyse…
Investir dans un outil sécurisant les processus Excel
Ajoutons à cela que l’arrivée d’un EPM ne sonnera pas le glas d’Excel, contrairement à ce que prétendent les fournisseurs (tout en offrant des plug-in Excel). En pratique, certains utilisateurs continueront à effectuer des calculs ou de la collecte d’information avec leur tableur, avant de transférer leurs données dans l’EPM. (Histoire, en outre, de rationaliser le nombre de licences.) D’autres extrairont des données de l’EPM pour faire des analyses ad-hoc ou du reporting spécifique avec les fonctions graphiques de leur tableur favori.
Pour fiabiliser la qualité de leurs données, les contrôleurs de gestion d’une PME ou ETI disposent d’une alternative au déploiement d’un EPM : sécuriser les processus Excel existants. Gathering Tools permet ainsi de convertir les feuilles de calcul en documents structurés, avec une interface utilisateur semblable. L’outil automatise le workflow de consolidation, avec une gestion des versions et un suivi des validations. Les données sont synchronisées avec le système central.
Les équipes du contrôle de gestion de Kiloutou ont ainsi sécurisé en souplesse la collecte et la qualité de leur données de suivi budgétaire, sans avoir à redévelopper tableaux et règles de gestion. Elles ont ainsi évité d’avoir à repartir d’une feuille blanche avec un nouvel outil. Pour découvrir tous les avantages de Gathering Tools pour le contrôle de gestion en PME / ETI, contactez-nous.
