La mission : outiller le reporting environnemental
La recherche d’un outil pour la réalisation du reporting environnemental a été une de mes premières missions chez VINCI Construction France. Cela faisait suite à la mise œuvre de la loi de 2010 sur les Nouvelles Régulations Economiques (NRE) appliquées aux sociétés cotées et notamment l’article 116. Celui-ci stipule principalement deux exigences :
- Faire figurer dans le rapport annuel remis aux actionnaires des informations sur la manière dont la société prend en compte les impacts sociaux et environnementaux de son activité ainsi que sur ses engagements sociétaux en faveur du développement durable.
- Ces informations doivent faire l’objet d’une vérification par un organisme tiers indépendant.
Le groupe n’avait pas attendu la publication de la loi pour mettre en œuvre une publication d’indicateurs environnementaux et une méthodologie de collecte auprès de ses 9000 chantiers et sites fixes. En revanche il restait à automatiser et fiabiliser ce processus, le rendre pleinement auditable et limiter son coût de maintenance.
Notre contexte, nos alternatives
Le processus s’appuyait sur un formulaire réalisé avec Excel. Concrètement, un modèle de fichier Excel servait de support de collecte et était transmis aux 34 animateurs Qualité Sécurité Environnement (QSE) répartis sur le territoire afin qu’ils saisissent leurs indicateurs locaux, puis un autre modèle Excel servait à consolider les données issues de ces 34 fichiers. Le processus avait été testé en 2008 et 2009 et il s’était révélé pleinement satisfaisant dans sa conception. En revanche, la charge de travail occasionnée était importante car il pouvait arriver que certains animateurs ne nous renvoient pas leurs données dans les temps, ou bien nous renvoient des informations incomplètes ou non conformes. Au siège, l’équipe avait utilisé au maximum les possibilités d’Excel pour sécuriser les données (validation de types, alertes graphiques…) mais cela n’empêchait pas les erreurs de saisie et il nous apparaissait clairement que nous devions réaliser un travail de sensibilisation auprès de nos animateurs afin qu’ils ne considèrent pas ce processus comme une charge de travail supplémentaire au seul bénéfice du siège, mais bien comme une création de valeur dont tout le groupe pourrait profiter.
En mai 2010, lors de mon arrivée dans le groupe, nous avons réfléchi aux différentes possibilités qui s’offraient à nous :
- Notre Direction Informatique s’est montrée force de proposition et nous a offert de réaliser pour nous un développement spécifique, mais nous n’avons pas retenu cette option car nos délais étaient trop courts
- Nous avons également considéré les outils du marché spécialisés dans la gestion QSE. Tous ces outils pouvaient répondre à notre besoin mais ils nous semblaient surdimensionnés pour notre projet. Et surtout, faire un tel choix nous aurait de fait obligés à abandonner tout l’investissement de conception que nous avions réalisé dans notre processus : il aurait fallu tout reconstruire.
Le choix de Gathering Tools
Cette phase d’investigation nous a fait réaliser à quel point le travail que nous avions effectué correspondait à nos attentes. Les problèmes que nous rencontrions étaient dus aux lacunes d’Excel mais le matériel de données, de formules de calcul, de graphiques, de règles de gestion… Tout ce que nous avions créé était conforme à nos objectifs.
C’est alors que j’ai entendu parler de Gathering Tools. Cela s’est fait de façon fortuite : c’est notre directeur comptable et financier qui m’a suggéré de jeter un œil à cette solution. J’ai alors contacté la société Calame Software, qui édite le produit, et ils sont venus nous faire une démonstration. Leur discours semblait totalement en phase avec notre projet : leur grande idée était que bien souvent, quand une direction fonctionnelle souhaite mettre un projet en production, c’est Excel qui sert de cahier des charges. Nous ne pouvions que nous reconnaitre dans ce contexte !
Nous avons demandé à l’éditeur de réaliser un prototype et celui-ci nous a permis de constater les bénéfices que Gathering Tools pouvait nous apporter :
- Nos documents Excel, convertis au format Gathering Tools, étaient parfaitement identiques aux documents d’origine : mise en forme, règles de gestion, formules, tout y était.
- Gathering Tools permettait d’ajouter les fonctions de sécurité qui nous manquaient : certaines cellules devaient obligatoirement être saisies, et nos règles de gestion Excel pouvaient empêcher la transmission des données si leur résultat était non conforme à nos attentes.
- Surtout, Gathering Tools comporte un module de gestion de flux, permettant de diffuser automatiquement à nos animateurs les documents pré-remplis des données correspondant à leur périmètre, de consulter en temps réel l’état d’avancement du processus, de gérer les relances, les versions, de mettre en place un workflow de validation… Tout ce qui manquait à Excel !
- Enfin, l’outil permet de générer des tableaux de bord, au format Excel, à l’aide des données collectées ou provenant de notre système d’information et là, encore, les modèles de tableaux de bord sont définis à l’aide de nos classeurs Excel.
A l’issue du prototype, la conclusion s’imposait : au-delà des fonctionnalités techniques de l’outil, Gathering Tools était La solution qui nous permettait de conserver tout l’investissement que nous avions réalisé ! Il était évident que nous allions pouvoir tenir nos délais et surtout, que cette solution, qui reproduisait à l’identique nos documents Excel, n’occasionnait pas un risque de changement pour nos animateurs : nous avons rapidement contractualisé avec l’éditeur.
Un projet rapide, conforme à nos attentes
Comme nous avions décidé de ne pas nous investir techniquement dans la mise en production, nous nous sommes tournés, sur les conseils de l’éditeur, vers une société d’intégration. Nous avons choisi la société Cogiteam, qui a mis à notre disposition un consultant connaissant parfaitement bien le produit.
L’intégration proprement dite a été très rapide : notre support informatique interne a mis à notre disposition un serveur applicatif ainsi qu’un accès à une base de données après quoi le consultant a réalisé le projet sur la base de nos classeurs Excel et des spécifications que nous avons fournies en matière de workflow. Deux mois après, nous avons communiqué sur le nouvel outil auprès des animateurs QSE et le projet était en production en septembre, sans surprise. En réalité, l’essentiel de mon travail a consisté à tester les éléments livrés par l’intégrateur. A l’heure actuelle, je me préoccupe surtout de l’animation du réseau : m’assurer que chaque entité fournit ses données dans les temps et valider les données. Il peut m’arriver de laisser passer de petites erreurs qui seront relevées par les commissaires aux comptes, dans ce cas, Gathering Tools me permet d’invalider et de demander à l’animateur une correction, et chaque étape du processus est enregistrée dans l’outil, ce qui permet à la fois d’avoir une vue d’ensemble mais aussi d’assurer la traçabilité de chaque information.
| Par rapport au périmètre initial, nous avons pu profiter des fonctionnalités de Gathering Tools pour produire à l’attention de chacune de nos entités régionales des tableaux de bord Excel (évolutions d’indicateurs, calcul des émissions de gaz à effet de serre…)Dans les faits, cela équilibre la relation : nous leur demandons de fournir des données, mais en échange, nous les alimentons en information à forte valeur ajoutée |  |
| Exemple de restitution générée par Gathering Tools et transmise aux animateurs QSE |
Bilan et perspectives
Aujourd’hui, nous sommes toujours aussi satisfaits. Le projet évolue chaque année et le processus est pour nous bien rodé : nous modifions nos classeurs Excel et nous les transmettons à l’intégrateur qui implémente nos demandes, tout cela est très rapide.
Quand je replace le projet en perspective, par rapport aux différentes options techniques qui se présentaient à nous lors de mon arrivée dans le groupe, je pense qu’une des principales qualités de Gathering Tools est sa légèreté. Cela se manifeste notamment dans le choix qu’ont mis en œuvre certaines de nos entités de déléguer leurs formulaires à des entreprises externes qu’elles ont choisies et ces dernières peuvent fournir leurs données et les transmettre, nous n’avons plus ensuite qu’à les valider. Dans le même ordre d’idées, notre structure évolue régulièrement : des entités se créent, d’autres fusionnent, les correspondants changent… Et notre annuaire d’entreprise implémente ces changements avec un petit délai. Mais avec Gathering Tools, je peux maintenir mon référentiel comme je l’entends. Cela montre bien qu’il est possible de concilier souplesse d’utilisation et sécurité.
Nous avons certaines idées pour faire encore progresser notre projet. Nous pourrions interfacer Gathering Tools avec notre outil de comptabilité pour gagner en automatisation et donc en rapidité sur certains reportings.
Peut-être en parlerai-je à l’éditeur lors du prochain Club Utilisateurs ?
