Le Master Data Management (MDM) ou gestion des données de référence, englobe l’ensemble des outils et pratiques mis en place pour stocker, gérer et diffuser les données référentielles au sein d’une entreprise. Il est important que ces données, essentielles et centrales pour l’entreprise soient, correctement identifiées et de bonne qualité pour être accessibles à tous. C’est une démarche de longue haleine, mais nécessaire pour tirer parti de la valeur ajoutée apportée par les data.
Dans cette démarche, il est nécessaire d’identifier les sources de données, de contrôler la qualité de ces données et de les mettre à jour en cas d’erreur. Ce dernier aspect implique les métiers, qui utilisent ces données au quotidien. Ils sont donc les mieux placés pour la corriger. Problème, ils ne savent pas toujours où elle est stockée. Comment optimiser la mise à jour des données de référence ? Éléments de réponse dans notre nouvel article.
MDM : la mise à jour des données par Excel
On ne cesse de le répéter, mais c’est une réalité : les volumes de données ne cessent d’augmenter au fil des années. Les data se retrouvent réparties dans des applications métiers ou des bases de données multiples. Les données de référence ne sont pas toujours facilement identifiables et se retrouvent disséminées au sein de différents systèmes.
C’est pourquoi les entreprises adoptent des stratégies de MDM. Les objectifs ? Supprimer les silos de données, mettre à jour les data et les corriger. Pour cela, les équipes IT ont besoin de faire appel aux métiers, qui sont les mieux placés pour fiabiliser leur data.
Les informations sont éparpillées dans plusieurs applications (ERP, applications métiers, PIM, CRM, CMS…), base de données… Les métiers ne savent pas les extraire automatiquement pour alimenter le référentiel MDM. C’est pourquoi ils doivent bien souvent passer par Excel pour pouvoir les mettre à jour et les faire remonter. Plusieurs problématiques se posent :
- Processus chronophages pour l’IT, mais aussi pour les métiers
- Perte d’informations, voire de fichiers
- Multiplication de copier-coller
- Relance des métiers par email
- Problème de versionning
- Création de nouveaux silos de données
- Source d’erreurs
Gathering Tools pour sécuriser la mise à jour des données de référence
La mise à jour de certaines données de référence est indispensable pour garantir leur fiabilité. Responsabiliser les métiers sur la qualité des données est fastidieux et prend du temps, tout comme la mise en place d’outils de MDM. En attendant, sans changer les processus Excel déjà mis en place, le déploiement de la solution Gathering Tools permet de sécuriser la collecte des données de référence, sans chambouler les habitudes des collaborateurs.
L’outil fonctionne sous forme de formulaires adaptés à chaque métier, repris directement depuis un existant Excel ou créés from scratch. Gathering Tools est connecté au Système d’Information de l’entreprise, permettant ainsi de synchroniser les données automatiquement et éviter les erreurs liées aux copier-collers. Les utilisateurs ne renseignent que les cellules qui les concernent et sont relancés automatiquement par l’application, sans que les équipes IT aient besoin de s’en préoccuper. Enfin, les fichiers peuvent être consolidés en quelques clics, supprimant encore une fois l’intervention humaine, donc réduisant le risque d’erreur de saisie.
MDM : des données mises à jour, fiables et sécurisées
L’outil Gathering Tools reprend l’existant Excel, faisant gagner du temps aux organisations. Connectée au SI, la solution supprime les copier-coller chronophages et sources d’erreur. Les métiers n’ont accès qu’aux data qui les concernent, les contrôles de cohérence automatiques responsabilisent les répondants, car ils ne peuvent pas transmettre le fichier tant que les données ne sont pas correctes.
Les données remontées sont donc plus fiables, sécurisées et se synchronisent directement dans le SI. Ce fonctionnement s’intègre ainsi totalement dans la démarche de MDM : chaque métier modifie des données spécifiques, sans impacter les autres. Une fois toutes les données collectées, la consolidation se fait en quelques minutes, permettant d’accélérer le processus de mise à jour.
Construire et déployer une stratégie de MDM prend du temps. Dans bien des cas, les fichiers Excel sont souvent la solution rapide, à portée de tous, pour collecter et faire remonter les données. Sécuriser les processus Excel qui alimentent le MDM s’avère indispensable, surtout quand les volumes sont exponentiels et les enjeux stratégiques. La solution Gathering Tools apporte donc une solution fiable et rapide pour démarrer un projet MDM plus serein.