Comme Excel, les documents GT peuvent contenir 255 onglets, chaque onglet pouvant contenir 4095 colonnes et 1 048 575 lignes. Le volume de données que peut contenir un document est donc identique.

Pour autant, dans le cadre d’un processus de collecte et d’analyse de données, Gathering Tools va se révéler bien plus efficace qu’Excel sur les gros volumes de données :

• Les documents GT sont automatiquement « découpés » lors de leur publication. Ainsi, chaque utilisateur recevra un document ne contenant que les données de son périmètre : il n’est plus nécessaire de copier la totalité du référentiel dans tous les documents.
• De plus, l’archivage des données ne se fait plus dans des classeurs Excel mais dans une base de données, dont la capacité est virtuellement illimitée (524 Petabytes pour la version Standard de SQL Server)