Comment aller vers une rationalisation applicative ?

Année après année, les équipes IT sont de plus en plus confrontées à une prolifération des applications au sein des entreprises. Dans les grandes organisations, des centaines d’applications doivent être gérées et prises en charge. Pourtant, beaucoup sont peu ou pas utilisées et/ou pas autorisées, car hors du champ de la DSI.

Cette situation a plusieurs conséquences plutôt désastreuses pour les grandes entreprises :

• perte de temps (support technique, évaluation d’applications peu déployées)

• exposition à des risques de cybersécurité (applications non autorisées)

• coûts de millions d’euros par an (applications non utilisées)

Les raisons de la multiplication d’applications

D’après une étude Flexera et IDC, 93 % des organisations interrogées admettent payer pour des logiciels sous-utilisés et 25 % considèrent que les dépenses logicielles sont gaspillées.

La multiplication des applications est un phénomène courant et compréhensible : à chaque nouveau besoin, un nouveau logiciel est déployé, une licence est achetée ou une application est développée. Sans gouvernance centralisée, des outils redondants peuvent être déployés, surtout quand les utilisateurs téléchargent eux-mêmes les logiciels avec les facilités du SaaS.

Remplacer des outils métiers par des solutions plus transverses

Pour rationaliser ce parc applicatif et aller vers un décommissionnement, plusieurs approches peuvent être considérées. L’une d’elles consiste à déployer des solutions transverses, pouvant répondre aux besoins de plusieurs métiers dans l’entreprise.

Mais attention, pour que les utilisateurs acceptent et adoptent un nouveau logiciel, une bonne communication est indispensable. Les solutions transverses n’échappent pas à la règle ! Il est donc important d’impliquer les métiers au plus tôt dans le test de la solution pour un changement réussi. Il faut également que ces outils répondent aux problématiques de chacun et soient ergonomiques. C’est pourquoi la nomination conjointe de chefs de projets métier et IT peut s’avérer nécessaire, ainsi qu’une bonne coopération entre eux.

Gathering Tools : l’outil transversal par excellence

D’ailleurs certains utilisateurs, déçus par leurs logiciels métier, n’ont pas attendu pour trouver une alternative transverse. Ils ont opté pour Excel. Avec un inconvénient de taille : ils gèrent  des données critiques pour leur métier, pour l’entreprise hors du champ de la DSI avec un simple tableur. Un projet de décommissionnement mal préparé peut donc aboutir à l’exact opposé de ce qu’il était sensé produire : une explosion du Shadow IT.

En revanche, un outil comme Gathering Tools permettra effectivement de supprimer les processus d’échanges de données basés sur des tableurs tout en gardant le contrôle sur les données métier. Mieux : il permettra de reproduire de façon parfaitement fidèle l’apparence et les fonctionnalités des documents Excel qu’il remplacera, tout en ajoutant la gestion de flux et surtout la synchronisation en lecture/écriture au Système d’Information de l’entreprise. Un des nos clients a ainsi remisé l’outil d’audit interne en place au sein de son organisation, au profit de Gathering Tools. Une approche progressive et inclusive : présentation, POC et validation des utilisateurs a garanti le succès du déploiement.

Une fois déployé au sein de l’entreprise, Gathering Tools peut être utilisé par tous les métiers qui ont un besoin de collecte et de consolidation de volumes importants de données. C’est donc un outil transversal, idéal pour engager une rationalisation applicative. 

Chiffres sur le cloisonnement des applications

• 14,5MLes entreprises consacrent 14,5 millions d’euros en licences logicielles et abonnements SaaS par an
• 2,34MLes licences inutilisées coûtent 2,34 millions d’euros chaque année
• 68 %68 % des entreprises françaises comptent de nombreux matériels et logiciels en double
• 55 %55 % (60 % en France) des entreprises multiplient les contrats pour les mêmes logiciels, car ceux-ci ont été achetés par différentes divisions à différents moments
• 79 %79 % des entreprises françaises interrogées utilisent différentes applications offrant la même fonctionnalité

Source : étude Insight 2020