Votre application pour consolider Excel au quotidien
Optimisez vos processus de collecte de données tableur en quelques clics
L’utilisation d’Excel comporte des avantages mais également de nombreuses limites difficile à gommer.
De la collecte à la consolidation des données Excel, Gathering Tools vous permet de révolutionner la gestion de vos données tableur.
Sécuriser et consolider Excel avec Gathering Tools
Votre application pour consolider Excel
Convertissez vos processus de collecte de données en workflows sécurisés
La solution Gathering Tools convertit vos processus de collecte de données sous Excel en workflow sécurisés, prêts à être intégrés dans votre système d’information, et sans plus de dépendance technique à Excel. Nous utilisons le terme « conversion » à dessein : Gathering Tools convertit littéralement votre existant Excel, afin de diminuer à la fois les coûts de maintenance de vos processus, mais également la gestion du changement pour vos utilisateurs.
Vous le savez, des processus de collecte de données Excel existent dans votre organisation (voir notre infographie sur l’utilisation des tableurs en entreprise). Ils sont fréquemment complexes et volumineux car ils matérialisent un contexte fonctionnel dans toute sa richesse. Ces processus fonctionnent, ils créent des données dont votre organisation a besoin et, de ce point de vue, ils représentent un investissement important. L’utilisation d’Excel comme outil de collecte présente un certain nombre de risques (sécurité, conformité, traçabilité, etc.) et engendre d’importants coûts de maintenance. Pour autant, le fait que l’outil Excel présente des lacunes implique-t-il que les documents Excel que vos services ont créés n’ont aucune valeur ? Nous ne le croyons pas.
Gathering Tools vous propose donc de consolider vos données tableurs en reproduisant votre existant Excel dans une solution sécurisée et intégrée à votre système d’information, sans n’avoir plus aucune adhérence technique à Excel.
(Pour aller plus loin : « Excel et la gouvernance des données : comment les concilier ?« )
Conversion des classeurs Excel en modèles de saisie et de tableaux de bord
Comment fiabiliser votre existant Excel sans utiliser Excel ?
Convertir les fichiers Excel en interfaces de saisie ou tableaux de bord.
Pas d’inquiétude, vous pourrez toujours réexporter vos documents au format Excel – ou LibreOffice – si vous le désirez. Chaque fonctionnalité des classeurs d’origine (formules, formats de nombres, graphiques, règles de gestion…) est fidèlement reproduite, quelle que soit la volumétrie et la complexité. De plus, de nombreuses nouvelles fonctionnalités sont implémentées afin de remplacer les macros VBA et ainsi diminuer les coûts de maintenance. Gathering Tools implémente des contrôles de cohérence empêchant l’utilisateur de transmettre des données incomplètes ou incohérentes.
Gathering Tools peut être déployé sur un périmètre international sans contraintes de performances. Nos clients déploient généralement notre solution pour consolider Excel sur la totalité de leur réseau (filiales, usines, magasins, entités…) afin de pouvoir collecter les données terrain au niveau le plus fin. Enfin, vous pouvez inclure dans vos processus de collecte des utilisateurs travaillant dans d’autres organisations que la vôtre.
Ainsi, vous garantissez aux utilisateurs que la nouvelle solution de consolidation de données Excel reprendra toutes les fonctionnalités et l’ergonomie des documents existants : c’est de cette façon que Gathering Tools vous offre plus de qualité de données et moins de gestion du changement.
Synchronisation à votre Système d’information
Comment intégrer les classeurs type Excel au SI ?
Transformer les structures des classeurs Excel (onglets, tableaux, listes, plages…) en compartiments de données qui sont associés aux objets du système d’information ou d’une base de données locale grâce à Gathering Tools
Ainsi, chaque utilisateur travaille sur un tableur dont les données sont pré-alimentées par des informations de références, des chiffres des périodes précédentes… Et en retour, chaque information modifiée ou créée dans un document est intégrée dans le SI ou la base de données. Gathering Tools étant agnostique en matière de base de données, il agit comme un connecteur d’intégration entre les données métier et le SI central pour devenir un levier d’urbanisation, comme le montre le témoignage de Danone.
Processus et Workflow de collecte de données
Comment améliorer la gestion des workflows de collecte de données ?
Gérer les worflows de suivi et validation selon une définition précise des droits utilisateurs
En fonction de leurs droits, les Gestionnaires et Valideurs peuvent gérer le workflow de processus de collecte de données : savoir quels destinataires ont effectivement transmis des données, comparer les versions, diffuser des relances et des notifications, demander des corrections, etc. De plus, Gathering Tools permet de gérer les workflow non-prédictifs : vous n’avez pas à définir nominativement la totalité des utilisateurs affectés par votre processus. Grâce à un jeu de délégations, le workflow « apprendra » à identifier les différents acteurs, tout en laissant aux valideurs la capacité d’autoriser ou de restreindre les droits des utilisateurs. Ainsi, Gathering Tools permet ainsi de combiner souplesse et sécurité pour consolider les données issues de tableurs.
(Pour aller plus loin, retrouvez tous nos articles dédiés aux solutions de consolidation de fichiers Excel)
