Tout savoir sur le reporting RH 2

Le domaine des Ressources Humaines est confronté à de multiples enjeux au quotidien : gestion des embauches, pénurie de compétences, réduction du turnover, optimisation des packages de rémunération, mesure de la satisfaction des employés… Pour rendre compte à leur hiérarchie sur ce volet stratégique, les services RH s’appuient sur un livrable répandu, mais pas toujours bien compris : le reporting RH.

Comment le différencier du tableau de bord RH ? Pourquoi est-il si important ? Comment le réussir ? Voici ce qu’il faut savoir.

Reporting RH : de quoi parle-t-on au juste ?

Fondamentalement, un reporting RH est un document sous forme de tableau qui regroupe une sélection d’indicateurs relatifs aux Ressources Humaines. C’est un puissant outil de Business Intelligence utilisé dans de nombreuses entreprises pour identifier des dysfonctionnements et aider à la prise de décision.

Attention, le reporting RH ne doit pas être confondu avec le tableau de bord RH, bien que les deux termes puissent être considérés comme des synonymes !

Le reporting est une photographie à l’instant T de différents indicateurs de performance et se destine majoritairement à la direction de l’entreprise.

Le tableau est pour sa part majoritairement utilisé par les services RH eux-mêmes dans le cadre de leur activité. Autre différence notoire, il présente des informations dynamiques actualisées à intervalles réguliers, contrairement au rapport qui, comme nous l’avons vu, se base sur des valeurs “statiques” agrégées à un moment donné.

Quels sont les objectifs d’un reporting RH ?

1 – Anticiper les besoins d’embauche

Certains secteurs d’activité sont régulièrement confrontés à des difficultés de recrutement : manque de profils disponibles, effectifs majoritairement composés de CDD, fluctuation rapide des besoins internes… Un reporting RH efficace peut mettre en lumière des tendances récurrentes, et ainsi permettre à la direction d’anticiper les besoins en main-d’œuvre au lieu d’être dans une posture de réaction (souvent dans l’urgence).

2 – Optimiser les processus de recrutement

Les données analytiques présentées dans un reporting RH permettent de tirer des conclusions servant au suivi des effectifs, notamment afin de recruter plus efficacement.. Par exemple, si les statistiques montrent que les collaborateurs ayant moins de 3 ans d’expérience ont souvent des difficultés à s’adapter à un poste donné, cela peut permettre de cibler les entretiens sur les profils adéquats.
De manière indirecte, l’utilisation du rapport tend aussi à libérer du temps aux responsables RH, temps qui peut ensuite être réinvesti pour approfondir les échanges avec les candidats et réduire les risques d’erreurs de recrutement.

3 – Effectuer un suivi de la performance des équipes

Pour les entreprises suivant précisément la productivité de leurs équipes, un reporting RH est une aubaine : avec les bons KPI, il peut permettre d’identifier les collaborateurs les plus performants en vue d’une augmentation ou d’une promotion.
De l’autre côté, il s’avère également utile pour accompagner les salariés en difficulté : discussions avec un référent, formations, partage de connaissances…

4 – Réduire le turnover dans l’entreprise en identifiant des “patterns” menant au départ.

Un employé qui s’en va est généralement un événement regrettable. En revanche, déterminer les causes l’ayant poussé à partir est très instructif et peut permettre de faire baisser le taux de turnover.
En agrégeant les données, il est souvent possible de faire apparaître les causes principales des départs : est-ce une question de rémunération trop peu revalorisée ? D’une ambiance de travail désagréable ? Ou peut-être s’agit-il de concurrents venant “chasser” certains profils par l’intermédiaire d’offres alléchantes ?

En s’appuyant sur ces informations, l’entreprise peut pleinement s’investir pour conserver ses meilleurs talents en prêtant une attention particulière aux signes laissant présager un départ. 

Comment produire un bon rapport RH ?

1 – Suivre des KPI adaptés

La production d’un rapport efficace commence par le choix des indicateurs à suivre. Il en existe aujourd’hui plusieurs centaines, une sélection fine s’impose donc.
Voici une liste (non exhaustive) de KPI à potentiel pouvant être suivis dans un reporting RH :

• L’âge moyen
• Le taux d’embauche
• L’évolution de la masse salariale
• Le coût par embauche
• Le nombre/pourcentage de collaborateurs “à fort potentiel” dans l’entreprise
• Le taux de turnover (et si possible les causes)
• Le taux de rétention
• Le taux d’absentéisme
• La durée moyenne d’un cycle de recrutement
• Le degré de satisfaction du processus de recrutement chez les candidats
• La part de CDI / CDD travaillant pour la société

2 – S’appuyer sur les données de qualité en adoptant une posture data driven

Nous l’avons vu, il existe de nombreux indicateurs à la disposition des services RH. Mais pour que ces métriques soient précises, les données servant à leur élaboration doivent impérativement être de bonne qualité, et donc provenir de sources fiables.

Harmoniser et corriger toutes ces données requiert parfois une grosse quantité de travail : identification des fausses informations, suppression des doublons, complétion des données parcellaires, uniformisation des formats…

Pourtant, il s’agit d’un prérequis pour produire des reportings RH pertinents.
Heureusement, pour éviter ce scénario chronophage, une société peut s’appuyer sur des logiciels de gestion des ressources humaines.

3 – S’équiper d’un outil de consolidation des données

Aujourd’hui, la majorité des entreprises d’envergure recourent à des systèmes SIRH grâce auxquels elles peuvent piloter leur gestion RH de manière centralisée, reporting compris.
Cependant, ces outils ont tendance à manquer de flexibilité. Il n’est pas rare que des données RH soient présentes dans des fichiers externes sous Excel et soient involontairement ignorées lors du reporting RH. Pour pallier cette problématique de fond, la meilleure option est d’opter pour un outil dédié à la consolidation des données RH.

Chez Gathering Tools, notre solution est capable de réintégrer ces données dispersées au sein du SI de façon automatique grâce à des workflows sécurisés. Résultat ? Une agrégation des données facilitée, un taux d’erreur en baisse et des reportings RH beaucoup plus précis.

4 – Adapter le reporting RH à l’auditoire 

Le rapport RH s’adresse à des directeurs ou des responsables qui ne sont pas (pour la plupart) des experts en ressources humaines. Un exercice de vulgarisation s’impose donc, en écartant le jargon RH habituel au profit de termes clairs et concrets compréhensibles de tous.

De plus, le but étant de présenter des informations synthétiques, le support doit aussi être agrémenté de visuels (tableaux, graphiques, courbes…) permettant une compréhension globale des sujets abordés en un coup d’œil.

Alimenté par toutes les données pertinentes – y compris celles qui restent hors du SIRH – et composé des indicateurs clé pour les dirigeants, le reporting RH devient un outil de pilotage extrêmement efficace pleinement intégré au phénomène de digitalisation des processus.