Malgré la multitude d’outils digitaux à sa disposition, le Category Manager a recours à Excel à un moment ou à un autre. D’ailleurs, la maîtrise du tableur est un prérequis que l’on voit dans toutes les annonces d’emploi de Category Manager. Et pour cause, les possibilités qu’il offre en termes de reporting, d’analyse et de partage de données sont infinies. Mais elles ne sont pas sans risque…
En effet, l’outil tableur donne parfois du fil à retordre à ses utilisateurs. Dans cet article, nous verrons pourquoi Excel est un outil indispensable aux Category Managers et les limites constatées par ces professionnels.
Utiliser Excel pour la consolidation des données
Les outils propres aux Category Managers ne permettent pas toujours d’extraire les données facilement, de les consolider suivant des calculs ou des critères précis, ou de les restituer sous la forme voulue. Pourtant le Catman a besoin de croiser de nombreuses informations (produits, prix, prévisions de ventes, stocks…) pour ses prévisions et ses analyses.
Bien souvent, le plus simple pour consolider et restituer ces datas est d’utiliser Excel. Toutes les applications permettent d’exporter leurs données sous forme de tables, et Excel permet de croiser plusieurs onglets et fichiers, donnant ainsi la possibilité aux utilisateurs de faire les calculs et analyses qu’ils souhaitent.
Ainsi, les plans d’assortiments créés par les Category Managers regroupent les caractéristiques des produits qui seront présents dans un point de vente : références, facing, emplacement… Ce sont donc des fichiers qui nécessitent une flexibilité de manipulation que n’offrent pas toujours les solutions de Category Management. Le Catman doit aussi faire la revue d’assortiment. Pour cela, il exploite des données brutes extraites des différents outils (ERP, outil de Category Management, achats, PIM…), qu’il doit encore traiter pour les rendre intelligibles mensuellement et annuellement. Là encore Excel dépanne. Mais, cette tâche est très chronophage et ne permet pas de tenir la cadence mensuelle.
Partager les reportings via Excel
Tous les métiers ne disposent pas d’un accès aux outils du Catman, ne pouvant donc pas consulter les analyses, les résultats ou encore les prévisions. Là encore, le partage et la restitution des données sont plus simples avec Excel. Le Catman peut ainsi communiquer son plan d’approvisionnement à la logistique ou son plan de promotion au marketing.
De plus, le Category Manager a besoin de reportings adaptés à sa fonction : gestion des performances de chaque catégorie, gestion de la promotion… Ces documents sont aussi bien utilisés par le Category Manager que les commerciaux ou encore les acheteurs. Pour partager ces données, Excel est donc l’outil privilégié.
Et les pratiques sont souvent obsolètes : les datas sont renseignées par les Category Manager sur le célèbre tableur, puis les assistantes ressaisissent ces données dans les outils dédiés. Il en est de même pour les fiches logistique et tarifaire : le Catman ajoute une nouvelle référence sur un fichier Excel, qui est envoyé à une assistante pour la ressaisir dans l’outil métier dédié.
Quelles sont les limites d’Excel constatées par le Category Manager ?
Si Excel compense les limites des outils métiers, ce n’est pourtant pas la solution idéale. La ressaisie d’informations depuis Excel dans les outils métier augmente le risque d’erreurs et est très chronophage. Cette perte de temps empêche les Category Managers de se pencher sur leur cœur de métier. De plus, ils sont obligés de mettre en place de nombreuses macros pour automatiser certains processus. Cela alourdit les fichiers et ne fonctionne pas toujours.
D’autres problèmes se posent lors de l’export des données : les problématiques de format, la gestion des données brutes et hétérogènes… Excel ne permet pas de traiter ces différences de format, il faut donc contrôler manuellement les informations et les rendre intelligibles pour l’outil afin de pouvoir les exploiter.
Toutes ces limites liées à un usage intensif du tableur sont autant de perte de temps et de productivité pour les Category Managers. Cependant, ils ne peuvent aujourd’hui pas faire sans Excel et ne sont pas forcément au courant des alternatives qui pourraient répondre à leurs besoins.
