Quand la technologie renforce la proximité entre IT et métiers.

Par Frederic Gaudin, Responsable domaines Fonctionnels Sales & Marketing, Adidas France.

Bonjour M.Gaudin, pouvez-vous nous décrire brièvement votre fonction et nous expliquer dans quel contexte Adidas s’est doté de la solution Gathering Tools ?

Bien volontiers, mais afin de décrire ma fonction et ma position dans l’IT du groupe, je voudrais tout d’abord souligner qu’Adidas est une entreprise tournée vers le digital. C’est l’un de nos axes stratégiques. Et pour l’implémenter, le groupe dispose d’une informatique à 3 niveaux :

• L’IT Groupe, qui gère l’ERP et un certain nombre de solutions transversales
• Les Marchés, qui possèdent une délégation IT apte à rechercher et proposer des solutions adaptées aux spécificités locales
• Les pays, qui sont en relation directe avec les utilisateurs.

Officiellement, nous faisons tous partie d’une seule entité IT mais dans les faits, cette stratification nous permet de combiner les bénéfices d’une vision à long terme et la possibilité de définir des axes d’amélioration et de tester des solutions au plus près du terrain. Pour ce qui me concerne, je travaille comme responsable des domaines fonctionnels Commerce et Marketing au sein d’Adidas France, et au niveau Marché, nous travaillons en étroite collaboration avec l’IT Europe.

Parlons maintenant de notre rencontre avec l’outil Gathering Tools. En 2011, Adidas recherchait un outil sur un besoin très précis : le forecast commercial. Il s’agit, pour nous, d’un processus important qui permet de collecter auprès de nos responsables commerciaux de nombreuses prévisions sur des indicateurs business de premier plan (commandes, retards, factures, etc.). Ce processus était jusqu’alors basés sur des échanges de classeurs Excel mis à disposition au sein d’un partage réseau. Cette solution était peu pratique car, pour garder un cout de maintenance raisonnable, l’information n’était pas répartie, de sorte que tous les commerciaux voyaient toutes les données. De plus il n’y avait pas de moyen simple de s’assurer que tous les utilisateurs avaient bien complété leur partie. Enfin, c’était un processus fragile : le contrôle de gestion n’était jamais à l’abri d’une erreur ou d’une mauvaise manipulation de fichier. Ils nous avaient donc formulé cette problématique et nous avions rapidement défini les grandes lignes de la solution que nous cherchions :

• L’outil devait répondre au besoin métier de la façon la plus complète possible, ce qui signifie qu’au-delà de ses fonctionnalités, il devait pouvoir être appréhendé par nos commerciaux sans aucune formation et se rapprocher autant que faire se pouvait de l’apparence et des fonctions du tableur qu’il s’agissait de remplacer
• L’outil devait pouvoir fonctionner en mode déconnecté, car nos commerciaux sont nomades et doivent pouvoir travailler là où ils se trouvent.
• L’outil devait pouvoir être intégré à notre Système d’Information, les données collectées devaient pouvoir être facilement restituées à l’aide de nos solutions décisionnelles.
• Enfin, l’outil devait pouvoir démontrer une véritable compétitivité économique vis-à-vis d’un développement spécifique – que nous étions parfaitement en capacité de réaliser. En effet, nous savions que d’autres besoins similaires existaient. Au final, nous cherchions d’avantage une plateforme qu’une solution métier

Et c’est à ce moment que vous avez été contacté par la société éditant Gathering Tools ?

En réalité, c’est nous qui les avons découverts, via une simple recherche sur le web. Leur équipe d’avant-vente est venue dans nos locaux de Strasbourg nous faire une démonstration du produit, qui nous a suffisamment enthousiasmés pour que nous souhaitions aller plus loin.

Quels sont les points qui vous avaient séduits ?

Le concept global nous semblait très prometteur : la capacité de l’outil à reproduire l’apparence et les fonctionnalités du classeur Excel nous laissaient espérer des coûts de développement très faibles et une large adhésion du métier. D’un point de vue technique, la capacité de l’outil à s’intégrer à notre SI décisionnel et le travail en mode déconnecté étaient également au rendez-vous… L’outil semblait « cocher toutes les cases ». Ensuite, une démo reste une démo, c’est pourquoi nous avons immédiatement demandé à réaliser un POC, afin de confirmer ces bonnes premières impressions !

Et qui a réalisé ce POC : votre équipe ou intégrateur ?

Nous savions que plusieurs intégrateurs avec qui nous travaillions déjà supportaient la technologie, ce qui était un bon point. Toutefois, et afin d’aller au plus vite, nous avons demandé à l’éditeur de réaliser le POC. Celui-ci s’est parfaitement bien déroulé, et la solution a été déployée. Notre IT a été formée afin que nous puissions maintenir ce projet, et en créer d’autres au fur et à mesure que les besoins se manifesteraient.

C’était en 2011… Une véritable éternité dans l’univers IT. Où en est ce projet aujourd’hui ?

Il tourne toujours ! Nous avons évidemment mis à jour la solution en fonction des nouveautés que l’éditeur implémentait au fur et à mesure des versions, et nous avons fait évoluer le projet lorsque le business le demandait mais globalement, il est en condition opérationnelle depuis son déploiement.

Avec un si long retour d’expérience, que pouvez-vous nous dire des bénéfices engendrés par la solution ?

Les bénéfices se situent à plusieurs niveaux :

• Pour nos interlocuteurs, les responsables commerciaux, le projet a été très bien accepté avant car il n’occasionnait pas de surcharge de travail par rapport à l’ancien processus Excel. De plus, ils ont immédiatement pu constater les nouvelles possibilités offertes. Par exemple, la gestion des versions était, avec Excel un véritable problème alors qu’elle est dorénavant totalement automatisée. Enfin, tout le système de notifications automatiques pour les mises à disposition de formulaires, les accusés de réception… Ce sont des petites choses qui améliorent très substantiellement le confort d’utilisation. Par ailleurs, l’outil nous permettait de transmettre à chaque responsable un formulaire ne contenant que les données de son périmètre, ce qui était bénéfique pour toutes les parties.
• Pour le contrôle de gestion, la solution a généré un gain de temps évident, et immédiatement mesurable : auparavant, le processus de collecte et de consolidation des données occupait 5 jours tous les mois. Aujourd’hui, la charge de gestion (tests préalables, gestion du workflow…) est estimée à environ une journée par mois! Le gain n’est pas seulement dû à l’automatisation qu’offre l’outil mais également à l’amélioration de la qualité des données : grâce aux règles de gestion que nous avons pu créer, les commerciaux ne peuvent pas nous transmettre de données qui seraient incomplètes ou incohérentes, cela diminue drastiquement le nombre d’itérations nécessaires à l’obtention des données : nous avons des données de meilleure qualité et obtenues plus rapidement.
• Enfin, pour l’IT, l’outil est un véritable facilitateur. Comme je l’ai déjà dit, il s’intègre directement à notre environnement décisionnel. Dans notre cas, les données sont déversées dans notre Datewarehouse Oracle puis restituées sous BusinessObjects : pour nous Gathering Tools est autant un outil de collecte qu’un outil d’intégration. Et la facilité avec laquelle se réalise cette intégration bi-directionnelle (SI -> Formulaires puis Formulaires -> SI) est pour nous un gain important. Très concrètement, nous avons les outils et les compétences pour réaliser des formulaires Web, mais si nous devions réaliser le même niveau d’intégration entre des formulaires Web et notre Datawarehouse, le coût serait bien plus élevé, sans aucun gain business supplémentaire.

Ceci dit, vous avez changé de paradigme car, contrairement à l’ancien processus Excel, la solution est dorénavant administrée par l’IT. Cela n’a-t-il pas créé des réticences avec le contrôle de gestion ? N’ont-ils pas eu le sentiment d’être dépossédé de leur projet ?

Non, et c’est là que le concept de Gathering Tools est « smart ». Concrètement, un projet démarre d’un classeur Excel, que le métier construit à sa guise, sans limite de taille ou de fonctionnalité, et qui sert en quelque sorte de cahier des charges fonctionnel. L’IT, c’est vrai, gère la conversion de ce document au format Gathering Tools et surtout s’occupe de structurer ses données et de paramétrer toutes les transactions permettant de les synchroniser au SI. Mais cette partie, essentielle au bon fonctionnement du projet, n’est pas celle qui intéresse le métier. Ce qu’il souhaite, c’est que son cahier des charges soit fidèlement respecté et que les délais soient courts. Hors c’est justement ce que lui offre Gathering Tools : reproduire, quasi au pixel près son document Excel. Hors tout ce que l’outil peut récupérer de formules de calcul, graphiques, mises en forme diverses et règles de gestion, tout cela est autant de spécification en moins, de développement en moins, et de test en moins. Nous pouvons donc garantir à l’utilisateur que le projet réalisera très exactement ce qu’il souhaite et que le projet sera mis en production plus rapidement que s’il devait le réaliser avec Excel, sans parler de toutes les fonctionnalités supplémentaires que l’outil apporte.

J’insiste sur ce point car, comme je l’expliquais en introduction, Adidas est un groupe tourné vers le digital et la proximité entre l’IT et les métiers est un élément essentiel de notre stratégie. Et de ce fait, Gathering Tools s’inscrit pleinement dans notre démarche.

Vous disiez que, lors du choix de l’outil, il était probable que d’autres projets soient mis en œuvre : qu’en est-il aujourd’hui ?

Nous avons effectivement créé d’autres projets. Par exemple, la finance nous a demandé de porter sous Gathering Tools un processus de gestion des objectifs. A la demande du contrôle de gestion, nous avons également réalisé un projet de simulation des conditions commerciales. Tous ces projets ont donné satisfaction et sont toujours en production.

Pour terminer, comment voyez-vous l’avenir de Gathering Tools dans votre système d’information ?

Je crois que la solution a encore un bel avenir chez Adidas, mais peut-être avec un périmètre différent. Initialement, nous avons positionné cette solution comme une brique technique permettant de mettre en place des collectes de données dans une optique de gestion. Mais encore une fois, notre stratégie est d’aller toujours plus vers la digitalisation, ce qui suppose d’autres usages. Et je crois que l’éditeur de la solution est également sur cette ligne, et que des annonces en ce sens seront faites lors du prochain Club Utilisateurs… Que j’attends avec impatience !