Les DSI face au défi de la collecte des données métier
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La collecte de données est source de valeur pour votre entreprise. Exploitez-la !
En moyenne, 55 % des données d’une entreprise sont inconnues et inexploitées : non détectées, non qualifiées, sous-utilisées, non répertoriées, non cartographiées. On les appelle les « dark data ». Ces données sont pourtant d’une importance capitale pour l’activité et dans la prise de décision stratégique. Tout l’enjeu est de diminuer leur part dans le patrimoine data de l’entreprise, ce qui nécessite de trouver les solutions pour les identifier et les collecter qualitativement.
Pourquoi ces données ne sont-elles pas connues de la DSI ? Car les systèmes d’information des entreprises sont complexes, répartis, composés de multiples applications métiers, bases de données, objets connectés… Sans référentiel de données unique, sans politique de gouvernance des données bien ficelée, il n’est pas toujours facile pour les collaborateurs d’identifier et de consolider les data puis de trouver l’information recherchée. Résultat : bien souvent, les data sont traitées en marge des outils métier, via des fichiers Excel. Cette gestion manuelle accentue le phénomène de dark data, en plus de renforcer l’organisation en silos de ces données.
La collecte automatisée et cadrée des données d’une entreprise devient alors un enjeu prioritaire pour les entreprises.
Automatisez la collecte des données métiers sous Excel
La collecte des données alimente de nombreux processus en entreprise : reportings financiers et d’activité, tableaux de bord RSE, prévisions de vente, suivi des effectifs, gestion des AI… Réalisée manuellement, elle est source d’erreur et de perte de temps, alors que c’est un processus stratégique et un levier de performance.
Cette collecte est facile à mettre en œuvre au sein de logiciels métier (SIRH, EPM, CRM…), adossés à des bases de données structurées. En revanche, elle est beaucoup plus complexe quand il s’agit d’aller récupérer des données éparpillées dans des fichiers Excel.
C’est la raison d’être de Gathering Tools : mettre en place des workflows de récolte de données à partir des fichiers tableurs existants. Dit autrement, l’outil rapatrie, de façon coordonnée, le contenu des documents Excel vers le SI de l’entreprise. Les données sont automatiquement synchronisées et des contrôles de cohérence permettent d’identifier rapidement les erreurs éventuelles. Il est également possible d’intégrer des niveaux de validation et des relances automatiques pour structurer la collecte des données auprès d’un grand nombre de contributeurs.
Cela répond à différents enjeux auxquels font face les DSI, à propos de la gestion et de la valorisation des données métiers.
Enjeu 1 : Contrôlez le shadow IT
Le shadow IT est un véritable fléau pour les entreprises. Non connues de la DSI, les applications déployées directement par les métiers ont des impacts sur la sécurité des données de l’entreprise, car elles sont particulièrement exposées. Contrôler le shadow IT constitue alors un véritable défi pour l’IT.
Les fichiers Excel sont eux-mêmes une source de shadow IT : les données stockées ici ou là, localement sur un PC parfois, transitant comme pièces jointes de mails sont exposées. Gathering Tools propose une solution qui reprend le look & feel du célèbre tableur, sans changer les habitudes de vos utilisateurs et qui permet de cartographier en toute sécurité les données.
Enjeu 2 : Fiabilisez vos data
La fiabilité des données est un sujet critique ! Avant de les mettre à disposition au sein de l’entreprise, il est indispensable de s’assurer de la qualité des data. Là encore, les processus manuels tels que les copier-coller, ou les contrôles par un administrateur chargés de les collecter sont source d’erreurs et de perte de temps.
Avec Gathering Tools, vous pouvez automatiser les contrôles de cohérence, et bloquer la transmission des données si une information n’est pas correctement complétée. De plus, en synchronisant la solution avec des logiciels préexistants, certaines données seront importées et préremplies, supprimant ainsi les erreurs de copier-coller. Enfin, les transactions de données sont sécurisées, avec une gestion stricte des accès et une traçabilité des modifications pour assurer une qualité optimale.
Enjeu 3 : Gagnez du temps
Ce n’est plus à prouver, l’automatisation de processus permet de gagner du temps. Dans le cas des processus de collecte de données Excel, elle supprime les tâches chronophages et fastidieuses, comme les vérifications des informations saisies dans les multiples versions de fichiers reçus, les relances manuelles auprès des non-répondants ou pour simplement obtenir les bonnes corrections, sans oublier le temps passé à agréger des documents Excel altérés…
Grâce à Gathering Tools, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et sur leur cœur de métier. Lors de la collecte, les relances des contributeurs métier “producteurs des données” sont envoyées directement par l’outil. Les administrateurs sont notifiés dès que de nouvelles données sont soumises. L’information est rapidement disponible et accessible depuis une console de pilotage intuitive.
Enjeu 4 : Améliorez la prise de décision
KPIs, rapports et tableaux de bord synthétiques, fiables et compréhensibles facilitent la prise de décision. Si la collecte des données est le premier pas, son automatisation vous assure une plus grande qualité et une plus forte disponibilité des données. Vous pouvez prendre les décisions qui s’imposent à partir de KPI solides.
Automatiser et fiabiliser la collecte des données métiers avec Gathering Tools
Préserver les habitudes de vos collaborateurs
Gathering Tools est une solution qui structure les processus de collecte des données produites sous Excel. Elle permet de créer des workflows automatisés et sécurisés à partir de fichiers Excel déjà existants et de se départir de certaines limites fonctionnelles du tableur.
Gathering Tools ne remplace pas les logiciels métier, il est complémentaire. Les métiers utilisent souvent Excel pour des opérations de gestion de données non couvertes par leurs logiciels dédiés. Ces processus, souvent complexes et chronophages, impliquent de multiples contributeurs qui enrichissent, valident ou consolident les données. L’automatisation qu’apporte Gathering Tools repart de l’existant Excel. C’est là tout l’avantage de l’outil : les collaborateurs métier n’ont pas besoin de formation spécifique tandis que la DSI reprend le contrôle des données.
La collecte des données avec Gathering Tools par métiers
La collecte des données budgétaires
Excel est un outil encore très utilisé par les contrôleurs de gestion, pour combler les lacunes des logiciels dédiés (pour la planification budgétaire notamment). Pourtant, il génère de nombreux points de douleurs : processus fastidieux, problèmes de qualité et de format des données, pertes de temps et de données…
Avec Gathering Tools, les contrôleurs de gestion transposent les processus de collecte existants, tout en gommant les failles. Dans le cadre d’un budget base zéro, un reporting de gestion, un rolling forecast… Gathering Tools sécurise les flux de données financières, assure les contrôles de cohérence et se connecte au Système d’Information pour centraliser les data. Ainsi, les équipes du contrôle de gestion gagnent du temps et deviennent plus agiles.
Le témoignage de Safic Alcan
Gathering Tools pour le contrôle de gestion
Des données qualitatives pour les prévisions de trésorerie
En 2021, 75 % des trésoriers utilisaient encore Excel pour leurs processus. Pour beaucoup, le tableur est un moyen de pallier les manques des outils dédiés (notamment en termes de prévision de trésorerie), car il offre la possibilité de créer un processus de collecte sur mesure. Pourtant, ils aimeraient s’en passer et ne plus se noyer dans le nombre de fichiers à leur disposition : prévision de trésorerie, collecte des éléments budgétaires, suivi des engagements, suivi des postes BFR…
Gathering Tools reprend le même look & feel qu’Excel. C’est un premier avantage considérable pour l’adoption de l’outil auprès des trésoriers. Comme dans le cas des contrôleurs de gestion, il fournit des contrôles de cohérences automatisés et connexion avec le SI de l’entreprise. Les trésoriers gagnent du temps et les données sont fiabilisées. Un pas de plus pour tirer parti de la valeur des données.
Consolider les data Ressources Humaines
Malgré des SIRH de plus en plus performants, beaucoup de services RH utilisent encore Excel, voire même des outils maison pour alimenter la BDES, les reportings RH, le bilan social ou la collecte de données RSE. Ce ne sont que quelques exemples. À l’heure où la protection des données personnelles est un enjeu majeur pour les entreprises, garantir la confidentialité des données est une priorité. Pourtant, les fichiers Excel ou les outils maison présentent de nombreuses failles sur ce plan.
Gathering Tools harmonise les processus de collecte des données RH et les sécurise. L’outil s’interconnecte aux applications RH, permettant une synchronisation des données en temps réel. Autant d’arguments pour tourner la page des fichiers Excel.
Le témoignage de la BPCE
Gathering Tools pour les ressources humaines
Un complément au CRM pour les Ventes & le Marketing
Les services commerciaux et marketing sont de gros consommateurs de données et de KPI. Ces services sont souvent bien outillés : CRM, ERP, Marketing automation, Business Intelligence… Pourtant, se tourner vers Excel est souvent le réflexe pour regrouper, consolider et partager des data. Excel sert souvent de chaînon manquant entre le terrain et les outils métier : il sert à mettre en forme des données à présenter (prix, état des stocks…) ou à en collecter d’autres (prévisions des ventes). Le tableur reste nécessaire à l’activité marketing et commerciale, malgré les inconvénients déjà évoqués.
Reporting d’activité, prévisions de ventes, processus Sales & Opérations, mise à jour de listes de prix… Gathering Tools remplace les fichiers Excel utilisés pour ces processus. Accessibles en situation de mobilité, protégées par des accès personnalisés, les données obtenues et consolidées via Gathering Tools sont plus fiables et protégées.
Le Livre Blanc « Direction commerciale : comment augmenter la rentabilité et fiabiliser les processus ? »
Gathering Tools pour les ventes & le marketing
Fiabiliser les processus d’audit, de qualité et de développement durable
Audit interne, rapport RSE, suivi des risques, plan d’action… sont autant de processus où Excel règne en maître. Pourtant, le manque de temps des équipes et les erreurs de saisie des informations, dus à la collecte de données manuelle, sont des risques majeurs, qui peuvent altérer la fiabilité des données.
Là encore, Gathering Tools reprend les processus Excel existants et les fiabilise. Contrôles de cohérence, verrouillage des cellules, connexion au SI des entreprises… Tous ces processus sont automatisés : les équipes gagnent un temps précieux qu’elles consacrent à l’analyse des données et à la formulation de recommandations.
Rapport RSE : ce que Gathering Tools peut faire pour vous
Gathering Tools pour les processus audit, qualité et développement durable
La collecte des données logistiques
L’utilisation des données dans les processus de la supply chain est stratégique. Les logiciels de Supply Chain Management ne répondent pas toujours à l’ensemble des défis des responsables supply chain qui utilisent encore les fichiers Excel. C’est le cas notamment lorsque les business models changent (e-commerce) et que les supply chains doivent se réadapter.
Gathering Tools permet de contourner les limites de flexibilité et d’agilité des outils SCM en termes de collecte des données. Taux de service, suivi des niveaux de conformité, suivi des stocks, inventaires… Gathering Tools reprend vos processus Excel, les structure et améliore la qualité de vos consolidations et de vos données.
Neuf cas concrets de l’utilisation de Gathering Tools
Gathering Tools pour la supply chain
Gathering Tools répond à des problématiques de collecte et de consolidation des données depuis des fichiers Excel existants, mais aussi en partant de zéro. Comment ? En fiabilisant les processus grâce à des contrôles de cohérence automatisés, la sécurisation des accès, ou encore la mise en place de workflows de validation.
De plus, contrairement à Excel, l’outil se connecte au SI des entreprises permettant ainsi de rapatrier les données dans le sillon de l’IT en les centralisant et les sécurisant.
C’est un pas supplémentaire vers une démarche de gouvernance des données. La centralisation, la cartographie et l’optimisation des processus de collecte contribuent à la création d’un référentiel unique des données, partagé à tous les collaborateurs d’une entreprise.