La data sert de carburant aux directions administratives et financières. Cependant, son exploitation se révèle complexe tant les volumes sont importants, la collecte fastidieuse et le traitement chronophage. Comment optimiser le traitement et assurer la fiabilité de ces données administratives et financières ? Suivez le guide !
Automatiser et structurer les processus de collecte
Nous ne vous apprenons rien : les processus de collecte de données sont chronophages dans le quotidien d’un responsable financier. Encore plus si ce dernier œuvre dans une entreprise organisée en réseau. Partager des fichiers Excel auprès des filiales, relancer les correspondants locaux, collecter les données, les contrôler et les consolider demande du temps. Beaucoup de temps.
Pourtant, cette collecte et tous les processus associés sont essentiels pour consolider les prévisions de trésorerie, suivre l’activité, réunir les éléments budgétaires, ou encore suivre les postes BFR. Et l’expérience montre que les grands logiciels métiers – EPM, gestion budgétaire, trésorerie, consolidation – présentent des trous dans la raquette : ils ne permettent pas de réaliser cette collecte de façon optimisée. Beaucoup de financiers se tournent alors vers Excel pour ces processus.
Pourtant il existe des solutions. Gathering Tools en est une ! L’application repart des fichiers Excel existants et les transforme en formulaires de saisie sécurisés et automatisés (sans changer le look & feel d’Excel). Connectée au système d’information de l’entreprise, la suite Gathering Tools permet de pré-remplir automatiquement ces documents avec les données connues, évitant ainsi les copier-coller.
Grâce au paramétrage de workflow de validation, les répondants amenés à soumettre des données sont relancés automatiquement. Les workflows permettent également de mettre en place des validations intermédiaires, faisant ainsi gagner en temps et en efficacité. Enfin, en centralisant l’ensemble des informations dans une base de données du SI de leur entreprise, les DAF disposent d’un référentiel unique et commun, décloisonnant les silos d’informations. Bien évidemment, pour que cela fonctionne, il est indispensable d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation de la solution. Mais pas de panique, l’outil est très simple à utiliser !
Extraire la valeur des données
Grâce à Gathering Tools, la consolidation des données remontées est automatisée (jusqu’à 20 % de temps/homme gagné chaque semaine pour le service trésorerie groupe chez BIC). Elles sont ainsi triées selon leur nature plus facilement, offrant une vue d’ensemble des différentes informations. Cette étape met en évidence les KPI les plus pertinents pour que les gestionnaires puissent se concentrer sur leur analyse, et ainsi les rendre interprétables.
Améliorer la fiabilité des données collectées
Collecter des données, c’est bien ! Collecter des data fiables, c’est mieux ! Là encore, la vérification des données est un processus réalisé manuellement et qui demande beaucoup de temps par les équipes financières. Pourtant, ces contrôles peuvent être grandement optimisés. Gathering Tools offre la possibilité de mettre en place des contrôles de cohérence (formats, devises, langue, ordre de grandeur…) avec des contraintes de saisie obligatoire pour s’assurer de la complétude des données attendues.En effet, ces contrôles bloquent la soumission du document de saisie tant que les cellules ne sont pas dûment renseignées et les règles de gestion conformes. Ces contrôles à la saisie font gagner un temps considérable pour le gestionnaire du processus.
Le pré-remplissage automatique des documents de saisie à partir des données déjà présentes dans le SI évite de multiples copier-coller pour préparer les documents. Cela réduit d’autant le risque d’erreur.
Enfin, les accès aux documents sont maîtrisés grâce à une gestion stricte des droits des utilisateurs et une authentification sécurisée. Un enjeu stratégique pour vous tant les données financières peuvent être sensibles.
Optimiser la prise de décision
Optimiser les processus de collecte des données financières permet aussi d’améliorer la prise de décision grâce à des analyses plus poussées et des reportings plus pertinents. Les reportings obtenus mettent en évidence les KPI de manière intelligible et condensée. Bien construits, ces documents sont de véritables aides à la décision. Avec Gatherings Tools, les reportings peuvent être créés en quelques clics. Mais surtout, ils gagnent en précision, puisqu’ils sont générés à partir d’une collecte fiabilisée..
L’apport de valeur d’une direction administrative et financière se situe au-delà de la collecte et de la consolidation des données. Elle réside dans la capacité à explorer ces données, à les analyser pour comprendre la situation financière de l’entreprise, assurer sa rentabilité, mesurer sa performance, trouver des pistes d’amélioration et fournir des recommandations solides et fiables. Ces missions seront d’autant plus facilitées si les étapes de collecte et de consolidation sont fiabilisées.
Prêts à automatiser ces processus chronophages pour vous concentrer sur l’analyse et la prise de décision stratégique au sein de votre DAF ? Contactez-nous !