Comment bien conjuguer data et workflows de collecte
Sommaire
Cinq critères à considérer pour construire un workflow de collecte de données
La collecte des données métier reste un processus complexe au sein des entreprises. En effet, les data que l’on cherche à consolider sont souvent éparpillées aux quatre coins des organisations, ou parfois même inconnues des collaborateurs.
Certains processus de collecte sont implicitement automatisés dans les différentes applications métiers du SI. Mais beaucoup de données se trouvent en marge ou hors du champ de ces logiciels structurants. Elles ne sont donc pas exploitées.
Pour les collecter, certaines entreprises mettent en place des processus complexes, manuels et chronophages, par l’intermédiaire de tableurs et d’échanges de documents entre collaborateurs. À l’arrivée, la qualité et la fiabilité des données remontées sont loin d’être optimales. Pour améliorer cela, il est nécessaire de mettre en place des workflows de collecte automatisés. Encore faut-il qu’ils soient pertinents et efficaces.
Voici donc les critères à prendre en compte pour reconnaître un bon workflow de collecte des données.
Le niveau de granularité
Un bon workflow de collecte des données doit permettre de gérer une granularité fine des data. Si l’entreprise a besoin de collecter des indicateurs dans les filiales, dans un bureau à l’autre bout du monde, auprès d’un correspondant local… le workflow doit pouvoir le gérer. Et dans l’idéal, il apportera un bon niveau d’automatisation pour offrir aux responsables de collecte les meilleures conditions pour gagner en temps et en performance.
Un bon workflow est donc capable de collecter de la data très fine “à la source”, et c’est ce que permet Gathering Tools. Grâce au partage de documents sécurisés par le gestionnaire de campagne, les répondants renseignent les cellules qui les concernent. Ils seront alertés si les données semblent incohérentes, facilitant ainsi la collecte de la bonne donnée, au bon format.
Les intervenants et leurs rôles
Les différents intervenants impliqués dans un workflow de collecte de données
Gestionnaire : Le gestionnaire définit les workflows et pilote les campagnes de remontée de données. Il paramètre et contrôle l’ensemble de la collecte : il a la main sur les règles de consolidation, de saisie et de validation finale. C’est bien souvent un responsable métier qui a besoin de “remonter” des données à des fins de reporting, de prévision ou de gestion d’activité.
Répondant : Le répondant saisit des données sur le périmètre qui le concerne (pays, agence, magasin), dans les cellules qui lui sont réservées. Souvent, il est le correspondant métier local ou “terrain” pour une filiale ou un département précis.
Valideur : Le valideur contrôle les données à un niveau intermédiaire du workflow de collecte. Il peut ainsi valider une consolidation partielle de certaines données (au niveau d’un pays, d’une région). Sa validation est nécessaire pour passer à l’étape suivante du workflow ; elle évite de propager d’éventuelles erreurs. Un workflow de collecte peut comprendre plusieurs niveaux intermédiaires de validation.
Un bon workflow se construit sur des rôles et des autorisations bien définis. Répondant, valideur, gestionnaire… chacun doit rester dans son couloir de nage. En effet, pour garder le contrôle sur la collecte des données et assurer leur sécurité, une gestion stricte des droits est nécessaire. Le workflow doit également cadencer les opérations. On ne passe à l’étape suivante – par exemple une consolidation intermédiaire – qu’une fois toutes les conditions préalables remplies – tous les répondants concernés ont soumis leurs données.
Là encore, Gathering Tools coche toutes les cases ! Les gestionnaires de collecte peuvent paramétrer des workflows de collecte et de validation pour structurer les processus et conditionner leur avancée. À chaque étape validée, le document de collecte continue son chemin et passe au validateur suivant… Chaque intervenant est relancé s’il n’exécute pas l’action attendue dans les délais. Le gestionnaire de collecte est informé à chaque étape.
La traçabilité des actions
Évidemment, un bon workflow est traçable. En effet, pour garantir la qualité et la fiabilité des données, il est indispensable de bénéficier d’un historique complet des modifications. Savoir qui a modifié un document et à quelle étape de la collecte est un avantage pour le gestionnaire, qui peut ainsi vérifier les cellules concernées et valider les modifications ou non.
L’historique des actions, des modifications et du remplissage des documents par les correspondants donne également des indications précieuses sur le bon fonctionnement des processus, et des choses à améliorer pour la suite.
Les possibilités de personnalisation
Un workflow digne de ce nom offre de nombreuses possibilités de personnalisation et de filtres pour adapter les processus à la réalité de l’entreprise. Répondants impliqués dans le workflow, documents et cellules sélectionnés, niveaux de validation obligatoires ou non… Tout doit être paramétrable et doit pallier les manques des outils en place pour fiabiliser et optimiser la collecte et la consolidation des données.
Gathering Tools s’adapte totalement à vos processus, comblant les trous dans la raquette des logiciels métier.
Les contrôles de cohérence
Nombreux sont les gestionnaires de collecte de données qui se plaignent de perdre du temps en contrôle des données. Une situation d’autant plus frustrante que la plupart de ces vérifications sont manuelles, chronophages et sans réelle valeur ajoutée. L’automatisation des contrôles de cohérence est un avantage non négligeable : format des données, langue, devise, dates, absence d’information, saisie erronée… les causes d’erreur sont multiples.
Avec Gathering Tools, ces contrôles sont automatisés, bloquant la transmission d’informations et le partage des fichiers si toutes les conditions ne sont pas respectées. Ainsi, les risques de collecter des data erronées s’amenuisent. Cela améliore la fiabilité des analyses et le confort des gestionnaires de campagne, qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches.
Les collaborateurs désireux de consolider des données non gérées par les logiciels métiers dans leur entreprise ne sont donc pas condamnés à se débattre avec des fiches Excel partagées. Une solution comme Gathering Tools facilite la mise en place de workflows automatisés, où sont définis les paramètres essentiels de la collecte : rôles des intervenants, étapes du processus, contrôles de cohérence et calculs… Le bénéfice à l’arrivée se mesure en termes de fiabilité des données, de traçabilité et de temps gagné !