Aujourd’hui, au sein des entreprises, l’heure est à la collaboration. Les métiers ont besoin d’échanger. Et pour cela, l’email est le premier canal ! Ce n’est pourtant pas le plus fiable et le plus pratique. Et pour cause : difficile de gérer les versions de documents, de garantir la sécurité des envois, donc la qualité des données qu’il convient… En clair, la messagerie n’est pas l’outil idéal pour organiser la collaboration. Un nouveau challenge anime les entreprises : diminuer les échanges de documents par email et le nombre d’erreurs liées à ces échanges.
Comment partager les documents Excel sans passer par l’email ?
Excel est un outil massivement utilisé en entreprise. S’il présente de nombreux avantages, il montre rapidement ses limites, surtout en termes de partage d’information. En effet, pour collaborer sur le célèbre tableur, il faut envoyer les fichiers par email puis les modifier, et enfin les renvoyer aux personnes concernées. Cela comporte des risques, surtout en termes de traçabilité qu’il est difficile de contrôler, voire impossible. De façon alternative, il est aussi possible d’accéder aux fichiers Excel en mode “partagé” sur une plateforme collaborative, ce qui n’est pas sans risque non plus.
Ce mode de partage peut avoir des conséquences importantes pour les entreprises :
- Problèmes de sécurité : en transitant par email, les macros peuvent sauter, les fichiers peuvent être hackés, selon le niveau de protection des messageries… Sur une plateforme, les fichiers partagés seront exposés si leur hébergement ne présente pas des garanties de sécurité suffisantes (cloud public et/ou gratuit)…
- Problèmes de compatibilité: les utilisateurs n’ont pas tous la même version d’Excel, et certains utilisent même d’autres tableurs (Google Sheets, Zoho Sheets…). En modifiant le document sur une version différente, des fonctionnalités peuvent ne pas être prises en charge et ces manques peuvent avoir des répercussions sur l’ensemble du document et des données renseignées.
- Perte de traçabilité de l’information : échangés par email, ou via une plateforme, les fichiers Excel peuvent être copiés sur plusieurs ordinateurs, entraînant une démultiplication des documents, une perte de contrôle sur le cheminement des fichiers, et donc de traçabilité des données. Cela pose un souci pour les données sensibles et confidentielles ou pour des informations qui sont susceptibles d’être auditées.
Comment partager les fichiers Excel, sans passer par tous ces inconvénients ? À ce jour, la solution n’existe pas encore ! Mais il y a des alternatives…
Gathering Tools : du partage de documents au partage de données
La solution Gathering Tools est l’une de celles-ci. Grâce à elle, les entreprises peuvent convertir leurs fichiers Excel en formulaires sécurisés et intégrés dans un portail de workflow. Ainsi les documents et les précieuses données ne sont plus dépendants d’une version de tableur spécifique et les data qu’ils comportent ne transitent plus ni par mail ni par une plateforme externe. La solution propose de nombreuses fonctionnalités dédiées à la qualité des données (en empêchant les utilisateurs de transmettre des données qui ne correspondent pas aux règles de gestion édictées en central), et à l’automatisation (API, déclencheurs permettant de gérer des évènements sans la moindre écriture de code). Avec une gestion fine des droits, seuls les utilisateurs concernés ont accès aux informations et peuvent modifier les cellules pour lesquelles ils sont autorisés par le responsable du document.
Terminés les problèmes de versionning, de double saisie, de perte d’information et de fiabilité. Les fichiers restent dans le sillon de la DSI, ce qui permet un meilleur contrôle et une réduction des risques.
Aller plus loin que le partage de données
Surtout, la grande innovation de Gathering Tools repose sur sa capacité à structurer les données. Sans modifier l’apparence ni la structure des documents Excel qu’elle remplace, elle génère des structures de données qui permettent de synchroniser les documents entre eux, mais aussi avec le Système d’Information de l’entreprise. Ainsi, les utilisateurs n’ont plus à maintenir leurs référentiels dans des tableaux Excel si ces données de référence peuvent être lues dans le SI : Gathering Tools permet ainsi d’atteindre cette “version unique de la vérité” qui est garante de la qualité des données.
En résumé, l’outil Gathering Tools permet de partager des données plus que les documents en ne donnant accès aux collaborateurs qu’aux cellules qui les concernent, en relançant automatiquement directement depuis l’application. Terminés les échanges d’email et les relances chronophages, les duplications de documents et les problèmes de sécurité.
