Ce n’est pas un scoop, les entreprises demandent de plus en plus aux DSI de gérer les données et de mettre à disposition des collaborateurs les outils adaptés pour leur gestion. Cependant, cela n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Outre les problématiques de format des données, d’intégration, d’accès… les DSI sont confrontés à de nombreux défis. Et c’est ce que nous décortiquons dans cet article.
Problématique data #1 – La gestion du Big Data
Les entreprises regorgent de données, ne sachant souvent pas comment les stocker, les exploiter et les analyser. Même si elles disposent des technologies nécessaires pour gérer ces processus, l’explosion du Big Data est un défi permanent. Comment savoir d’où proviennent les données ? Pourquoi ont-elles été collectées ? Quels traitements leur ont-ils été appliqués ?
Les entreprises doivent donc se réapproprier leurs données, décloisonner les silos et faire le tri entre la donnée utile et les informations obsolètes (de nombreuses données existent en double, en triple, voire même plus). Cela ne concerne pas seulement les outils : il s’agit de mettre en place une stratégie pour tendre vers une démarche data centric. De nouvelles habitudes sont à adopter, une conduite du changement est à mener, les collaborateurs doivent être sensibilisés à l’importance de la donnée… On sort donc du spectre strict des missions de la DSI, qui doit s’adapter et se réinventer.
Problématique data #2 – Le shadow IT
C’est un autre défi qui est malheureusement très difficile à relever. D’après une étude du cabinet de conseil Frost & Sullivan, 80 % des salariés admettent utiliser des solutions sans avoir reçu l’accord de la DSI. Malgré les solutions mises à disposition par leurs entreprises, beaucoup de collaborateurs utilisent des applications qu’ils ont eux-mêmes choisies, parce qu’ils les jugent plus simples, plus ergonomiques ou répondant mieux à leurs besoins. Et ceci, sans passer par la DSI. Résultat : une partie des applications ou des données sont inconnues de l’IT ; elles ne peuvent donc pas être rattachées au SI, ni être exploitées.
Le shadow IT est un obstacle supplémentaire pour la constitution et la mise à disposition d’un patrimoine data solide. Mais il engendre également des problèmes de sécurité et de fiabilité des données et de l’infrastructure IT. Cela entraîne des coûts de maintenance supplémentaires, dans un budget DSI déjà serré.
Problématique data #3 – La sécurisation des données
Le manque de gouvernance de la donnée, la prolifération des solutions IT, la multiplicité des échanges et des bases de données a un impact direct sur la sécurité et la fiabilité des data. Comment, en effet, sécuriser des données et applications dont on ignore l’existence ?
La question se pose également quand les données sont massivement partagées avec les emails et les outils de bureautique (type Excel). Tout le monde (ou presque) peut avoir accès aux documents, les modifier et les faire circuler. La mise en place de règles de sécurité s’avère vite vaine, car ces dernières peuvent facilement être contournées.
Là encore, la sensibilisation des collaborateurs reste incontournable pour une sécurisation des données et du SI. Il est important d’attirer l’attention sur les risques encourus pour l’organisation (à la fois en termes de performance et de coûts) et de rappeler l’importance d’une gestion contrôlée des data.
Gathering Tools : centraliser et mieux contrôler les data contenues dans les fichiers Excel
Pour répondre à ces problématiques, la mise à disposition d’outils adaptés pour le quotidien est indispensable. Par exemple, la solution Gathering Tools propose une gestion centralisée de l’ensemble des fichiers Excel d’une entreprise. Elle réduit ainsi le shadow IT et élimine les silos créés par l’utilisation du célèbre tableur. C’est un premier pas vers la connaissance et la conception du patrimoine data d’une entreprise.
L’outil se synchronise facilement au système d’information de l’organisation, facilitant ainsi la collecte et le stockage des données des différents métiers, tout en réduisant les échanges par email. Il renforce la sécurisation des data, en ne donnant la possibilité de modifier les cellules qu’à des utilisateurs définis en amont, ce qui améliore la qualité et la fiabilité des informations. De plus, les métiers disposent d’une interface familière (semblable à Excel) et ne sont pas tentés d’utiliser d’autres solutions, freinant réellement le phénomène de shadow IT.
Les problématiques data en chiffres
- 39 %des DSI et responsables de la donnée affirment que la cohérence du format des data arrive en tête de leurs défis
- 77 %des entreprises intègrent des données qui proviennent de tiers
- 33 %des entreprises échangent des données quotidiennement
Source : « The Definitive Data Operations Report » de Nexla
