« Gathering Tools, outil de la DRH de l’Etat »
Par Jean-Eric Thomas, Responsable informatique du département des études et des statistiques
La Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP) est une direction d’Etat-major interministérielle rattachée au ministère de la décentralisation et de la fonction publique. A côté des missions juridiques garantissant la cohérence statutaire et l’unité de la fonction publique, la DGAFP a fortement développé son rôle de DRH groupe de l’Etat employeur en développant ses fonctions de pilotage et d’animation à l’échelon interministériel et inter-fonctions publiques. La DGAFP inscrit la rénovation de la gestion des ressources humaines autour de quatre métiers :
- l’expertise de nature juridique, normative, méthodologique et statistique
- l’animation interministérielle RH
- la conduite du dialogue social
- la communication/diffusion axée sur la gouvernance RH
Le Choix de Gathering Tools
La DGAFP dispose d’un service de production de statistiques qui s’appuie, pour partie, sur des données disponibles (par exemple issues des fichiers de paie) et qui, le cas échéant, organise des collectes de données afin de produire les indicateurs de performance qui nous sont demandés. C’est dans ce cadre que l’outil Gathering Tools fut choisi à l’issue d’un appel d’offres lancé en 2012.
Mise en place et gains obtenus
Nous avons formé deux développeurs à l’outil et aujourd’hui, Gathering Tools est utilisé pour collecter les données les plus diverses : résultats des élections professionnelles, enquêtes concernant les concours de la fonction publique, ainsi qu’un certain nombre de collectes ponctuelles.
Auparavant, nos collectes de données étaient principalement développées à l’aide de classeurs Excel contenant des macros. Gathering Tools a permis de reproduire l’apparence et les fonctionnalités de nos documents Excel mais en apportant toute l’automatisation qui auparavant nécessitait l’écriture de code VBA. Ainsi, la diffusion, les relances, les contrôles de cohérence et l’intégration des données dans notre base sont automatisés et il est très simple de connaitre à tout moment le statut d’avancement d’une campagne. Enfin, l’outil nous permet de mettre à jour et de diffuser des tableaux de bord directement au format Excel ce qui est très apprécié de nos contributeurs.
Nos besoins en matière de collecte sont finalement assez simples et l’utilisation de l’outil ne nous pose aucun problème particulier. La cas échéant, le support de l’éditeur s’est toujours montré très réactif et compétent.