Les entreprises de propreté et hygiène sont confrontées à de nombreux défis au quotidien : le pilotage de la rentabilité, la gestion des plannings, la facturation et la paie, la gestion des présences et des imprévus… Et toutes ces tâches sont souvent synonymes de ressaisies dans des logiciels différents, n’améliorant pas la productivité des équipes. C’est notamment le cas pour les données RH : les équipes étant dispersées sur différents lieux d’intervention, la gestion des présences et des temps de travail est un véritable enjeu. Voyons, dans cet article, comment optimiser le processus de collecte des données RH.
Des structures éclatées, souvent mal outillées
Le secteur propreté et hygiène est très dynamique et nécessite une circulation des données optimale. En effet, les entreprises du secteur ont souvent plusieurs agences, réparties aux quatre coins de la France, voire du monde, placées sous la responsabilité de managers locaux. Ces derniers ont alors comme mission de gérer les équipes de terrain avec un volet administratif important : présence, absence, affectation… Or, c’est là tout l’enjeu : les absences sont palliées par des intérimaires, les horaires varient en permanence, le turnover est très important… Bref, les effectifs sont difficiles à suivre du fait de leur évolution constante. De plus, les délais de circulation des données RH sont tels qu’il arrive que certains collaborateurs commencent à travailler alors que leur contrat de travail n’est pas encore prêt, le service Ressources Humaines n’ayant pas reçu les données nécessaires.
Côté outils, les logiciels RH classiques ne permettent pas de s’adapter à ces spécificités, ne sont pas assez agiles, faute d’un accès facile en situation de mobilité. Les équipes interviennent dans des entreprises de tailles différentes, parfois la nuit. Conséquence : elles ne sont pas toujours en mesure de pointer ou ne sont pas systématiquement contrôlées par un manager. Excel devient alors le dernier recours pour les managers. Il permet ainsi la saisie des données RH en permanence et de manière simple. Localement, du moins pour commencer.
Excel : une alternative imparfaite
Comme évoqué précédemment, Excel est une alternative idéale pour pallier les limites des logiciels ressources humaines. Tout le monde peut remplir une fiche d’horaires construite sur Excel et la transférer au service RH. Mais cela pose un problème de taille pour les gestionnaires du personnel : ils se retrouvent submergés de fichiers Excel, qu’ils doivent vérifier et consolider.
Découvrez l’infographie : Les tableurs dans les entreprises
D’autres problèmes apparaissent alors. D’abord, la gestion du versionning : comment savoir quel est le bon document à utiliser ? Les ressources humaines doivent alors vérifier, relancer les managers… De nombreuses tâches chronophages qui pourraient être évitées. Ensuite se pose la question de la sécurisation des données : les fichiers transitent auprès de plusieurs collaborateurs, qui peuvent modifier les data, sans qu’un réel contrôle d’accès soit effectué. S’y ajoute un souci de fiabilité. Les managers terrain ont accès aux fichiers de leurs collaborateurs, peuvent les modifier alors que le document a été envoyé et est déjà en cours de traitement au siège… Toutes ces problématiques impactent la productivité. Les managers de terrain saisissent les données de leurs collaborateurs, qui sont ensuite ressaisies par les RH dans un logiciel dédié. Ces processus sont souvent longs et fastidieux, en plus de ne pas être fiables.
Gathering Tools à la rescousse des acteurs de la propreté et de l’hygiène
Existe-t-il des alternatives à Excel ? C’est la question à laquelle nous pouvons répondre oui ! Gathering Tools vous permet de garder toute la souplesse du célèbre tableur, tout en gommant ses points faibles. L’environnement de travail est identique, ce qui permet une bonne appropriation des utilisateurs, mais Gathering Tools offre une meilleure gestion des droits d’accès au document, la fiabilisation du processus de collecte, la gestion du versionning (seule la dernière version est accessible). Il assure aussi l’intégration des données dans le système d’Information de l’entreprise.
Découvrez l’infographie : Les tableurs dans les entreprises
Les avantages sont nombreux : les ressources humaines disposent des données mises à jour et fiables, les collaborateurs peuvent saisir directement leur temps de travail sans que le manager n’ait à les reprendre, les managers et RH sont alertés à chaque modification, un système de notifications est en place pour pouvoir communiquer avec les équipes… Tout cela en gardant un environnement de travail similaire à Excel.
La gestion des data RH est un enjeu phare pour les entreprises du secteur hygiène et propreté. Disposer d’un outil capable de sécuriser la collecte des données améliore fortement la productivité des services RH et des managers du terrain. Pour aller plus loin à ce sujet, n’hésitez pas à demander une démo.
