Excel est LE logiciel susceptible d’être utilisé par tous les métiers d’une entreprise. Rares sont ceux qui arrivent à s’en passer. Les raisons pour avoir recours au célèbre tableur sont multiples : pallier les manques des logiciels métier, une culture tableur bien ancrée chez les managers ou dans les fonctions administratives et comptables, la simplicité d’utilisation, les gains de temps…
Beaucoup de collaborateurs sont d’ailleurs réticents à se passer d’Excel, souvent utilisé pour de la collecte de données selon des processus peu formalisés. Or, la DSI a besoin de structurer cette collecte pour cartographier et sécuriser les données, véritables mines d’or des entreprises. Heureusement, des solutions telles que Gathering Tools ne bouleversent pas les habitudes des salariés, mais optimisent les processus de collecte des données bâtis avec des tableurs. Dans cet article, nous vous proposons quelques arguments à mettre en avant pour encourager les métiers à adopter Gathering Tools.
Pourquoi troquer les fichiers Excel pour Gathering Tools ?
Pour collecter des données, se doter d’un patrimoine data digne de ce nom
Le premier intérêt de structurer la collecte des données avec Gathering Tools réside dans la constitution d’un patrimoine de données unique, partageable avec l’ensemble de l’entreprise et surtout, fiable. Aujourd’hui, avec les logiciels métiers, le shadow IT et les outils de bureautique, les informations sont bien souvent organisées en silos, rendant compliquées (voire impossibles) leur cartographie et leur mise à disposition. Or, ce n’est plus un secret, savoir exploiter la bonne donnée au bon moment est clé pour générer du business, analyser sa performance, lancer de nouvelles offres.
Gathering Tools rapatrie les données collectées au sein du SI. Elles y sont consolidées et rendues accessibles (potentiellement) à l’ensemble de l’entreprise. Cette disponibilité immédiate des informations (et de données fiables) est un argument de taille pour les métiers, qui n’auront plus à dépendre des autres pour avancer dans leurs missions.
Pour fiabiliser ces données et sécuriser leur exploitation
Le deuxième élément de réponse correspond à la sécurité et la fiabilité des données. Avec des données éparpillées aux quatre coins de l’entreprise, la multiplication des copier-coller, les échanges de fichiers par email… la qualité des données est mise à rude épreuve. Cela affecte directement les décisions prises à partir de ces dernières. Un outil comme Gathering Tools sécurise l’échange des données et garantit leur qualité : c’est une aide précieuse pour les métiers qui bénéficient de contrôles de cohérence automatisés et d’un gain de temps à l’arrivée.
Concrètement, quels sont les bénéfices attendus ?
Si les arguments présentés précédemment ne suffisent pas, en tant que DSI, à convaincre les métiers, voici des bénéfices concrets à leur exposer.
La reprise de l’existant
Utiliser Gathering Tools permet de ne pas repartir de zéro, mais d’utiliser les processus Excel déjà existants. Cela est un gain de temps non négligeable pour les métiers, qui n’ont pas besoin de créer de nouvelles procédures ni de formation spécifique.
C’est d’ailleurs un argument de taille que l’entreprise Solvay a mis en avant : “La capacité de l’outil [Gathering Tools] à reproduire les documents Excel que les utilisateurs connaissent permet de diminuer à la fois la charge de développement et la gestion du changement”, expliquent Laurence de Zeeuw, Chef de Projet IS-SBS, Responsable de l’application Gathering Tools et Marie-Yolande Kuczynski, General Accounting & Reporting, Chef de projet IS-SBS chez Solvay.
Combler les trous dans la raquette
Les métiers utilisent souvent Excel pour pallier les manques ou les rigidités de leurs logiciels professionnels déjà en place. Or, cela engendre des problématiques de shadow IT, de silos de données, de conflits d’accès et de sécurité des données. Là encore, Gathering Tools apporte une alternative en comblant les lacunes des logiciels métier, tout en étant connecté au système d’information de l’entreprise.
Découvrez à ce sujet le témoignage de Safic-Alcan, qui utilise Gathering Tools pour ses processus de pilotage budgétaire. Et les résultats sont probants : “La digitalisation commence par l’obtention des données. L’apport de Gathering Tools sur ce point a été déterminant. De plus, indéniablement, nous avons gagné en temps : pour les filiales, jusqu’à 15 jours de travail par mois sur l’ensemble des 17 utilisateurs, et pour les fonctions groupe, plus besoin de relancer les correspondants par email, car c’est paramétré dans l’application”, détaillent Claire Fondville, DAF groupe adjoint, Anne-Marie Marias, Contrôleur de gestion groupe et Jean-Philippe Michel, Responsable contrôle de Gestion & Credit Management au sein de Safic-Alcan.
L’adoption facilitée par les utilisateurs
Beaucoup de déploiements d’outils digitaux se soldent par un échec à cause du manque d’appropriation du logiciel par les utilisateurs (réticence au changement, manque de formation…). L’un des avantages de Gathering Tools réside dans son look & feel, totalement semblable à celui d’Excel, qui ne nécessite donc pas de lourde formation pour les collaborateurs. Ils retrouvent les fonctionnalités et les processus auxquels ils sont habitués.
C’est d’ailleurs un des critères qui a convaincu l’entreprise Geodis de s’équiper de Gathering Tools. Bruno Ducros, Business Intelligence Manager chez Geodis l’affirme : “Les utilisateurs qui viennent nous voir avec les fichiers Excel qu’ils utilisent sont généralement dépositaires d’une grande expertise. Gathering Tools nous permet de la préserver, tout en la transposant dans une solution techniquement compatible avec nos exigences.”
La meilleure organisation des métiers
Beaucoup de collaborateurs déplorent des pertes de temps à cause de tâches sans réelle valeur ajoutée, comme la saisie de données par copier-coller, ou encore le contrôle manuel de ces data. Ces contraintes empêchent de se concentrer sur l’analyse et la prise de décision. Elles ne sont pas une fatalité : avec Gathering Tools, il est possible d’automatiser et de sécuriser les workflows de collecte des données, supprimant ainsi ces tâches répétitives, ainsi que le risque d’erreur. Enfin, terminés les échanges de fichiers par email ou les modifications de fichiers partagés sans contrôle, cela est géré directement dans l’application.
Le retour d’expérience de la BPCE en témoigne : “Les contrôles de cohérence sont une aide considérable : les correspondants ne peuvent pas renvoyer le fichier tant que l’erreur n’est pas résolue de leur côté (cellule non remplie, format incohérent…). Nous gagnons énormément de temps en aller-retour, les fichiers sont exploitables immédiatement. Les processus sont plus fluides“, constatent Catherine Devarieux, et Isabelle Zurron-Gil, chargées de Pilotage Social à la Direction du Pilotage des données et SIRH Groupe au sein du Groupe BPCE.
Et pour la DSI ?
Si les avantages sont non négligeables pour les métiers, la DSI n’est pas en reste ! Voici les deux bénéfices majeurs qu’elle peut en tirer.
Une meilleure collaboration IT et métiers
Le dialogue entre la DSI et les métiers est parfois difficile. L’équipe IT est souvent perçue comme un frein, en ne fournissant pas les bons outils ou ne comprenant pas leurs problématiques. En donnant une solution ergonomique, simple d’utilisation et structurante, la DSI montre aux métiers qu’elle mérite leur confiance pour répondre à leurs besoins, et qu’ils peuvent la solliciter. Gathering Tools fait partie de ces solutions.
Dans son témoignage, la Stime – DSI du Groupement des Mousquetaires, confirme que Gathering Tools a transformé l’image de la DSI : “Le principal bénéfice de Gathering Tools se trouve dans cette transformation de l’image de la DSI et de notre relation aux utilisateurs. Nous paraissions trop chers, trop longs, peu à l’écoute. Avec GT nous proposons au métier des livrables quasi immédiatement.”
Moins de shadow IT au sein de l’entreprise
Enfin, le shadow IT est une problématique récurrente dans les entreprises et une vraie épine dans le pied des DSI, mais aussi parfois des métiers qui manquent de visibilité sur leur patrimoine data. Et cela s’amplifie lorsque l’entreprise est organisée en réseau de filiales, de succursales, d’agences. Réduire le shadow IT est un enjeu de taille. Là encore, Gathering Tools apporte des éléments de réponse. La solution garde le flux de données dans le sillon de l’IT grâce à la mise en place de workflows et à la structuration de la collecte des données. Ainsi, l’entreprise peut tirer parti de la valeur de ses données.
Le témoignage de Danone illustre bien ces bénéfices pour la DSI : “Nous avons choisi Gathering Tools, car c’est un outil cohérent avec notre démarche : en nous permettant de mieux collaborer avec les métiers, en leur permettant de s’approprier les projets, et en nous permettant d’être plus réactifs dans nos déploiements, Gathering Tools a contribué à faire reculer le Shadow IT et accroître le périmètre des données urbanisées, avec une forte adhésion des utilisateurs. C’est une étape de plus sur notre chemin vers la transformation par les données”.
Les DSI disposent maintenant de plusieurs arguments pour encourager les directions métiers à s’équiper et utiliser Gathering Tools. Pour découvrir la solution, contactez-nous !