Le processus budgétaire est un véritable outil de pilotage et de management. Il garantit une meilleure visibilité sur la performance. Cependant, tel qu’il est mené, il fait parfois débat. Pour quelles raisons ? Lourdeur, coût, absence de flexibilité, délai… Par certains aspects, le processus réduit la capacité de réaction des entreprises, qui ont pourtant besoin de s’adapter plus vite et plus efficacement aux changements brutaux des marchés. Se posent alors les questions suivantes : comment repenser le processus plan-budget et comment l’optimiser ?
La planification budgétaire : un processus central et à forts enjeux
Le budget est le tableau de bord du contrôleur de gestion de l’entreprise (et des dirigeants, au premier rang desquels le directeur financier). Il permet de définir les objectifs annuels, de prendre les décisions adéquates, de piloter l’activité et de simuler différents scenarii pour obtenir une vision d’avenir. C’est pourquoi on lui attribue bien souvent les fonctions élargies de contrôle, coordination, évaluation…
Le processus de planification budgétaire est la préparation de ce budget, basée sur les besoins de chaque métier, leurs objectifs et leurs premières prévisions. En quelques mots, c’est la planification à plus ou moins long terme, de l’ensemble des recettes et dépenses prévues sur une période donnée.
Pour réussir cet exercice, il est nécessaire de disposer de nombreuses données issues du terrain. Leur fiabilité, leur pertinence et leur mise à jour doivent être optimales pour avoir un budget de qualité permettant des décisions bien plus efficaces et avisées.
Des axes d’amélioration concrets à considérer
Le processus de planification budgétaire se révèle bien souvent complexe. La collecte des données est longue et fastidieuse : contacter les différents responsables métier concernés et les filiales, vérifier la cohérence des données, les consolider pour ensuite construire le budget, avant de l’analyser.
Cette étape peut d’ores et déjà être optimisée. Comment ? En homogénéisant les processus, en formalisant la collecte des données et avec des outils dédiés pour faciliter l’application des règles de saisie et de remontée de données par tous les acteurs concernés. Le nombre de fichiers échangés, et l’accumulation de leurs différentes versions peuvent ainsi être réduits. Tout comme les échanges de mail : ainsi, en automatisant l’envoi de rappel, de notifications, vous gagnez en temps et en productivité.
Il est également primordial d’améliorer la sécurité et la fiabilité des data. Comment ? En ne pariant pas uniquement sur les tableurs Excel, mais en optant pour une solution qui propose un historique et une sécurisation maximum en stockant les données budgétaires dans le SI de l’entreprise dès leur collecte. De plus, l’automatisation de certains contrôles permet de réduire l’intervention humaine, donc le risque d’erreur.
Gathering Tools pour améliorer la qualité des données
Pour aller vers toujours plus de prédictif, pour accélérer des cycles d’analyse, il est nécessaire de disposer de données très qualifiées, mises à jour régulièrement et sécurisées. Ce qui n’est pas toujours garanti avec les tableurs Excel, les saisies manuelles et les outils traditionnels à disposition des services financiers.
Par ailleurs, certains processus imposent la collecte de données très précises, à un grain tellement fin qu’il est parfois inévitable d’utiliser Excel. C’est par exemple le cas de la Direction Ingénierie et Projets Nouveau Nucléaire (DIPNN) d’EDF : chaque enquête budgétaire étant unique, les logiciels de contrôle de gestion ne peuvent pas toujours s’adapter. Il était donc nécessaire de disposer d’une solution agile, permettant de gérer de 2 000 à 4 000 lignes de données, agrégées ou éclatées en mailles fines, et de s’adapter à chaque requête (format, base de données, périodicité, organisation…). Excel s’est révélé l’outil idéal au premier abord. Mais il a rapidement montré ses limites : fichiers trop lourds, difficiles à contrôler, travail chronophage… C’est dans ce contexte que l’utilisation de Gathering Tools a pris tout son sens : capter la donnée qui échappe au cadre classique des outils de gestion budgétaire, tout en mettant en place des contrôles de cohérence stricts. Le tout, en gardant une agilité optimale, véritable prérequis pour ces processus de prévisions annuelles et pluriannuelles.
Avec Gathering Tools, les contrôleurs de gestion vont pouvoir bâtir des modèles de documents de collecte identiques à ceux gérés avec Excel, et définir quelles données leur sont nécessaires. Chaque responsable métier ou correspondant dans une filiale pourra alors l’alimenter avec ses data utiles, et ne pourra modifier que ces dernières. La solution Gathering Tools permet de contrôler la transmission des données, en alertant si des informations ne correspondent pas aux règles établies. Les modifications sont automatiquement enregistrées et consultables, les métiers ne peuvent saisir que ce qui les concerne. Le contrôleur de gestion doit ensuite assurer le suivi, la validation et la consolidation des informations, garantissant ainsi la fiabilité du processus.
Force est de constater qu’Excel demeure aujourd’hui LE tableur privilégié dans le processus de planification budgétaire. Mais, il n’est pas à la hauteur d’un processus aussi stratégique et complexe en termes de traçabilité, de fiabilité et de qualité de données. Cependant, il existe une alternative qui ne perturbera pas vos collaborateurs et leurs méthodes de travail : Gathering Tools. Plus structurante et sécurisée, elle pallie les limites de votre tableur préféré et garantit ainsi un pilotage de la planification budgétaire sans faille.
