“Je voudrais ventiler des données selon les profils des contributeurs, mais avec Excel ce sera trop cher à maintenir… ” “Comment je peux m’assurer que tous les chefs de projet ont bien saisi leurs données budgétaires dans Excel ? C’est un vrai casse-tête” “Je viens de perdre des jours de travail à cause d’une mauvaise manipulation d’un de mes collègues sur mon fichier Excel…”
Ces phrases, vous les avez certainement déjà prononcées ou entendues, Excel étant un incontournable dans la très grande majorité des entreprises françaises. Peut-être même qu’en tant qu’utilisateur métier ou de l’informatique, Excel a pu à un moment devenir votre bête noire, car le tableur est presque toujours synonyme de mauvaises nouvelles. Pourtant, malgré ce que vous pouvez croire, vous avez les moyens de résoudre facilement les problèmes liés à la collecte de données sur tableur, avec un outil nommé Gathering Tools !
Voici quelques conseils pour reconnaître les symptômes à traiter en priorité avec GT pour un ROI rapide et des utilisateurs finaux satisfaits.
Excel est trop lent
“Nous sommes repartis d’une feuille blanche avec Excel, choisi pour sa souplesse et son agilité. Très vite, nous avons rencontré des difficultés : fichiers trop lourds, difficiles à manipuler, avec des temps de contrôle de cohérence et de calculs exponentiels. ” Extrait du témoignage de la DIPNN d’EDF.
Un grand classique, la lenteur des processus Excel développés pendant des années grâce à l’expertise de métiers spécialistes du tableur (trésorerie groupe, contrôle de gestion, BDES, supply chain, etc.). Que ce soit les utilisateurs ou la DSI, chacun a jeté l’éponge et se contente de faire autre chose pendant qu’Excel mouline. En effet, pour avoir des vitesses de calcul élevées, il faut sacrifier la volumétrie de données et ce n’est pas possible. Comment simplifier un processus de collecte de données budgétaires ? Alléger le fichier utilisé pour faire les prévisions de vente ? Hors de question d’y toucher afin de ne pas compromettre la véracité des résultats voire l’intégralité du processus. La seule solution pour les utilisateurs : être patients avec leur tableur, très patients…
Pourtant, il est possible d’éviter simplement ces consolidations Excel qui prennent des heures ou qui se terminent par un crash. Avec GT, l’existant Excel peut être repris trait pour trait (donc pas de perte d’expertise métier) tout en augmentant considérablement la vitesse de traitement. Toute la gestion des processus liés aux campagnes de collecte Excel est allégée : gestion des versions, des relances, workflows de validation… Pour les métiers qui passent plusieurs jours par mois à traiter de la feuille Excel c’est une petite révolution, ainsi que pour la DSI !
Excel est difficile à maintenir
“L’ensemble du processus est donc très empirique et relativement technique, et seules deux personnes sur cinq le maîtrisent ce qui est un facteur de fragilité pour l’équipe. Enfin, la bonne marche de cette masse de traitements de fichiers et de macros complexes nous inquiète grandement à chaque évolution de version Excel et Windows. ” Extrait du témoignage BIC.
Typiquement, c’est le cas d’école : un vent de panique car un précieux fichier Excel ne fonctionne plus après une mise à jour de version. Problème : ce fichier est complètement structurant pour le service concerné… C’est donc parti pour des heures, voire des jours, à la DSI et au sein de la direction métier, à tenter de reconstruire les macros VBA, l’interconnexion entre l’ERP et Excel, etc. Et cela arrive potentiellement plusieurs fois par an !
Avec Gathering Tools, ceci n’est plus qu’un mauvais souvenir : le logiciel dispose de fonctionnalités qui remplaceront les macros créées par les utilisateurs sans qu’il ne soit nécessaire d’écrire la moindre ligne de code. Et comme les données ne sont plus stockées dans des documents mais dans une base de données du système d’information, le processus ne sera plus dépendant d’un expert VBA ! Clairement, les gains de temps et de sérénité seront au rendez-vous.
Excel indique des données incohérentes
“Nos anciens fichiers Excel, même protégés, étaient trop souvent altérés, et nous n’avions aucun moyen d’empêcher les utilisateurs de transmettre des documents incomplets ou incohérents. Le coût de vérification et de relance était donc très important. ” Extrait du témoignage Kiloutou.
Il n’est pas rare de s’apercevoir que les données Excel obtenues après une longue analyse sont finalement incohérentes. En effet, il est extrêmement fastidieux de verrouiller les fichiers de sorte que tous les contributeurs ne remplissent que les champs qui les concernent, et d’ajouter des vérifications de cohérence. Est-ce la bonne unité de mesure (devises, poids, taille…) ? De plus, comment s’assurer, dans des échanges comprenant plus de 70 filiales, que tout le monde a répondu ? Les fichiers incomplets viennent donc ajouter encore un peu plus de grain à moudre.
En mettant en place Gathering Tools, ce problème est résolu avec un simple paramétrage : grâce aux contrôles de cohérence bloquants, à la gestion des droits à la cellule, au versioning et au workflow, plus de mauvaises surprises. Les données sont fiables et sécurisées.
Bien sûr, il existe encore beaucoup de cas dans lesquels Gathering Tools doit devenir un réflexe pour remplacer les processus Excel complexes. Pour avoir une idée du champ des possibles, rien de tel que les témoignages des utilisateurs.
