Le Digital Workplace, tout le monde en parle et beaucoup d’organisations commencent à l’implémenter. Et vous ? Où vous situez-vous ? Voici quelques éléments pour vous permettre de faire le point.
Le Digital Workplace : une véritable stratégie d’entreprise
Commençons par les basiques : la définition. Contrairement à des idées répandues, un self-service BI, un store applicatif ou un nouvel intranet ne sauraient définir un Digital Workplace – même s’ils peuvent y contribuer.
Le Digital Workplace est une stratégie dont le but est d’accompagner voire d’encourager la dextérité digitale des utilisateurs au travers d’un environnement intuitif. Cette dextérité permet aux utilisateurs d’acquérir une véritable ambition en matière de digitalisation et la capacité d’utiliser ces technologies pour améliorer le fonctionnement de l’organisation.
Une explosion des demandes de projets digitaux
Pour les dirigeants, l’impact de la transformation digitale n’est plus à démontrer :
- Les technologies digitales sont désormais la priorité n°1 des CEO[1] (alors qu’elles n’apparaissaient qu’en 6e position en 2004)
- 77% des initiatives stratégiques des entreprises sont directement dépendantes des technologies digitales[2]
- Pour 67% des dirigeants, la sous-exploitation des technologies digitales constitue le principal risque de compétitivité[3]
À l’autre extrémité de l’organigramme, les jeunes diplômés qui intègrent les entreprises sont désormais des Digital Natives. Ils savaient utiliser un écran tactile avant même de marcher, s’approprient les outils pour modeler leur propre univers, sont créatifs et enthousiastes… Leurs attentes en matière de digitalisation sont donc encore plus grandes. En revanche, ils ont naturellement développé une allergie à toute forme d’attente : la BBC a estimé leur tolérance à l’attente sur le Web à neuf secondes[4].
Dès lors, comment la DSI peut-elle concilier cette demande croissante pour plus de projets digitaux quand, dans le même temps, les budgets IT n’augmentent que de 3,2% en moyenne[5] ?
Le Digital Workplace offre une réponse en posant un autre regard sur la place des technologies dans l’entreprise.
Du guichet à l’expertise
Les utilisateurs veulent s’approprier les projets digitaux et s’impliquer dans leur mise en oeuvre mais, de votre côté, vous n’aurez jamais assez de ressources pour implémenter tous ces projets. Pourquoi, dans ce cas, ne pas profiter de la dextérité digitale des utilisateurs pour accroître le nombre de projets réalisés et accélérer la transformation digitale ?
Au lieu d’imposer la DSI comme LE guichet unique pour tout ce qui touche à la technologie, vous pourriez laisser les utilisateurs contribuer à cette digitalisation. Vous resteriez alors concentré sur vos expertises reconnues : méthodologie projet, urbanisation du SI, data management… La DSI serait ainsi valorisée pour sa compétence au lieu d’être constamment sollicitée pour le moindre paramétrage applicatif.
Au fond, le Digital Workplace s’apparente en quelque sorte à un échange de bons procédés. D’une part, vous autorisez les utilisateurs à prendre une part de plus en plus grande dans l’implémentation des projets. D’autre part, vous exigez une transparence totale sur ce qui est réalisé et vous vous réservez la possibilité de n’autoriser la mise en production que pour les projets qui auront reçu votre aval.
Inversez vos priorités !
Vous le savez mieux que quiconque, un Système d’Informations nécessite parfois de lourds investissements : un nouvel ERP, la refonte de votre Intranet, la mise en place d’une infrastructure hybride… Il arrive parfois qu’un seul projet mobilise plusieurs années du budget de la DSI ! Logiquement, ce projet est stratégique et il arrive donc en première position dans la liste de vos priorités.
Mais si vous repensez votre action dans une optique Digital Workplace, vous pouvez alors mesurer le risque que ce projet fait courir à l’entreprise : si toutes vos ressources restent mobilisées pendant une si longue période, que deviennent les utilisateurs ? Ils n’auront plus d’autre choix que de réaliser, par eux-mêmes, les projets pour lesquels vous n’avez plus de ressources à consacrer. En conséquence, si l’implémentation de votre projet stratégique avait finalement engendré une explosion du Shadow IT, son ROI s’en verrait drastiquement réduit…
Bien évidemment, il ne s’agit pas de renoncer aux projets d’envergure, mais de les replacer dans une stratégie de long terme. Votre direction est convaincue que la compétitivité de votre organisation est directement liée à la maîtrise des technologies digitales ? Alors le développement de la dextérité digitale constitue un horizon indépassable et le Digital Workplace doit devenir une composante essentielle de votre culture. Mais comment faire, concrètement ?
Voici quelques recommandations – nous les développerons dans des billets ultérieurs :
- Créez une équipe chargée de promouvoir le Digital Workplace. Elle aura pour but d’instaurer, dans un climat de confiance réciproque et sur une base régulière, des revues de processus. Lors de ces revues, l’équipe prodiguera conseils, assistance et recommandations concrètes.
- Rapprochez-vous notamment des services RH et Marketing : ils seront capables de promouvoir le Digital Workplace comme partie intégrante de votre culture d’entreprise en interne comme en externe
- Lorsque des projets ambitieux se présentent, tâchez de préserver l’équipe DW : elle préservera la collaboration entre IT et métiers lors de ces périodes qui sont souvent génératrices de tensions
- Appuyez-vous sur des ambassadeurs métiers. Montrez en interne comment certains métiers tirent parti du Digital Workplace pour gagner en performance… pour que d’autres profitent de ces bonnes pratiques.
- Soyez force de proposition : suggérez aux utilisateurs certains outils qui, tout en étant cohérents avec vos exigences techniques (notamment sur les capacités d’échanges de données avec le SI), permettront aux utilisateurs de développer leur dextérité digitale. Ainsi, Gathering Tools, par sa capacité à synchroniser l’expertise métier au SI, est une solution à considérer.
